仕事ができる人の仕事の進め方のコツ

仕事をする上で、

『この人は仕事ができる人だ』

と周囲から思われると、上司や先輩、取引先から一目置かれ、責任のある仕事を任される様になります。

私は、

『仕事ができる人＝効率的に仕事を進められる人』

だと考えています。

今回の記事では、仕事を効率的に進めるノウハウをお伝え致します。

効率的な仕事の進め方のポイント

私がこれまで、様々なビジネスパーソンと一緒に仕事をした際にこの人は仕事の進め方が上手いと感じた人が、実際に行っていた仕事の進め方を3点に纏めました。

１、タスクが発生したら、その場でリマインダーやカレンダーに記載する

まず初めに挙げたいのが、仕事ができる人はタスク管理が徹底できている。

職種にもよるが、仕事をしていると様々なタスクが発生する。

新たなタスクが発生した時点で、対応漏れや提出期日の遅延が無い様に、タスク管理を徹底する必要がある。

タスク管理の具体的なやり方としては、リマインダーやスケジュールなどのタスクの管理ツールを活用する事を推奨する。

ポイントとしては、

・タスクの管理ツールを事前に決めておく、
　　管理ツールは一本化する

・新しいタスクが発生したら、　
　　その場で管理ツールに記載する

・追加したタスクの期限を相手と相談して
　　設定する、期日を記載する

上記の様に管理すれば、タスクの失念や提出期日の遅延を防止する事ができる。

タスク管理ができずにタスクの失念や提出期日の遅延が多いと、上司や取引先から仕事ができない人と思われてしまうので注意しよう。

２、仕事の進捗状況を相手と共有する

上司や取引先に対してなど、自信が担当する仕事の成果を第三者に説明したり報告する機会は多いと思う。

依頼された仕事を完結してから報告するのではなく、できる限り仕事の進捗状況を相手に共有する様にしよう。

進捗状況の見える化、又は進捗状況を定期的に報告すると良い。

進捗状況を相手に共有する事により、下記の様なメリットがある。

・計画に対して遅延している場合は、挽回する為の対策を相手に相談できる
⇨対策を先行して導入しやすくなる

・進め方の方向性が違っている場合は、完結してから起動修正するよりも構想段階で軌道修正する方が、短時間で仕事を終わらせる事ができる

・相手から突発的に進捗状況を確認される機会を減らす事ができる

具体的なやり方については、業務の種類によって様々なやり方があるが、

・相手とファイル共有して進捗状況を記載する

・日単位や週単位でメール又はチャットで進捗状況を定期報告する

・事前に日程を決めて進捗報告会を開催する

などが挙げられる。



パワーポイントなどの資料作成の進捗報告については、全体の2割程（構想の部分）ができあがった時点で相手に共有すると構想段階で相手に確認して貰えるので相手のイメージと異なっていた場合も早めに軌道修正を行う事ができる

３、資料作成は、テンプレートをパターン毎に保存してフル活用する

ビジネスマンであれば、ワード、エクセル、パワーポイントなどで資料を作成する機会が多いと思う。

社内向け資料、取引先向け資料、外部への開示資料など、資料の提出先は様々だと思うが、資料作成については、何も無い真っ白の状態から作成するのでなく、過去に作成した同様の資料を活用して資料作成を実施しよう。

例えば、自信が担当している商材に関わる数値分析をエクセルで作成する場合、過去に作成した同様の数値分析に関わる資料をコピー＆ペーストして、中身を新たに入力して作成すれば資料作成の時短に繋がる。

ここでのポイントは、ワード、エクセル、パワーポイントと仕事で頻繁に使用するアプリケーション毎にテンプレート用のフォルダを作成して、そのフォルダ内にそれぞれのパターン毎に分類した資料をテンプレートとして保存しておく事を推奨している。

過去に作成した資料を用いて新たな資料作成をする事は、多くのビジネスマンが実施していると思うが、作成した資料をパターン毎に分類してテンプレートとして保存する事をしている人は、少数派だと実感している。

私の経験上、過去に使用した資料を探す際に、自分の記憶を辿りながらファイル名を検索して資料を探していくと、どうしても時間が掛かってしまう。

探している資料が見つからないケースも多い。

資料を探す時間を短縮する上でも有効な手法だと考えているので参考にして頂きたい。

以上となります。

今回は3点に絞って紹介しましたが、今後も仕事を効率的に進めるコツをまとめて、定期的に記事したいと思います。

宜しければ、他の記事も読んで頂けますと幸いです。