採用業務の成果の伝え方～フリーランス人事が破滅フラグを全力で回避～
こんにちは！「フリーランス人事研究所」広報のゆいです。
フリーランス人事は、成果の見せ方がインハウスの時とは異なります。従業員として組織内で働く場合、定例会議で会社のフォーマットに沿って進捗を報告し、何かあれば随時上司や同僚に相談しながら仕事をすることで、人事考課の時に上司から仕事の評価をされます。
一方でフリーランス人事は、定例会議があろうと無かろうと、定期的にクライアントに自らの成果や付加価値を具体的に示さなければ、評価されるタイミングがありません。
インハウスの経験で成功した手法がフリーランス人事としての活動にもそのまま適用できるとは限りません。同じやり方で動いてしまうと、最悪の場合、評価されない（＝契約を打ち切られる）可能性もあります。
採用業務を任された際、フリーランス人事として生き残るために必ずやらなければならないことをお伝えするので、破滅フラグを回避していきましょう！
【このシリーズを読んでほしい人！】
・フリーランス人事になったばかりの方
・インハウス人事からフリーランス人事へキャリアチェンジをした方
・採用業務での成果をクライアントに効果的に伝えたいフリーランス人事
【このシリーズを読むことでのベネフィット】
・採用業務での成果をクライアントに納得をしてもらうやり方がわかる
・契約を継続してもらいやすくなる
大前提で大事なこと：プロジェクトスタート時のすり合わせ
フリーランス人事の仕事では、プロジェクトがスタートする際に、何をもって成果とするのかのすり合わせが必須です。単に採用した人数や成果を報告するだけでは、エージェントとユーザー体験が変わらないので、期待通りの採用が出来なかった場合にクライアントの信頼度を下げることに繋がりやすいです。
クライアントは、フリーランス人事の採用活動自体にお金を払っているので、数値だけで表す成果だけでなく、クライアントがノウハウを得られる等でフリーランス人事に依頼するメリットを感じやすくできるようすり合わせをする必要があります。
私はインハウス人事時代、一人で採用活動をすることが多かったので、情報共有や成果を文字で残すことをほとんどしませんでした。自分さえ分かっていれば業務を進めることができるので、日々の業務を優先していました。ですが、フリーランス人事になってから、クライアントと上司とでは距離感や求められていることが違うように感じ、クライアントが私の何に対してお金を使ってくれているかを考えて行動しています。
今回はその私の経験に基づいてお話していきたいと思います。
プロジェクトキックオフで抑えておかないとヤバいこと３点
①採用手法の思考プロセス
フリーランス人事がプロジェクトスタート時に重要なポイントとして押さえるべき一つは、採用手法です。クライアントから課題をヒアリングした際に、一番効果的な手段を検討して提案しますが、その思考プロセスを伝えずに結果だけ伝えていては、クライアントのノウハウになりません。なぜその手法を選んだのか、その理由を明確にクライアントと共有しましょう。
また、万が一その手法で契約期間内に成果が出なかった場合に備え、現時点で考えうる失敗要因やその後の対策も事前に検討しておくことも重要です。社員であれば、失敗しても次のチャレンジができますが、フリーランスは次があるとは限りません。成果が出なくてもクライアントのネクストアクションを明確にすることで、契約期間が終わった後のことを具体的に想像しやすくなります。うまく提案できれば契約継続になるでしょう。
②期待値の調整
採用業務は、絶対に期限内に採用目標が達成できると保証することが難しいです（誰でもいいから採用するのであれば不可能ではないかもしれませんが…）。そのため、フリーランス人事はクライアントとの間で実現可能な目標を明確に設定します。
例えば、自分がやり取りするエージェント数やスカウトメール送付数など、自分でコントロールができる内容で期待値を調整することが重要です。
インハウス時代に目標として設定することが多いKPI（採用数・面接数・返信率など）を必達の約束にしてしまうと、短期間で成果を出さなければならないフリーランス人事にはキツくなります。約束できることと出来ないことを明確に分けて期待値を調整することが大切です。
③責任の所在
フリーランス人事がプロジェクトを遂行する上で欠かせないのは、責任の所在を明確にすることです。基本的に、フリーランス人事はクライアントからの指示や要望に従って行動します。私は、意思決定に関する責任は、社外の人間であるフリーランスでは取ることができないと考えています。ただし、すべての業務の判断をクライアントに仰いでいては自分が存在する意味がないので、こちらの判断で決めていい範囲をクライアントと確認することが不可欠です。例えば、私は決済に関わる判断はクライアントにしてもらいますが、それ以外は私の判断で進めています。
大事なことは、「決めたのはクライアント」というフローにすることです。口頭だけでなく、文面で言質を取っておくと、言った言わない論争にならなくて済みます。何か不都合があった際、責任がフリーランス人事にあることになると、それを理由に契約終了となることがあります。社員の時とは距離感が違うということを肝に銘じておきたいです。
プロジェクト進行中にしておかないとヤバいこと３点
①定期的なコミュニケーション
社員であっても音信不通は良くないですが、フリーランス人事はより一層のコミュニケーションを意識しなければならないです。インハウス時代は定例会議があったり、毎日チームで話す機会があったりして、意識しなくても定期的にコミュニケーションを取ることができますが、外部からプロジェクトに参加する際は、定例会議が無ければ、必要に応じてのみ連絡を取ることになります。
業務上、動きがあれば連絡を取ると思いますが、動きが無い（特に報告することが無い）ときにコミュニケーションを取ることを怠ると、クライアントはフリーランス人事は何をしているのかが分からなくなり不信感に繋がりやすくなります。とはいえ、報告事項が無いときに会議を設定することはハードルがあるので、あらかじめ定例会議を設定しておくことをおすすめします。
②雲行きが怪しいときこそクライアントに相談
採用業務を遂行していくと、想定外の問題が見つかったり、思った通りの結果が出なかったりすることがあります。最終的な成果（＝採用できる）まで至る前に、雲行きが怪しいかどうかはフリーランス人事で察知できると思いますので、怪しいと思った時点でクライアントに相談しましょう。
ここでクライアントとの相談を怠ると、事前に決めておいた採用手法の切り替えタイミングを逃したり、問題が悪化する可能性があります。業務を委託されているから必ずKPI的な成果を出さなければならないと考えていると、良い成果が出ていない状況を報告することに抵抗があるかもしれませんが、クライアントにノウハウを伝えること・行動を決めた責任はクライアントにあることを思えば、すぐに報告した方がプロジェクトを前に進めるために必要な行動になると思います。
フリーランス人事はプロジェクトの進行状況や課題についてクライアントと定期的に相談し、共同で問題解決に取り組むことが重要です。
③レポートを残す
期限内に成果が出ないことも起こりうるので、積極的にレポートを残して、クライアントが自分たちだけでもPDCAが回せるようにすると、クライアントの信頼を得ることができます。インハウス時代、日々の業務が忙しくて自分の業務を振り返る時間が無かった方もいると思います。重要だけど急がない業務になるので、つい後回しになってしまう部分ですが、ここをフリーランス人事が担うことで、会社にノウハウを文章で残すことができ、クライアントに喜んでもらえます。
採用KPIだけを成果にしてしまうと、結果何も残らなければ、クライアントは何に対してお金を支払っているのか見えにくくなりますが、文章にして残すことでクライアントがフリーランス人事を評価しやすくなります。
破滅フラグを回収するにはコミュニケーションの取り方がポイント
契約更新のためには、クライアントとのすり合わせとコミュニケーションが欠かせません。フリーランス人事は、プロジェクトの進行状況や成果をクライアントと定期的に共有し、クライアントと一緒に採用課題をクリアしていくことが大事です。
インハウス時代のコミュニケーション手法をそのまま適用するのではなく、フリーランスとしての立場で適切なコミュニケーションを取ることを忘れないでください。今回のポイントを抑えておけば破滅フラグを回収できると思います！日々、クライアント、業務、そしてご自身と向き合い、一生懸命がんばっているみなさんの気付きになればうれしいです。
すごい人事は、「人事が変われば組織が変わる」というコンセプトのもと、成長志向フリーランス人事向け！月60時間以上の成長企業コミット型 案件マッチングサービス "すごい人事パートナー”を運営している会社です。
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「もっと成果を出したいから追加提案や条件交渉をしたい」など、フリーランス人事がクライアントに言い難いことも、適切に調整・間に入るということをしています。
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ライター：西田ゆい
名古屋の老舗企業とベンチャー企業で人事を経験後、独立してフリーランスの人事になる。現在は5～6社に入り、採用・労務・組織開発など幅広い業務を担当している。「誰もが楽しく働ける社会へ」を個人ミッションとして日々邁進中。
「フリーランス人事研究所」運営元：株式会社Crepe
「人事が変われば、組織が変わる」
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