Notionで必要な情報をすぐに見つける！検索しやすいページ設計のコツ

Notionを使っていると、自由にページを作れるのが楽しくて、どんどん増えます。チームで使用するとなおさらです。しかし、いざ必要な情報を探そうとすると、サイドバーがページであふれ、肝心の情報が見つからない…なんてことはありませんか？

実は、この問題を解決するには、検索方法に合わせたページ設計と、動作速度への配慮が重要です。

検索方法を理解して、ページ設計に活かそう

Notionには、以下のような検索のアプローチがあります。

1. ページとサブページによる階層化と分類

2. ワークスペース検索

3. データベース検索

4. ページ検索（表示されてる画面からテキストを検索するだけなので割愛）

5. Wiki検索

6. Notion Q&A（今回はまだ少し不安定な気がするので割愛）

これらの特徴を理解して、ページ設計に活かすことが大切です。

検索しやすいページ設計のポイント

タイトルの重要性

1. 一目で内容が分かるタイトルをつける。検索する際のキーワードをイメージ。

2. 「Meeting：xxx」などタイトルにルールを設ける（データベーステンプレートの活用）

ページとデータベースの区別

1. データベースタイトルに「_DB」などの識別子をつける

2. ワークスペース検索で完全一致検索「"_DB"」を使い、フィルターで「タイトルのみ検索」を選択

3. データベースにフィルタリングできるため、プロパティ値で検索したい場合にすぐに該当のDBに辿り着けます。

ハッシュタグの活用

1. コンテンツの先頭に「#」をつけてキーワードを書く

2. ワークスペース検索で完全一致検索「"# キーワード"」を使う

ワークスペース検索のフィルターと並び替えの活用

1. タイトル、コンテンツ、場所（ページ内、チームスペース）、時期（作成日、最終更新日）、作成者などで絞り込む

2. 逆算すると、タイトル、コンテンツ、場所、時期、作成者を検索しやすく意識しておく。

例えば、場所（ページ内）を意識すると「仕事」というページに「A事業」「B事業」というサブページ又は「A事業_DB」「B事業_DB」というデータベースを設定しておけば、ワークスペース検索の際に「仕事」というページ内にフィルタリングすると検索性が上がります。

データベース検索の工夫

1. 検索に使いたいプロパティは表示しておく。邪魔なら表示するか最小化しておく。

2. しかし、プロパティの表示しすぎは動作を重くするので、検索に重要かどうかを判断基準に表示するプロパティを決定する

3. 数式やロールアップは極力控える。動作への配慮。

動作速度を維持するために

チームでNotionを使うと、動作が重くなりがちです。ストレスを感じるだけでなく、生産性も下がってしまいます。パフォーマンスを維持するためのポイントは以下の通りです。

1. データベースとページは分離し、リンクドビューを活用する

2. 数式やロールアップの使用を控え、フィルターや並び替えも最小限に留める

3. 重要度の低いプロパティは非表示にする

4. 不要なページや重複ページは削除する

ページ設計の方針としては、データベースを分離し、データベース同士の連携を最小限に抑えることが重要です。また、データベースに表示するプロパティは、シンプルで検索に使いやすいものに限定しましょう。

検索を活用するとは、ワークスペース検索とデータベース検索を活用するという意味です。ワークスペース検索ではコンテンツが検索対象ですが、データベース検索では対象外です。一方で、プロパティ値はデータベース検索では対象ですがワークスペース検索では対象外です。

AIプロパティで補完することは可能ですが不安定な動作かつ、AIプロパティで自動生成されたキーワードが検索対象に入り込むので、逆に検索しにくくなる場合があります。

そこで、ページとサブページを使い情報のまとまりを作り、不要な情報は排除し、検索しやすい環境づくりを意識します。

Wikiページの検索を最大限に活用しよう

Wikiページは、ページとデータベースの両方の性質を持ちつつ、Wikiページ内を検索範囲としながらワークスペース検索もデータベース検索も行うことができる優れものです。

1. ホームビュー右上の検索欄で、Wiki内の子ページまで一気に検索

2. サイドバーの検索（Cmd/Ctrl + P）は通常ページと同様

3. ページ内検索（Cmd/Ctrl + F）は、通常ページとWikiページで挙動に差異なし

4. データベース右上の検索（ホーム以外のビュー）は、通常のデータベース検索と同様

まとめ：検索性を高めつつ、動作速度にも配慮を

チームでNotionを利用すると、ページやデータベースが散在し、データ量も増加します。これによりNotionの動作が重くならないように配慮しながら、検索性を高めることが重要です。

具体的には、以下の方法を実践しましょう。

1. 情報を切り分け、階層化とグルーピングを行う

2. ページとデータベースを分離し、リンクドビューを活用する

3. 検索方法にマッチしたページ設計を心がける

私は以下のことを意識しています。

1. ページとサブページを活用して情報のグルーピングと階層化を行う

2. タイトルやハッシュタグで検索性を高める

3. 情報量が増えそうで重要な情報はWikiページに変換する

4. フルページデータベースはWikiページに格納し、データベースアイテムとして管理する

以上のようなページ設計と検索方法の工夫により、Notionで必要な情報をストレスなく探し出せるようになります。自分に合った方法を見つけて、生産性の高いNotionライフを送りましょう。