AIで自動シフト作成

シフト作成は大変

もう題名の通りです。企業や店舗運営ではスタッフのシフトを決める必要があるのですが10数人規模であっても、本人の意向やら必要最低限の人員確保を部署毎に決めなくてはならず、さらに客足が多い日が予想される場合は、多めに配置など人員配置は容易なことではありません。

様々なシフト管理のサービスはリリースされていますが、一方で多くの企業や店舗ではExcelでその場その場で作り上げているケースが多いです。

noteでもgenkAIjokyo|ChatGPT/Claudeで論文作成と科研費申請（長い）さんがChatGPTに当直表/シフト表を作成してもらう方法を記していたので、参考に作ってみました。

作ってみよう

Chat GPTの公式プラグイン「Code interpreter」すご！当直表がさくっと作れてしまった！
ということで以下実践例について紹介します　1/7

— 松井健太郎 睡眠・精神医学 (Kentaro Matsui) (@matsuikentaro1) July 8, 2023

松井先生の投稿を同じく参考にさせてもらってまずは調整さんにアクセス

イベント名（例：2024年6月）
候補日程にシフト（日付ごとのシフト）
例：6月1日　10:00-13:00,13:00-16:00,16:00-19:00

このようなサービスを展開してくれる方（企業）に感謝！

候補日程に企業や店舗毎に異なるシフト表を設定するのですが、パターンが複数あって、1か月分を日毎に入力はかなり労力かかるので、これもAIを使ってしまいます。今回はClaude3を使いました。

例：シフトパターン1から3、時間割は1－3の場合
6/1(土) 10:00〜13:00
6/1(土) 13:00〜16:00
6/1(土) 16:00〜19:00

プロンプト

6/1(土) 10:00〜13:00
6/1(土) 13:00〜16:00
6/1(土) 16:00〜19:00
上記レイアウトと全く同じ形式で、6月29日までリストを作成して

あとはスタッフ毎に調整さんに各自のスケジュールを入力してもらい、全て終わったらデータをダウンロード。

スタッフ毎の一覧が見れるよ。被っていたり穴があれば、各自調整してもらっても良いかも

GPTsのシフトマスターをインストール（表現あっているかな？）

あとはシフトマスターにプロンプトを入れていきます。これは店舗の状況やシフト体制によって異なりますが、足りない情報あれば、シフトマスターから指摘がきます。

ここではこんなプロトタイプにしてみました。

対象となる週の日付範囲（例：6月1日から6月29日）
スタッフの総数と役割（チェッカー14名、サービスカウンター1名）
各スタッフの利用可能な時間や日（例：井上 真央さんは月曜と水曜の午後のみ利用可能）
各シフトの時間帯と必要なスタッフ数
1.（平日（通常時）朝のシフトは10:00から12:30まで5名、昼のシフトは
12:30から16:00まで3名、夜のシフトは16:00から19:00まで3名）
2.（平日（強化日）朝のシフトは10:00から12:30まで6名、昼のシフトは
12:30から16:00まで4名、夜のシフトは16:00から19:00まで3名）
3.（土日祝（通常時）朝のシフトは10:00から12:30まで6名、昼のシフトは
12:30から16:00まで5名、夜のシフトは16:00から19:00まで3名）
4.（土日祝（強化日）朝のシフトは10:00から12:30まで6名、昼のシフトは
12:30から16:00まで5-6名、夜のシフトは16:00から19:00まで3名）

スタッフ名
山田 太郎
佐藤 花子
伊藤 一郎
井上 真央
木村 拓哉
林 美咲
清水 裕美子
鈴木 一朗


平日(強化日)　6月5日、6月12日
土日祝(強化日)6月15日

各スタッフの利用可能な時間や日については、添付ファイルを参照
均等になるようシフトを割り振ってください

以上です。3時間くらいかかっていたシフト管理が5－6分でできるようにありました。最後のチェックと微調整は必要かと思います。添付ファイルは調整さんで作ったデータをアップロードしています。

一連の動画はこちらから