【雑記】はじめての旧裏イベント運営で失敗する方法(後編)
先日投稿した前編に続いて、今回はイベント告知の方法と当日の運営について、紹介していきます。
↓前編の記事はこちら
イベント告知の方法
基本的には、Twitterで告知することが多いかと思います。
そこまでのイベントの決まり具合で、以下の2つ分かれるかと思います。
構想段階〜会場確定まで
参加候補者へ急ぎ日程を確保してもらうための最初のご案内です。
特に全国から参加者を募りたい場合は、仕事の調整以外にも交通手段の手配や宿の予約等色々あるので、早めが良いに越したことはありません。
この段階では、Twitterなどで簡単に告知しつつ、必要に応じて概要をブログやnoteに書いておくと良いかと思います。
詳細決定時(約1〜2ヶ月前)
会場の予約が確定次第、ブログ等に記載した情報を更新して、Twitterにその記事のURLをつけて投稿します。
ブログ記事自体の投稿時間はいつでもいいですが、その記事をツイートする時間は平日の18〜21時くらいが良いかと思います。
参加者が増えたり、何か記事の内容を更新した場合には、そのツイートにリプを追加して更新します。
参加を検討してる方以外にも、参加申請済みの方も履歴が確認できるので、おすすめの方法です。
あとは適度なタイミングで当該ツイートをリツイートし再掲します。
リツイートのタイミングとしては、多くの人がTwitterを開いているであろう
通勤時間帯の平日7〜9時
昼食時間の平日12〜13時
19〜22時
に行うのがおすすめです。
その他、Twitterのスペース、Discordの雑談などで主催者の想いも混ぜながら告知するのが良いかと思います。
特殊なルールやレギュレーションの場合、記事にはしっかり書いたつもりでも、伝わりにくいことも多いので、リスナーから質疑を行いながらできる利点があります。
当日の運営
サポートメンバー
サポートメンバーがいると主催も安心して運営できるし、自身もプレイに参加する余裕が生まれます。
参加者の欠員については次章で触れますが、主催者が急遽欠席せざるを得ない時の対処も、サポートメンバーがいるとより安心できます。
(コロナやインフルエンザが流行る時期は当日までほんとに怖い)
参加者の欠員
急な仕事や体調不良、悪天候、交通遅延等で欠員が出ることがあります。
きちんとご連絡頂いた場合には、快く対応することを心がけるとともに、余裕を持って対応できるようあらかじめ欠員を想定しておくと良いです。
過去に自分も急な体調不良で東北旧裏オフを前日にキャンセルしましたが、ジャストさんに快諾頂けたので救われました。
大会の欠員が発生した際には、主催者が奇数偶数の調整をするのか、それとも不戦勝扱いにするのか、あらかじめ考えておくと慌てなくてスムーズです。
個人的には、対戦時間が50分となり、奇数だと参加者を50分待たせることになってしまうので、主催者が調整するのがよいかなと思っています。
運営と参加者の比率
特に何かに基づいた数字ではないのですが、ガチの大会をやるのですれば、体感的には以下のイメージです。
ジャッジなしで、主催者もプレイヤーならギリギリ12人まで
ジャッジ1人なら16人まで
それ以上なら2人以上運営がいた方がスムーズに進められる印象です。
あらかじめサポートメンバーがいない場合でも、オフ会主催・ジャッジ経験者、慣れている人に、当日対戦結果の集計等のサポートを少しお願いするのも一つの手です。(いつもありがとうございます)
毅然とした運営
運営していて不測の事態が起こった時も、自身を持って対応することが大切です。
せっかく準備してきた企画が上手くいかずに、参加者から不満が漏れることもあると思います。
そんな時も、決めてきた企画を自信持ってやり切るということも頭の片隅に置いておきましょう。
私自身、参加者から出た意見を聞きすぎて、決めておいた企画をすべて出しきれず不完全燃焼のまま終わってしまい後悔したことがあります。
また、運営側がはっきりした態度を取れないと、参加者を不安にさせてしまうこともあります。
反省会は後でみんなでやろう！
それくらいの気持ちで、運営中は思い切ってやっていいんじゃないかと思っています。
(もちろん準備は大事ですが笑)
最後に
主に私が経験した失敗するポイントを色々ご紹介しきましたが、この他にも失敗するポイントはまだまだたくさんあると思います。
ただ、一番大事なのは「失敗したら、次直せばいい」という心持ちで、またイベント開催にチャレンジすることです。
これは仕事ではなくて趣味の話なので、七転び八起きの精神で気楽にやるのが◎
主催・運営という大きな一歩踏み出して頑張って走り続ける姿勢を見せれば、必ず周りの方も着いてきてくれます。
自分で考えた企画で、参加者が楽しそうに旧裏で遊んでくれる光景は何にも代え難い喜びです！
それを少しでも多くの人に味わって頂けたらと思い、少し偉そうな記事を書いてしまいました。
もしイベント運営について何か疑問や心配事があれば気軽にご相談ください！
サポートメンバーとしてもかけつけますので、出動要請もお待ちしております！
長々と書いてしましたが、最後までお読み頂きありがとうございます。
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