組織を腐敗させないためには「③会議やミーティングの効率化」

『組織を腐敗させないためには「②プロジェクトやチームは少人数がいいね」』の記事でも言いましたが、会議やミーティングがグダグダであったり、会議をすればいいとだけ思っていたりと、「その会議！非効率を通り越して無駄なんじゃないか？」と思われている方も多いんじゃないですかね。
召集されてるから取り敢えず出ますけど、と言うか「無駄だからやめませんか？」などとは到底言えないので出てますけど、「結局、この会議なんだったん？」と思うような会議が多いですね。「そんな内容ならメールか社内SNSで十分じゃないの？」と思える会議やミーティングも多いかと思います。時間の無駄、いや暇なおじさんたちの時間潰しに付き合わされているのかもとさえ思わされる無駄な会議が多い。そのくせお偉いさんたちは「忙しい忙しい」と毎日、無駄な会議にせっせと参加して時間を浪費していたりする。そもそも会議に参加するくらいしか生産性がなくなっているから仕方ないのかもしれませんね。
稀にまともなお偉いさんもいて「無駄な会議は廃止しよう」なんて「おっ！まともなのもおるやん」と思ったこともありましたけど、、、、数年で自主退職してたので、かなりの抵抗、もしかしたら嫌がらせでもあったのかな？と邪推せずにはいられません。会議やミーティングは生産性が「無い」お偉いさんの暇つぶしと仕事をやってる感のためにあるようなところがありますね。しかも、タチが悪いのはそうしたお偉いさんらは「会議に出てやってる」というスタンスでいるところ。自分たちが組織を主導していると口では言っていますけど、実際には主導などしていません。会議なるものを開催させて思いついたことを言って、その「お言葉」を忖度して良さげな提案をしてきたものをつまむ。そしてやらせてみて成功したら取り上げて、失敗したら叱責するだけ。
そうした腐った文化や風土が現場の人間をも蝕み、現場でもろくな会議やミーティングがなされないようになってくるのですね。腐った組織の会議やミーティングは無駄なものが多くなっていることは間違いないでしょうね。
なので、
会議やミーティングを効率化できれば組織の腐敗をかなり浄化できることでしょう。根本は組織の文化や風土の問題なところなんですけど、やばい会議の特徴をいくつか見てみましょう！

（１）取り敢えず会議する
　これありますね。会議したらやってる感出ると思っている人います。会議しただけでは何にも前に進めません。それわかってない人が「とりあえず会議」「とりあえずミーティング」を乱発します。雑に開催するので会議をうまく進行できないこと多いですね。スタートで転んでる会議は大抵このパターンなので、とっとと内職始めるのがいいでしょう。

（２）参加者がいっぱいいる
　なんのために参加しているかわからない偉いおっさんがいっぱい出てたりしますね。偉いおっさんだけでなく、関係性がよくわからない部門の人間がいたりします。まぁ基本は発言しません。本人も「なんでいるんやろう？」っていう雰囲気出してます。

（３）結局何も決まらない
　雑に開催している会議なので何も決まりませんね。よくわからない状況で終了します。とりあえず偉そうなおっさんたちは話をふられるので、思いつきの質問してきます。ふった側がそもそも問題なんですが、思いつきの質問をされるので、当然その場で答えられません。宿題として持ち帰ることになります。ほんと無駄な仕事を作るだけの会議になっていますね。

（４）議事録を出せば完了と思っている
　よくわからない会議でよくわからなく終わりますが議事録だけは出されます。議事録という表題になっていますが、発言をぼや〜っと書かれたメモです。もともと何のための会議かもよくわからない状態でやってますし、結論も出ていないので当然です。議事録なる表題のものを出すことで仕事やったった感出しているだけですね。

（５）都合よく判断する
　議事録は雑ですが、議事録マジック（魔法）だけはしっかりかけてますね。微妙にどうとでも取れるような発言を書いておいて、自分たちの都合よく判断していたります。こうした責任逃れのために会議開いているなら、かなりやばいやつですが、空気を吸うように当たり前にやってたりするので、性根からやばいかもしれませんね。

他にももっとたくさんあると思いますが、メジャーなところはこんなところでしょう。でも、みなさんも思い当たるところありませんか？
こんな会議、いくらやっても無駄ですよね。

会議を効率化するためには、当たり前のことですが次のようなことをしっかりやるべきです。これ結構できてないのでびっくりしますね。

• 会議の目的、ゴールを明確にする

• 参加者の人選をよく考えて召集する

• 決定事項、宿題事項を明確にする

• いつまでに、誰が、何を、どうする、理由や根拠（５W1Hを明確にする）

• 議事録は明快、簡潔に！

会議内容は今や録画・録音しておけば十分です。会議の目的、ゴール、決定事項や宿題など５W１Hを明確にして記載しましょう。とくに根拠がない、言いっ放し、いい加減な発言による宿題は無駄な仕事になりかねません。
これらをしっかりやっておけば、会議の後に都合よく判断されることは少ないですね。議事録が文章だけ長くて発言メモになっていると、どうとでも取れる議事録になるので都合よく判断されるんです。ふざけた会議開催案内や議事録出してきたらお偉いさんがビシッっと言ってくれたらいいんですが、お偉いさんも暇つぶしで会議出ている感じ多いので、まったく注意する気ありません。