最初の自動化業務を選定するときのポイント

RPAをはじめとした自動化に取り組む際に、決定しなければならないことは沢山ある。誰が担当するのか、どの業務をやるのか、どのツールを使うのかetc.

しかし、意外と軽視されているがプロジェクトの初期段階において重要なのがどの順番で取り組むかです。

自動化プロジェクトは当初低予算のスモールスタートで始まることが多いので、早い段階で成果を経営層に示して予算をもぎ取ることが自動化をスケールさせるカギになります。

以上を踏まえて、最初に選ぶべき業務の選定ポイント3つです。

1.費用対効果

その業務を自動化することで、どれだけの時間分工数が削減されてどれくらいのコストが減るのかを数字で示すことが重要です。

なら費用対効果の大きい順にやっていけば、、、、、、、というのは実は危険です。プロジェクトが軌道に乗ってきた段階ではそれでも構いませんが、初期段階では後述の定性効果と自動化工数をより重視する必要があります。

2.定性効果

例えば、工数としてみればそこまで作業量が多くないものの、現場の担当者があまりやりたくないような単純作業であれば定性効果として示すことができます。

費用対効果は1件当たりのリードタイム×件数×発生頻度×担当者数で割りだすことができますが、この中の要素の1部だけ高い業務などは費用対効果以上に感じる定性効果が高くなる傾向があります。

そして、業務改革は突き詰めると社内政治が重要なので現場の強い指示を受けるための手段として定性効果を考慮することは効果的です。

3.自動化工数

これが一番重要です。導入初期は大きい費用対効果よりもクイックウィンを心がけましょう。

どれだけ費用対効果が高い業務でも自動化の実現に1年以上かかるようなものであれば一向にスケールしません。

導入初期では数週間程度で自動化が完了するものを選定して、いち早く成果を実証することが重要です。

まとめ

3つのポイントを紹介しましたが、どれか１つが飛びぬけていてもNGでそれぞれバランスよく評価した上で優れている業務が導入初期で取り組むべきものになります。