適度な運動をするのと同じくらい、適度に文章を書くことを習慣化しよう
noteのお題「習慣にしていること」をやってみようと思います。
※基本的スタンスとして個人的なことはnoteには書かないことにしていますので、最終的には人事の仕事や、仕事やキャリアに関する内容にまとめます。
文章を書くことは苦ではなく、私は根気よく、習慣的に書くことができます。
2004年頃にmixiがブームになり、それ以降はFacebook、そして今はこうしてnoteにつらつらと文章を書いています。飽きるとぱたりとやめてしまうんですけど、昨年からnoteを始めてみてから週に２回くらいは続けているので、わりと習慣的に書けるほうだと思っています。
mixiやFacebookでどういうことを書いていたかと言えば、日記です。特に妄想を含んだ日記。あとはショートショートみたいなものとか。日記をそのまま書くと色々差し障りがあるので、妄想を入れて書いていました。それが意外とウケました。友人のみの限定公開で書いていたので、読んでいるのは自分の直接の知り合いのみだったのですが、色々な人が読んでくれていました。
仕事の場合だと、社内の通達文章を書くことが多いです。忙しいときでなければ、自分の言葉で書くように心がけています。
最近は文章で生成AIが勝手に文章を書き出してくれますね。しかし、やはり文章は思考そのものなので、自分の言葉で書かないと頭の中が整理できないと思っています。
ここでは社内の通達文を書くにあたって私が心がけていることを少し書いてみようと思います。
なるべく短く書く
長文メールとか本当に嫌ですよね。話が長い人が嫌われるのと一緒で、長文は読んでももらえません。推敲が重要です。削っていい言葉が必ずあるはず。とにかう端的に書いてください。
声に出して読んでみる
声優になった気分で朗読してみてください。本当に声を出すことができなければ、脳内で声を出すだけで良いです。そして、頭に入ってこなければ、表現をもう一度考えなおしましょう。
長くなるようであれば箇条書きとか。
どんな仕事でも一番使用するのは「時間」です。時間がすべてです。ぱっとわかる文章を書けないのであれば、ポイントを箇条書きにしましょう。同種・並列の内容は箇条書きにしてください。違うものを箇条書きしてはいけません。今、この記事で３つの見出しを私は書きました。実はうまくまとまってなくて、３つの見出しは同種・並列のものでもなければ、順序を示すものでもありません。思いついたそばから書いている、とてもわかりづらい例です。
質問される前に、質問と答えを書く
最後に「ご不明な点がありましたら＊＊部（担当：てつてつ）までお問い合わせください」なんて書きはするものの、実際に問い合わせがあったらあなたの負けです。想定される質問を徹底的に想像し、質問される前に書きましょう。
どうしてほしいのかは明確に
お願いなのか、命令なのか、連絡なのか、お知らせなのか、はっきりわかるように書きましょう。何をしてほしいんですか？具体的な行動ですか？気に留めておけばいいんですか？今、目の前にある具体的なことではなくて将来に向けて注意することですか？
あとは関係ない人に関係のない情報を流すのも避けましょう。メールのCCに関係のない人をたくさん入れる人ってなんか嫌ですよね。誰に向けた内容なのかをはっきりわかるように書くことも重要です。
目立たせるとこは、本当に重要なところだけに
例えば目立たせようと思って赤文字にするとか、黄色くハイライトとかする人いますね。しかし、本当に赤文字にしたり黄色くハイライトするべきかもう一度考えてください。
複数の箇所を赤文字にすれば、赤文字の箇所は目立って目に入るかもしれませんが、赤文字でないところは逆に目立たなくなり埋もれてしまいます。
その文書が大事だと思って、きちんと内容を読んでおこうと全体を読もうとすれば、赤文字だったり黄色くハイライトされていると読みづらいんですよね。
ということで、社内通達の書き方を書いて今日はおしまいにします。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？