自分のためのkintoneSIGNPOST[6-42 定期的な棚卸し]
パターン
参考資料
棚卸しは「システム化のコンセプトで決めた目標に対して利用率を把握し、その結果から放置されているかを確認」という流れになります。
— 倉林一範 (@kurabayashikobo) April 5, 2022
単に「最近レコード追加がされていない〜」だけではアプリの要・不要を判断するのは難しいはずです。https://t.co/zXKfCKJ0S6#できるだけ毎日#kintoneSIGNPOST
読んでみて
イラスト
kintoneアプリを表す倉庫で棚卸の際中の様です
状況
kintoneを利用しはじめて一定の月日が経った。
現場メンバー自らがkintoneで自身の業務を楽にするアプリを作りはじめている。
アプリの数も順調に増え、プラグインや連携サービスの契約数も徐々に増えてきている。
問題
アプリの増殖を放置すると、使われていない不要アプリがたまってしまい、ユーザーの利便性を損ねてしまう。
不要アプリの原因
・作った本人も忘れて放置
・作成者、管理者が会社を辞めて放置
・役割を完了した後もそのまま
上記のようなアプリが増えるとアプリ検索や全文検索の際にノイズが増え、アプリの発見が滞ったりする。
プラグインについても同様で、
・有償のもの→余計な費用発生
・無償のもの含め→本当に必要なプラグインに競合したり、不必要なAPI実行が発生したり
解決
定期的にアプリやプラグインの「棚卸し」を行う。
[アプリ]
・作成者自らが「自分が作成したアプリ」を絞り込んでチェック
・それでも多ければ管理者がチェック
[プラグイン]
・管理者がプラグイン一覧を見て要否をチェック
結果
検索時の無駄が減り、より快適な環境運用が可能に
プラグインにまつわる不要なコストも抑える事ができる。
所感
野良アプリやネーミングかぶってどっちがどっちかわからないなど、kintone運用ではよくある事柄のテーマです。
2023/9のアップデートではアプリ名が重複するものを表示する機能が追加されます。
手軽に業務の隙間を埋めるアプリがサクサク作れるkintoneなので、活用を進めてもらって、定期的に環境のメンテナンスを実施することがポイントかと考えます。
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