コンサル時代に教わった「人に仕事を頼むときの7箇条」

コンサルティングファームで働いていたころ、プロジェクトを1回も燃やしたことがない上司がいました。
「いつか一緒に働いてみたい」と思っていたところ、ありがたく新しいプロジェクトに読んでもらえたのですが、最初のころはボッコボコにしごかれまして。

特に、私が書いた「人に仕事を頼むときの文章」がイケていなさすぎて、数々のご指導をいただきました。
・印刷をお願いするとき
・システムの設定を変更してもらうとき
・資料をまとめてもらうとき
・一覧表に記入をお願いするとき
・飲み会の日程調整ツールに回答してもらうとき
…などなど、あらゆる場面で丁寧にボコっていただきました。

そのときのメモが残っていたので、なるべく当時のニュアンスを損なわないよう、上司に言われたときに口調もそのままに書いていきます。

①頼み事を軽く扱わないこと

「じゃあこのタスクは、Aさんに投げておきますね」じゃないでしょ。
タスクは投げるものじゃない、渡すもの。

他にも
・パートナー企業を「業者」とか「下請け」と呼ぶ
・人を「使う」とか「切る」と平気で言う
人のことをロボットやモノみたいに思っているから、こういう言葉が平気で口からこぼれ出る。

仕事を頼むときの一丁目一番地は「仕事を頼む相手に対して、心の奥底からリスペクトを示すこと」。
これができないうちは、人に仕事を頼んではいけない。頼めば頼むだけ、相手が不幸になるから。

②依頼の目的・背景を伝えること

仕事を頼むときは、依頼する仕事の目的・背景を必ず伝えること。
背景や目的を書かずに、作業指示だけするのは「お前の考えなんて聞いていない。いいから言われた通りにやってくれ」と言ってるのと同義。

例えば、
「システムの設定に〇〇を追加してください」
と作業指示だけ書くのと
「すでに○○製品を買ったことのある顧客にフォローメールを送りたいので、システムの設定に○○を追加してください」
と目的を据えて書くのとでは、どちらが丁寧だろうか。

後者の頼み方をしていれば
「あ、○○製品を買った顧客をリストアップしたいのであれば、すでにあるXXの機能を使えばすぐにできますよ！」と代替案を提案してもらえるかもしれない。

仕事から目的から抜け落ちると、それはただの「作業」になる。
目的意識を持って行うものは「仕事」、目的意識が欠如したものは「作業」。
相手をリスペクトするのであれば、作業ではなく仕事を依頼しよう。

③納期を伝えること

納期を書かずに依頼する。
これは2つの観点でよろしくない。

第一に、相手に余計なラリーをさせてしまう。
期限が書かれていないと、頼まれた側はわざわざ「いつまでに対応すればいいでしょうか？」と聞き返す必要がある。
好きな人とのLINEであれば、往復が増えれば増えるほど嬉しいものだが、仕事のやりとりなんて少ないに越したことはない。
相手に余計な時間と労力を使わせない。そのためにも、期限を書くのは基本動作にしてほしい。

第二に、期限を書かないのは一種の「責任放棄」である。
期限を書かないということは、その仕事の優先順位や納期の判断を「依頼した相手に委ねている状態」といえる。
仕事を依頼するのであれば「依頼した相手に、期待通りの品質と納期で仕上げてもらうこと」まで責任を持たねばならない。

④「読んですぐ手が動くレベル」で具体的に伝えること

あなたが書いた文章をもう一度読んでみてほしい。
それを読んだ数秒後に、読み手は手を動かせるだろうか？
「で、何やればいいの？」と疑問を抱き、「あとで読み返すか」と思ってそっとメッセージを閉じたくなる。そんな書きっぷりになっていないだろうか？

その依頼文を読むことになる人を5人思い浮かべ、
その5人の中で、一番経験値が低い人を選んでみてほしい。
その人でも理解できる内容になっているだろうか？

メールなりチャットなり、送信ボタンを押す前に、3回くらい考えてみてほしい。
1つでも引っかかるんだったら、依頼文を書き直したほうがいい。

⑤「なぜ他ではなくあなたにお願いするのか」を書く

仕事を頼んだ相手が「あ、だから私に頼んだのね。私が適任だわな」と思える頼み方をしているだろうか。

そうじゃない場合は「ぶっちゃけ、AさんでもBさんでもCさんでもできる大したことない仕事なんだけど、あなたよろしく」と言っているのと一緒。

実は依頼内容そのものよりも「なぜ、あなたに依頼するのか」に神経を使ったほうが、結果的に物事がスムーズに進むことも多い。

仕事を頼むときは、頼む相手の自尊心を刺激するとよい。

⑥相手の進捗を把握し、期限まで残り30%のタイミングでリマインドする

仕事は頼んで終わりではない。
「頼んだ仕事を、納期どおりに、期待どおりの品質で仕上げてもらうところ」まで責任を持つのがあなたの仕事。

そのためにも、相手の仕事の進捗は把握できるようにしておきたい。
例えば、10日間かかる仕事であれば
・依頼して3日後の時点で「着手された形跡があるか」を確認する
・納期の3日前にリマインドをする
…などは抜からずにやっておきたいところ。

⑦お礼と成果をきちんと伝える

依頼した仕事をやってくれた相手に対しては
・仕事を完遂してくれたことへのお礼
・仕事をやっていただいた結果、どんな成果につながったか
…をちゃんと伝えること。

例えば、「○○のデータを抽出してください」という依頼をしたとする。
そして「先日あなたに抽出いただいたデータのおかげで、こんな分析ができて、こんな提案につながりました」と成果を報告する。
すると、頼んだ相手も「自分の仕事が有効だった」と認識できるし、もしかすると「こういうデータ、使えたりします？」と相手から提案してくれるようになるかもしれない。

何度も繰り返すが、一緒に働く人たちとは「作業」ではなく「仕事」のやりとりをしてほしい。