業務把握に使える基本型４つ
業務改革をするとき、自動化するときなどなどあらゆる場面で業務の洗い出しが必要になります。
でも業務洗い出しってどうやってやればいい？
実は4つの代表的な手法があるのでご紹介します。
一覧表
読んで字のごとく一覧表です。
何を一覧にするかというと例えば、
・どんな申請書があるか？
・どんなシステムを使っているか？
・どんな帳票を使っているか？
・どんな定型業務があるか？
・どんな非定型業務があるか？
などなどです。利点としては洗い出すだけなので難しい分析は特に必要ありません。
Excelかスプレッドシートでつくろう
アクティビティ一覧
アクティビティ つまり業務のこと。一覧表と違って業務の時系列に沿って何を行っているか、どんなシステム・帳票を使用しているかを一覧化するものです。
業務の定義には粒度があるので、大分類・中分類・小分類とわけて記載すると良いです。※しかしセルの結合はダメ。ゼッタイ。
Excelかスプレッドシートでつくろう
スイムレーン
1業務に対して深く分析していく際にフローチャートも悪くないですが、スイムレーンを使用することを推奨します。
スイムレーンの語源は水泳の泳ぐレーンのことですが、それみたいにステークホルダーごとにレーンが割り当てられて、データがその中をどう動いているか可視化するものです。
こちらは弊社のSaaS「Arkプロセスマイニング」アカウント発行スイムレーン※一部ぼかしてます
これによって1人の担当者からみた業務内容ではなく、複数のステークホルダーのなかでどのように業務が進んでいるのか可視化することができます。
作成ツールはExcelとかパワポだとシンドイのでCaccoやWhimsicalがオススメです。
ファンクショナリティマトリクス
名前はややこしいが結構ざっくりした調査方法。各業務でどんなシステムが使われていて、どんなシステムが使われていないかを調べるフォーマット。
普通であればシステムがあるところがなかったり、機能であったりという課題をチェックできる。
「ここは手作業だわー」「ここシステム使ってるけど課題多いわー」
みたいなところを色付けして課題を浮き彫りにしていく
Excelかスプレッドシートでつくろう
まとめ
「そんな業務わざわざ調べんでも解らぁ！」
みたいな人もいるかもいませんが業務をドキュメントに落とすことでエビデンスとなります。
この業務を自動化ないし効率化することで○○円コスト削減できるのでやりましょうといったことが言えるので予算をもらいやすくなります。
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