【Slack】社員プロフィールをつくってみたお話
社員プロフィールはどこに置くのが正解か
社員プロフィールは会社のどこに置くのが正解なのでしょうか。
こればかりは、社内文化、規模、や使用しているSaaSサービスに寄るので、うちではこうやってるよ！とお伝えしたり聞いたりはするものの、それが自社にも通じるかというとなかなか難しいですよね。
今やプロフィールのSaaSサービスも検索すればいっぱい出てきます。
どれが自社に合っているのか正解なのか、一言で言うならば…わかりません／(^o^)＼
なので、とりあえずお金のかからない、すぐに対応出来る範囲でやってみることにしました。
合わなそうなら別の手立てをやってみる、といった方向性です。
こればかりはやってみて、社内の反応を見ないと何とも言えないからです。
Slackでやってみる
まずはSlackでやってみることにしました。
理由としては、Slackが社内の最大のコミュニケーションツールなので、社員全員アカウントを所持しており、一番触れているものだからです。
「Slack Atlas」を検討…
ここ最近、「Slack Atlas」というSlack上で組織図やプロフィール表示が出来る機能が出ております。
Enterprise Grid プランでしたら標準で搭載、ビジネスプラスプランでしたらアドオンで有料、プロプランはなしとのことです。
「Slack Atlas」の機能は自社でやりたい組織図やプロフィールの要件とマッチしていたので試してみたかったのですが…自社はプロプランです。
ビジネスプラスプランへのアップも検討したのですが断念しました。
SlackJCNさんのやり方を真似させて頂く
「Slack Atlas」が使用できないならどうするか…ということで、SlackJCNさんが行っている方法を真似させて頂きました。（感謝！）
やり方は以下の通りです。
①プロフィール投稿用のパブリックチャンネルを作成
②プロフィール投稿のガイドラインを作成
③Slackプロフィールに投稿リンクを貼り付けられるように欄を作成（管理者）
④社員に通達、プロフィール投稿してもらい、投稿リンクをSlackプロフィールに貼り付けてもらう
②ですが、どのチャンネルに投稿してほしいのか、どんな内容を投稿してほしいのかを主に記載しました。
内容については、絶対に記載してほしい項目とそれ以外の任意の項目とを一覧で記載しました。
絶対に記載してほしい項目は「名前」「所属」「趣味」で、任意は「出身地」「血液型」「好きな食べ物」などなどです。
コピペして必要な部分だけを変えるだけのテンプレートも用意しました。
③ですが、管理者にてSlackプロフィール欄の入力項目を変更が出来ますので、投稿したメッセージのリンクURLを貼り付けられるように設定をしました。
実際にやってみたところ…
4月に入社予定があったため、ガイドラインとともに3月上旬にプロフィール投稿をお願いしました。
その後も週一くらいのペースでメンションなしでプロフィール投稿をお願いするメッセージを投稿しました。
しかしながら、4月上旬現在で、プロフィール投稿をしてくださった既存社員は全社員の半分ほどに留まりました。
どうして投稿されないのか
どうして投稿されないのか、自分の仮説としては既存社員にとってはメリットを感じないからだと思っています。
新入社員にとって、既存社員のプロフィールは宝の山です。
どんな人が働いているのかという情報は新入社員にとっては必須だと思います。
しかしながら、もう何か月、何年と一緒に働いている既存社員にとっては今更感が強いのだと思います。
投稿しなかったところで困らないし、投稿したところで何があるわけでもメリットも感じない。。
ChatGPTさんに聞いてみた
上記の仮説を持ちながら、ChatGPTさんにどうしたらいいか聞いてみました。
原因と仮説:
意識の低さ: 既存社員が中途採用の新入社員に対する意識が低い可能性があります。彼らが新入社員とのコミュニケーションや関係構築を重視していない可能性が考えられます。
手間や時間の問題: プロフィールを作成することが煩わしいと感じているか、時間を割くのが面倒だと思っているかもしれません。
情報公開への不安: 個人情報を公開することに不安を感じる社員がいるかもしれません。特に、連絡先や詳細な個人情報を公開することに抵抗を感じる場合があります。
価値や意義の不明確さ: プロフィールを投稿することに対する具体的なメリットや意義が十分に伝わっていない可能性があります。
対策:
周知徹底: プロフィール投稿の重要性や意義を徹底的に説明し、周知させることが重要です。会議やメール、Slackなどを通じて繰り返し説明することで、意識の向上を図りましょう。
魅力的な提案: 投稿するメリットを明確に伝えることが重要です。例えば、新入社員との円滑なコミュニケーションや関係構築のために必要な情報提供や、チームビルディングの一環として捉えることで、投稿の意義を認識させましょう。
手軽さの強調: プロフィールの作成が簡単で手軽であることを強調し、手間や時間を最小限に抑える方法を提案します。具体的な手順やテンプレートを提供することで、ハードルを下げることができます。
サポートの提供: プロフィールの作成に対する不安や疑問に対して、個別にサポートを提供します。個人情報の取り扱いや公開範囲の設定などに関する不安を解消するために、十分なサポートを提供します。
意識の低さ…は本当にその通りだなと思いました。
ここに関しては自分が訴えたとしても相手の心の底の意識が変わらない限り難しいところです。
なので、3月末に最後のプロフィール投稿のお願いとして、「新入社員には会社になじむための大事な情報」「新入社員に早めに覚えて頂ける」「既存社員同士の新しい発見があるかも」「テンプレートをコピペするだけだから簡単」の大きな4つを改めてメッセージを送りました。
そこから数件投稿が増えましたが、新入社員の方に紹介するタイミングではは、全社員の半分に投稿が留まりました。
バックオフィスの役員にも相談をしてみましたが、上記の投稿で反応しないならもう仕方ないね…という感じでした。。
まとめ
今回のプロフィールについてはなかなか難しい結果になってしまいました。どうしたら既存社員にもメリットを感じて行ってもらえるのか、社内文化として盛り上がって参加してもらえるかが課題であると感じました。
これらの課題感と反省をもとに、バックオフィスのメンバーと相談しながら次の手立てを考えていこうと思います！
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