全て同時進行。マルチタスクをやりきる方法

こんにちは☺️
合同会社Giftの米田知美です。
スタートアップベンチャーに努めながら、営業代行の会社を1社経営しています！

日々やるべきことがたくさんある上で、つい期日までやることを先伸ばしてしまっていたり、ギリギリになる癖があるので自分なりにタスク管理の方法をまとめてみました。
特に2023年1月はありがたいことに突発的なお仕事もたくさん頂き、夜中も回転（？）していたので、色々生活リズムがくるってしまい・・・
生活習慣から見直すきっかけになりました。

1. 頭の中を書き出す

まずは、頭の中にあるタスクを全て書き出してみましょう。頭の中にあるタスクを書き出すことで、整理しやすくなり、何から手をつければいいのか明確になります。

何にかけばいいのか？

• 紙とペン

• ノートアプリ

• タスク管理ツール

私は基本は紙に書くようにしています。
紙に実際に書くので覚えますし、頭に入ります。

書き出すポイント

• 思いつく限りのタスクを全て書き出す

• タスクを具体的に書き出す

• 期限があるタスクには期限を書き出す

どれだけ細かくてもまずは書くことが大事です。
誰かにメールする、電話する、などメモレベルのことも全部書き出しましょう。

2. タスクを分類する

書き出したタスクを、以下の4つのカテゴリーに分類してみましょう。

• 重要で緊急: 今すぐ取り組むべきタスク

• 重要だが緊急ではない: 後回しにしても問題ない重要なタスク

• 緊急だが重要ではない: 他の人に任せることができるタスク

• 重要でも緊急でもない: やらなくても良いタスク

3. 優先順位をつける

各カテゴリーごとに、タスクの優先順位をつけましょう。
優先順位1番は、重要で緊急なタスクですよね。
そこからまず取り組むスケジュールをきめていきましょう。

4. スケジュールに落とし込む

スケジュールに落とし込むポイント

• 1日のスケジュールの中で、タスクに取り組む時間を確保する

• 余裕を持ったスケジュールを組む

• 不測の事態が発生することを考慮する

余白をあけておくのがオススメです。
急な連絡や、電話で30分とか使ってしまう時も多々あります。
細かく確実に完了できるスケジュールを組むことが大切です。

5. 定期的に見直す

状況に応じて、タスクの優先順位やスケジュールを見直しましょう。

定期的に見直すポイント

• 週に1回程度見直す

• タスクの完了状況を確認する

• 必要に応じてタスクを追加したり、削除したりする

6. ツールを活用する

タスク管理ツールを活用することで、効率的にタスクを管理することができます。

おすすめのタスク管理ツール

• Todoist

• Trello

• todoリスト

どれがいいとかではないので、自分にあったものを利用するのがオススメです✨

7. 自分に合った方法を見つける

大事なことは、タスクを完了させることです。
ここまでやり方の説明をしてきましたが、今タスク化してすぐに作業にとりかかることがとても大事！

これだけやり方がわかっていても、本当にやりきる人ってごく一部・・
そこの数パーセントにどう食い込むかがカギですね✨
自分にあったやり方、やり切り方を改善しながら常に多大なマルチタスクをやりきります☺️