お見送り連絡の“ パーソナライズ ”やってみませんか？

こんにちは！田儀です！

いきなりですが、「お見送りの連絡＝テンプレート」で対応されていませんか？

今回は案外おざなりになりがちな、お見送り連絡のカスタマイズについての情報をまとめたブログになります。
※3章では考察過程を記載していますので、結論だけ知りたい方はスキップいただけるといいかもしれません。

1. 前提：お見送り連絡の重要性

　1-1. そもそもお見送り連絡とは

お見送り連絡の説明は不要かと思いますが、いくつかお見送り連絡のパターンがありますよね。採用フェーズでは大きくは以下の3パターンです。
書類選考後、一次面接後、最終面接後です。（プロセスで表現すると以下の図です）

ここで質問なのですが、どのフェーズからお見送り連絡を実施されていますか？

教科書的な回答に感じるかもしれません。ですが、絶対に書類選考からお見送り連絡は実施すべきだと考えています。

　1-2. 重要性が高まっている背景

お見送り連絡を実施すべき理由は大きく2つあります。
・SNS、口コミメディア
・未来の採用

SNSやクチコミメディアの影響に関する説明は割愛しますが、「未来の採用」については媒体が枯渇フェーズに突入した時の数値をご覧いただければ想像頂けるのではと思います。

2. 課題：お見送り連絡の課題について

一方、実態として、大手企業であれば応募者が多く対応しきれず、スタートアップであればそもそも工数が不足しているため丁寧な対応がしきれない課題は存在します。

よく聞く「テンプレートのみで連絡してしまう理由」は3つです。

💡 テンプレートのみで連絡してしまう理由
　・全ての応募者に送る時間がない
　・どこまで書いていいのか
　・応募者にとっていい内容がわからない

ですが、先述したように媒体や候補者層の「枯渇」はどの企業も避けては通れない絶対に対面する課題です。その「枯渇」状態を乗り越える施策としてタレントプールやポテンシャルプールという施策を提唱しています。 

タレントプールやポテンシャルプールの最大の肝は、面談/面接後にも求職者様から『連絡が来たら返信してもいい』『また話してもいい』『また会ってもいい』と思ってもらえるかどうかです。その状態を作るためには丁寧なお見送り連絡も欠かせないフローとなります。

そのため、「テンプレートのみで連絡してしまう理由」をどのように解消するかが課題であると定義しています。

💡 テンプレートのみで連絡してしまう理由
　・全ての応募者に送る時間がない
　・どこまで書いていいのか
　・応募者にとっていい内容がわからない

👆の3つへの対策を決めてしまえば解消できる可能性が高そうです。

対策の方針は以下で設定してみます。

💡対策の方針
・全ての応募者に送る時間がない
　 →送る対象の決定、テンプレートの作成

・どこまで書いていいのか
　 →見送り理由と連絡内容のリサーチ
　    →記載OKの内容と記載NG内容の決定

・応募者にとっていい内容がわからない
　 →応募者のニーズ＝「希望する企業への転職」と設定
　    →多くの企業で共通する“ 評価点と懸念点 ”の共有

3. 調査結果：お見送り連絡の事例

参考程度ですが、
スカウトテンプレートの作成や、記載OK/NG内容の決定のために
リサーチを行なった結果をまとめてみました。

　3-1. お見送りになる選考フェーズの割合

まず選考フェーズの序盤でほとんどの方がお見送りになるのではと思い、300件の応募結果をリサーチしてみました。

案の定ではあったのですが、ほとんどの方が一次面接に至る前のカジュアル面談や書類選考でお見送りもしくは辞退をされているという結果が出てきました。

なお、カジュアル面談でも選考要素が入っている企業が含まれているためおそらくこのような結果が出てくるのだと思われます。

まずは以下の調査結果を出すことができました。

この結果から
・フルテンプレートで送付するのは書類選考まで
・パーソナライズをして送付するのは一次面接以降から
として設定する方が現実的である可能性が高いというデータとも見ることができます。

　3-2. お見送りになる理由の傾向

次に一次面接以降のお見送り理由の傾向を出してみたところ、以下のような結果が出てきました。

「スキル」「仕事の考え方」「メンバーとの相性」のお見送り理由ので多かった事例をそれぞれ2つずつ記載しておきます。

「スキルによるお見送り」
　 - 論理的思考力に欠ける
　 - 人柄は非常にいいが実務経験が不足

「仕事の考え方」
　 - 自社カルチャーと求職者が重要視する点が異なる
　 - やりがいを感じる点が自社事業では提供できない。

「メンバーとの相性」
　 - 在籍している社員とスキルセットが被ってしまう。
　 - 既存社員と性格/価値観が異なるため

仕組み化や効率化の基本に沿って、回数が多いお見送りパターンのテンプレート制作を進めた方がいいことがわかりました。

＜ “ お見送り ”テンプレート制作の優先度 ＞
　1.スキル
　2.仕事の考え方
　3.メンバーとの相性

　3-3. お見送り連絡の事例

連絡内容はリサーチしきなかったため、テンプレートのみで運用できるのか？パーソナライズする項目はあるのでは？
を定性的になぜ必要かを考えてみました。

・テンプレート　　
　＝　個人差が“ なく ”、共通する理由の見送り

・パーソナライズ
　＝　個人差が“ あり ”、大きく差が出る見送り

ということで、

< パーソナライズした方がいいお見送り理由 >
・スキル
・仕事に対する考え方
・メンバーとの相性

以下は前職Ver.のお見送り連絡です。(公開時許可をいただいています)
お見送り理由が「ミッションビジョンへの共感」をパーソナライズして記載している事例を掲載しておきます。

< フルテンプレートでOKのお見送り理由 >
・タイミング
・物事の価値観
・なんとなく

実際にタイミングのフルテンプレートでOKの文章を作ってみました。
※赤字の部分は媒体仕様により入れる入れないを設定すればOKです

4. 結論：お見送り連絡でポイント

冒頭で記載していた以下の項目に沿ってポイントをまとめます。

💡対策の方針
・全ての応募者に送る時間がない
　 →送る対象の決定、テンプレートの作成

・どこまで書いていいのか
　 →見送り理由と連絡内容のリサーチ
　    →記載OKの内容と記載NG内容の決定

・応募者にとっていい内容がわからない
　 →応募者のニーズ＝「希望する企業への転職」と設定
　    →多くの企業で共通する“ 評価点と懸念点 ”の共有

　4-1. お見送り連絡の対象者設定、テンプレート

「お見送り連絡の対象者設定」については、全応募者です。
ですが、WantedlyやGreenなどの「話を聞いてみたい応募」などは求職者側にも「話を聞いてみたい応募」＝「連絡が来ない可能性がある応募」と認識されているため、工数がない場合のお見送り連絡は不要として進めても問題ありません。

では、テンプレート作成についてですが、以下の6パターンを作成すればOKです。

💡作るべきお見送りテンプレート
　・パーソナライズ要素ありテンプレ
　・タレントプールへ誘導“ する ”テンプレ
　・タレントプールへ誘導“ しない ”テンプレ
　・価値観が合わない場合のテンプレ
　・なんとなくの場合のテンプレ
　・タイミングが合わない場合のテンプレ

　4-2. 記載OK、記載NGの基準決定

この内容は、共通する“ 評価点と懸念点 ”を押さえておくことでカバーできます。この項目については、以下の内容で記載いただければOKです。

▼評価点
　お人柄、実績を出した際の工夫、業務経験
▼懸念点
　記載OK、記載NGの基準に沿って記載
▼改善点
　曖昧な回答、言語化が不十分な考え方や説明内容の回答例の記載

最後に

いかがでしたでしょうか？
採用活動のご支援を行なっており、今回のような求職者体験向上につながるアドバイスなども実施しています。

ご興味をお持ちの方はお気軽にご連絡をいただければ幸いです。採用状況を鑑み、無料でカウンセリング・商談も実施しておりますので、よろしくお願い致します。