そのまま使える業務整理表フォーマット【簡易版】
業務の見直しや自動化をしようとした際には、最初に現状の業務を把握しなければなりません。その際の整理として活用できる業務整理表のフォーマットを公開します。
コピーして自由に使ってください。
業務整理表にまとめる目的
闇雲に業務改革をすすめてしまっては迷子になります。この業務整理表は業務改革を進める上での地図の役割を果たします。
どこに業務のボトルネックがあったどこから解消していけば良いのかを把握するための第一歩です。
そして晴れて業務改革を成し遂げたのちに、どれほどの成果であったか内省するための指標、しいては社内で評価されるために必要な指標でもあります。
記入方法
最低限必要な項目６つ
・大分類
業務のざっくりジャンルです。ここの粒度が揃わないとカオスになるのでカテゴリ管理で予め定義しましょう。記載していくときはプルダウンで選択します。
・中分類
一般的に○○作業と言えるまとまりでそろえましょう。一般的にといっても難しいですが、表の中で粒度が揃っていれば問題ないと思います。
・小分類
中分類をさらにブレークダウンして１アクション単位に落としたものです。
・1件あたりのリードタイム（単位:秒）
基本的に小分類ごとに行になっているはずです。その小分類のアクションを１回行うのに何秒くらいかかるか記載します。
・1作業あたりの平均件数
中分類の作業を実行する際に、該当の小分類を何回やるかということ。たとえば使用するシステムへのログインとかなら大抵１回とかになります。逆に顧客情報を転記とかなら人数分を繰り返したりするので100以上になったりします。
・年間発生回数
週でも月でもなく年間の頻度を記載します。月末だけ多い作業やある時期だけ多い作業がよくある為です。
・その他
他は利用システムや担当者など記載します。あると便利ですが、最悪なくても何とかなります。
表の読み方
上記の最低限必要な項目を埋めると２つの情報が浮かびあがります。
・年間工数(単位: 時間)
年間でそのアクションにどれくらい時間を割いているのか
・年間コスト
年間でその業務コストを金額換算するといくらか？タイムイズマネー！
この２点で業務量が浮かび上がるので、肥大している箇所から効率化できないか検討し、シートに記載されている主担当者の連絡先に連絡するという寸法です。
注意点
・業務の量、時間は１人あたりでなく全体で
たとえば佐藤さんがA業務を30分やっているから30分。ではなく、A業務を山田さんも鈴木さんもやっていて合計10人くらいが同じ時間をかけているのであればA業務は5時間分の量ということになります。
おわりに
現場に「書いてね！！」って放り投げても大抵やってくれないので貴方がヒアリングして回る必要があります。面倒であればプロセスマイニングなりツールを使いましょう。
詳細版も近日作成予定です。
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