9日で社内イベントを準備した方法
はじめに
いつか本を出したいと考えている26歳の若手が偉そうな口調で書きます。
イラついたらそっ閉じしてください。
今回私は2024年1月19日開催 株式会社網屋 2024年上期キックオフ
の後に行われた懇親会中のイベント
「わかって当たり前！？AMIYA２択クイズ」
の企画と司会進行を行いました。
今回はこのイベントについて記述しようと思うのですが、ただこんなの作ったよ～楽しかったです～という記事を作成しても網屋note編集長Aさんに「つまらないよねぇ～」って言われるだけなので。。
このnoteでは、私がどのようにして短時間でイベントを作り上げたのか。
特にその中でも”1日目”の動きと"型"にフォーカスしてお伝えしたいと思います。
本編
始まりはいつも突然に
全てはT事業部長からの1つのチャットから始まった。
2023/12/28 11:37
「私の独断で、来年のキックオフ後の懇親会イベントの幹事に指名しました。(Oさんと)」
懇親会は1/19の18:00から。
ちなみに弊社の年末年始休暇は12/29-1/4。
12/28 12:00~1/19 18:00 (ただし12/29-1/4、土日祝は除く)＝10日と6時間
しかない※9:00-18:00勤務換算
なんなら1/5(金)も休みたいので、実質準備できる期間は、9日と6時間。
さてどうしたものか。
スピード勝負の難しさ
スピード勝負の時こそ手順を踏む。
子供のころからナンチャラ発表会みたいなことをする機会は意外とある。
そこで私たちは感覚的に把握していることがある。
完成度は二次曲線的である
毎回私たちは何かを作成するときに、「あんなに時間があったのに」「もう来週だよ…」とか思いながら作業するが、いざ本番になってみると「なんとかなったね」ってことが多い。
それは「なんとかした」訳ではなく、そもそも何かを作る時はおおよそそんなもんなのだ。
最近「アナと雪の女王2」のメイキングドキュメンタリーを見たが、映画作成開始から3年以上経った公開2か月前でもラフ絵のシーンがあったという。天下のディズニーでさえそうなのだから、間違いないだろう。
しかし当たり前だが、その勾配が緩やかな最初の時期は非常に大事なのだ。
その期間が最後の追い込みの爆発力を生む。
そしてそれは9日間という短い期間でも同様であり、最後の1日、いや最後の数時間までどうせ完成しないので、焦らずに手順を踏むのが大事である。
されど9日間。しかも明日から年末年始休暇。
係数が小さいといくら二次曲線的と言っても完成度は低くなる。
したがって1日目が大事なのです。
アウトプットまでの型
「論点→サブ論点→タスク化→スケジュール→作業→アウトプット」
去年の11月ごろに一冊の本が全国の書店で大々的に売り出されていた。
『コンサルが「マネージャー時代」に学ぶコト』
この本の作者である高松智史さんは、アウトプットの型(プロセス)として冒頭の手順が重要であると唱えている。
社会人になると上司から「これお願い」とパッと具体的な作業(タスク)を投げられることが多い。
しかし、タスクベースで物事を考えると、完成品を提示してもお客様に「？」を浮かばせることが多々ある。
例えば、「ワインを買ってくる」というタスクが与えられたとする。
その場合、私の好みの適当な辛口白ワインを買っていったところで「？」になる。
ここで必要なのは、タスク→論点への巻き戻しであり、この例では例えば「フランス料理で客人をもてなす」という論点がもともとあるとする。
すると以下のようなフローにより必要なワイン(タスク)が再度浮かび上がる。実はワインは赤白以前に2種類必要であったのだ(図2)。
今回、私が与えられた”これ”は「懇親会イベントの幹事」というタスクベースであるが、これは一旦論点まで戻す必要がある。
論点：懇親会を盛り上げるには？
おおよそこんな感じだろう。
さて手順を追って考えてみる。
論点→サブ論点
12/28日 13:30～
チャットをもらって約30分後、私とOさんは社内会議室に集まってサブ論点への分解を始める。
サブ論点なんてかっこよく言ったが、要は上司への質問事項作成だ。今回の中身は主に下記2点。そしてそれぞれに小項目が付く。
①当日の我々の役割としては何か
・司会進行の範囲は(a.懇親会全体 or b.懇親会中のイベントのみか)
*↑でb.だった場合、懇親会全体の司会はどう決めるか
・乾杯/締めの挨拶はどうきめるか
②イベントをどうやって作るか
・どのようなイベントなら盛り上がるか
* ビンゴ/クイズ大会/芸人を呼ぶ
・イベント予算を貰うことはできるか
*↑出せないなら何か景品は用意できるか
・会場はここか( https://www.portcity-hall.tokyo/)
*↑であれば画面を使用することはできるか/
画面をフル(32:9)で利用出来るか/どう利用するか
・会場のレイアウトは自由に変えることができるか
そしてこれを質問事項として情報握っている人に聞く。
【コラム】
少し脇道に逸れるが。。質問は怖い。
自分のレベルが相手に伝わる気がするからだ。
やみくもに聞くと、「なんでこんなこと聞くの？」と言われてしまう気がする。特に若手のピヨピヨ社員からしたら、20歳以上も年上の上司に質問するのは怖い。
そんな時こそ「タスク→サブ論点→論点」に立ち戻って構成し直すのが良い。まず筋から外れない質問ができるはず。ちなみにこれは対お客さんで非常に有効だと私は思っている。
さてそんなこんなで偉い人を捕まえて質問できたので、タスク化に移る。
サブ論点→タスク化
12/28日 17:00～
『①当日の我々の役割としては何か』の答えは『b.懇親会中のイベントのみ』だったので、総合司会は後日後輩2人(被害者)に「任せた～」と”タスク”ベースで割り振った。(「快く」引き受けてくれた後輩に感謝！)
したがってここからは『②イベントをどうやって作るか』について話す。
結論から言うと実は内容は意外とすぐに決まった。
きっかけはOさんのこの一言。
「2択クイズとかどうですか？右左で赤青分かれて」
天才っ。聞いた瞬間に”風雲！たけし城”にも出てくる、クイズで間違えた選択肢に突っ込むと泥水があるというアレを連想した。この案は、スタンディングタイプの懇親会、32:9の画面が利用可能、景品が無い(少人数に絞り込まなくていい)という条件下でもっともマッチしている案だった。絵的にも映えるだろうと思った。
さて、ゲーム決め自体をタスク化しようと思っていたが、いい感じに先行して決まったため、2択ゲームをするという決め打ちでタスク化することにした。
仮案「A|B生き残りゲーム」
タスク一覧
・コンセプト作成
- イベントコンセプトの説明資料
・スライド案作成
- タイトルを考える
- タイトル/ゲーム解説/問題文/選択肢/解答
・問題作成
- 問題自体の作成/社員へのアンケートの実施(必要に応じて)
・セリフ作成
- スライド切り替え位置/BGM切り替え位置も示したものを作成
そして次はスケジュール作成する。
タスク化→スケジュール
12/28日 17:45～
スケジュール作成は簡単で、タスク毎に作成すればいい。
仕事でよく使用する言葉だと、WBS(Work Breadown Structure)と呼ばれるものだ。
ここまで来ればあとはタスク毎に作業を行い、
そしてアウトプットを出せばいいので、もう8割終わったようなものです。
ここからは詳しく書く必要もないので作業毎のアウトプットを見せます。
作業/アウトプット
・コンセプト作成
- イベントコンセプトの説明資料
・スライド案作成
- タイトルを考える
- タイトル/ゲーム解説/問題文/選択肢/解答
・問題作成
- 問題自体の作成/社員へのアンケートの実施(必要に応じて)
質問リスト(1/9時点)
◾️個人(社長・役員・部長)に対して
・尊敬する歴史上の人物は？
・最近泣いた出来事は？
・今年あった1番の事件は？
・来年達成したい目標は？
・子供のころのニックネームは？
◾️部署毎へのアンケートから
・社内、暑い？寒い？by DTS
・検証環境がなくなったら何になって欲しい？by全部署
→3位くらいを2択で当ててもらう
◾️ノーマルクイズ
・網屋の証券コードは？
・CMの女優関連の問題
・開発部の平均残業時間は◯◯時間以上or以下
・網屋のロゴ正しいのはどっち？
・四季報記載の網屋平均年齢〇〇歳or〇〇歳
・現在の社員数〇〇人以上or以下
・和歌山セキュリティセンターの会議室の数(和歌山の人に確認)
・2021,22,23年入社の新卒合計人数
・セリフ作成
- スライド切り替え位置/BGM切り替え位置も示したものを作成
あとは本番迎えて終了しただけなので、バッサリカット。
おわりに。"型"は良いぞという話。
”型”は机上の論だと思っていた学生時代
そのころは”型”が好きではなかった。
体育の授業で習った柔道も剣道も、実際の喧嘩では役に立たないだろうにと思っていた。(喧嘩したことないですが)
天邪鬼な奴である。
今はこう思っている。
「”型”はauto機能」
私が好きな野球で例を上げる。
内野守備でゴロを処理するとき、そこには"型"がある。
①ボールを捕る瞬間に左足を前に出す。
②捕った後に右足を左足の後ろの持ってきてステップする。
③ファーストに投げる
”型”の恐ろしいところは①→③がautoで進むところだ。
染み付いていれば何も考えなくても①→③の動きができるようになる。
もし仮に難しい打球が来て①ができなくても、②③に戻るように自動修正される。
”型”は動きや思考の土台、本能になるのだ。
今回、私達は9日間でイベントを作り上げたが、
「論点→サブ論点→タスク化→スケジュール→作業→アウトプット」
の型がなければできていなかったと思っている。
何からすればいいんだろうと、途方に暮れ、がむしゃらに手を付け、
不格好に大汗をかいてなんとか終わらせるのがオチだっただろう。
世の中には様々な型がある。
そしていろんなところに転がっている。
それを知り、学び、使って、染み付けてみる。
これからもそうやって学んでいきたいなぁと思っている。
読んでいただきありがとうございます。
そしてイベントに参加いただきありがとうございました。♡
