テキストコミュニケーションで気を付けたいこと
いろんなところでいろんな方がおっしゃっているように、テキストコミュニケーションは本当に難しいと感じる日々です。
自戒も含めて、最近大きく感じることがあったので綴りたいと思います。
※私の会社はSlackを使用しているので、Slack使用が前提のお話です※
事例①用件しか言わない人
あるとき、Aさん（仮）からこんなメンションが届きました。
@ASUKA @私の上司
どこかにWBSのテンプレートのリンク有りませんでしたっけ？
このメンションが届いたら、皆様はどう思われますか？
私は、以下のような思考で悩みに悩んで返信をしました。
①そもそも思い当たらない…（自分がリンクを発信した記憶ゼロ）
②WBSが分からなかったのでネットで調べる
③Aさんはプロジェクト管理表が欲しいのだとわかった
④全社共有資料がまとめているフォルダを探すがなさそう
⑤Slackで検索をかけてみるがなさそう
⑥答えが出ないし長引かせてもしかたないので以下のように返信
社内の共有資料であれば「フォルダのアクセス先」にまとめてありますのでご確認ください。
部署やプロジェクトごとでテンプレートがある場合は、私の方では把握が出来ておりませんので、部署長やプロジェクト長にご連絡ください。
どこか皆様が見やすい場所に保存する必要がございましたら、「フォルダのアクセス先」に保存頂けますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い致します。
その後、Aさん（仮）からは反応ゼロです(;´･ω･)
この返信で本当によかったのかわからなかったので、ちょうどその日に週一の上司とのミーティングがあったので聞いてみました。
上司「あれだけじゃどう返信したらわからなくてさ。考えたんだけど、怒ってるような文章になっちゃって送るのやめてたんだ。だからASUKAさんが返信してくれて助かったよ」
という答えが。
その後も話したのですが、テキストコミュニケーションにおいて以下を自分も含めて気を付けたいなあと思いました。
用件だけではなく、背景も伝えること（〇〇したいから〇〇がほしい）
相手によっては、専門用語や短縮語は相手に伝わらないかもしれない
ネガティブな感情（怒り）が入りそうなときはいったん送信をやめる
手軽なのもあって、感情のままに書いてしまったりすることがあるので、それは特に気を付けたいなあと自戒。
送る前に、本当に大丈夫かな？とワンクッション読んでから送るように心がけるのを忘れないようにしたいです。
Slackで送信時にワンクッションおける方法があるか調べてみたのですが、全体メンション時にポップアップが表示される以外はなさそうでしたね…。
自分でコントロールできるのが一番良いことなんですが、将来的に、君感情に任せてるから落ち着けーい！と言ってくれるシステムが出るといいなあなんて思いつつ…。
皆様はどうされていますか？
オススメの方法があれば教えてほしいです。
事例②長文すぎて結局どうしたらいいのかわからない
これは恥ずかしながら私です…(-_-;)
社内からSalesforceに対して中くらいの修正依頼が出てきたので、作業書を作成しました。
作業書には作業する背景と要件を書き、自分がどのように作業したかを記載しました。
そして、依頼者に確認してもらうために、作業書に「テスト環境」「確認してほしい点」「修正依頼リスト」を追加してその旨をSlackで送りました。
テスト環境が整いましたのでお知らせいたします。
スケジュール通り来週から一週間テスト環境・マニュアルのご確認及び修正作業をするべく本日ご案内させて頂きます。
作業書（リンク先）に「テスト環境」「確認して頂きたい点」「修正リスト」の3点を追加させて頂きました。
作業書の最初にある「Agenda」内にあるブルーのリンクをクリック頂けますとそれぞれの場所に移動することが可能です。
また同時に営業メンバー向けのマニュアルもご用意致しましたので、こちらも内容のご確認をお願い致します。
マニュアル（リンク先）
テスト環境にログイン頂き、確認して頂きたい点を実際に操作頂きまして、何かお気づきの点や修正点がありましたら、修正リストに記載を頂き、コメント機能で私宛にメンションを頂けますでしょうか。
テスト環境・マニュアルのご確認及び修正作業につきましては、来週一週間のスケジュールとなっております。ご不明な点等ございましたら当スレッドまで書き込みください。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い致します
自分でも見返すと恥ずかしいのですが、まあもう長文すぎて読みたくないですね(-_-;)
文章を理解するだけで疲れてしまって、本当にお願いしたいことまで手が届かなくなってしまいます…。
上司から指摘を受けて、以下のように修正しました。
修正が完了しましたので、以下の通りに確認をお願い致します。
①テスト環境・確認点について
作業書（リンク先）に「テスト環境」「確認して頂きたい点」を追加しました。
テスト環境にログインをして、確認事項の通りに動くか操作をお願い致します。
②修正があった場合
テスト環境にて操作した際、修正点があった場合は、作業書にある「修正リスト」に内容を記載して私宛にコメント機能でメンションをお願い致します。
③その他
マニュアルも作成しましたので、こちらも内容の確認をお願い致します。
マニュアル（リンク先）
④テスト期間について
テスト期間は来週一週間になります。
ご不明な点等ございましたら当スレッドまで書き込みください。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い致します
いかがでしょうか…？
長文でバババーッと書くよりも、伝えたい項目ごとに区切って整理すると伝わりやすくなりますよね。
私は全社的に発信することが多い立場なので、「Block Kit」を使用するなどしてわかりやすい文章をと心掛けていたつもりだったのですが、年数が経過して、忘れてしまっていたように思います…。
長文になりそうなときは、伝えたい項目ごとに区切る
箇条書きを使用してシンプルに
今後も上記2点を気を付けるようにしていきたいと思います(´;ω;｀)
まとめ
テキストコミュニケーションは本当に難しく、正解がこう！という明確なものもなかなかないとは思いますが、私は以下のことを気を付けていきたいと思っています。
用件だけではなく、背景も伝えること（〇〇したいから〇〇がほしい）
相手によっては、専門用語や短縮語は相手に伝わらないかもしれない
ネガティブな感情（怒り）が入りそうなときはいったん送信をやめる
長文になりそうなときは、伝えたい項目ごとに区切る
箇条書きを使用してシンプルに
特にネガティブな感情のときは気を付けたいです。
即レスを心掛けていることもあって、早く返信してあげなきゃ！と思うのですが、場合によっては自分が冷静になる時間を置くことも必要だなと感じる日々です。
もちろん、何日も置くわけにはいかないですが、感情に任せて返信しないよう、返信する前に本当にこれでいいのか？ワンクッションを自分で置けるようにしていきたいと思います。
こういった気持ちは忘れてしまうかもしれないので、定期的にこの記事を見直して気づけるように出来たらと思います。
皆様も気を付けていることやオススメの方法があれば教えてください！
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