報告•連絡•相談を部下が上手く出来ないと悩んでる上司の方へ

私の記事の内容は全て
【自身の改善】を目的とした物です。

なので、部下や他人に改善を求める方は別の記事をご参照下さい。
しかし、自身の改善を行う事で今まで以上に仕事が効率的になり上手く行く事をお約束致します。

本題に戻ります。
結論から言うと問題点は以下の３つ

①指示出しが出来ていない
②指導が出来ていない
③連絡が機能していない

これらが改善されると、部下の報連相の能力は飛躍的に進化します。

まず、３つの中身に入る前に報告と連絡の違いを把握してますか？

熟知してますか？

熟練してますか？

熟練していないと、指示出しがうまく出来ず、結果的に部下も、何をどうして良いか分からないままに、もしくは分かったつもりでやってしまうので失敗してしまい、上司は失敗を指導して、部下も失敗からモチベーションが下がってしまう。

そうならない様に、この報告と連絡の違いに焦点を当てて行きます。

①指示出しが出来ていない
これに関して一番私が参考になると思う資料が、キングダムという本である。
漫画だが、戦闘の場面では指示出しが命に直結している事を教えてくれる。

大切なポイントは、誰に何の指示を出すか。
その際の注意点として、何がポイントなのかを把握している者が指示を出すという事。

注意点を理解していないと“どうしてそれくらいの事も分からないの？”と言ってしまう。
戦国の時代だと死んだ後に言っても遅く、結果自身にも敵の刃が迫る形になる。

さらに分かりやすく説明すると

1.全体の達成状況を考える
戦争だと、勝利して終結する所まで考える所が重要だ。
敵将を討ち取る所で考えが終わると、撤退する際に背を討たれたり、将を討った後に離脱できなくなる。

つまり仕事の内容を理解するという事だ。
これは自分がやる視点での理解度ではダメだ。
部下にやらせた場合での理解度が必要だ。

例えば
カッターを使う場合。
自分が右利きで、部下が左利きなのであれば、手の置き場とかも変わり怪我のリスクが変わる。
相手は自分では無いという事。
子供を持つ親であれば分かると思うが、自分がやる様に教えてもダメで、相手の立場に立っての理解度が必要になる。

↓

2.何を、誰に、いつ、やらせるかを考える
出来なかった場合【結果】の代替え案まで考える。

↓

3.それぞれの部下に指示を出す
ここでようやく指示出しが出来る。

その際に全体像を伝える事が大事だ。
その仕事をする際に前後で誰が何をいつやるのかまで知らないと一人で完結すると勘違いが起きる。
だから納期がギリギリになる。
確認が不十分になる。
ミスが起きる。

さらに部下の能力に合わせて細かく伝える。
このタイミングで能力に合った伝え方をしないと “どうしてこんな簡単な事が出来ないんだよ” と言ってしまう事になる。

↓

4.注意点に沿って報告をさせる
どのポイントの報告が欲しいのかをしっかり伝える事が大切。その事をしないと報告のタイミングが合わない。ズレる。

結局の所、優秀な部下とは言わなくても理解してやってくれて、重要なポイントをまとめて必要に応じて報告をしてくれる。

それは部下の能力であって、上司の能力では無い。

そうでは無いから、この記事を読んでいるのだろうと思う。

殆どの場合、報連相を部下が出来ない場合、上司が連絡をうまく出来ていない。
連絡＝指示とは異なるが、指示出しが出来ていないから報告とうまく噛み合わないのだ。

②指導が出来ていない
やっていないとは言わない。
むしろ、指導が出来ていない人というのは、指導を沢山している人の場合が多い。
では、どうして沢山指導をしているのに、部下がその指導量に合わせて成長しないのか？

答えは簡単で、指導の内容とタイミングが合ってないからだ。

そして、これが一番重要なのだが、指導に無意味な感情が入っている場合、部下の無駄な感情を刺激して成長を阻害してしまう。

どのタイミングで、どの様な指導を行うのか？

タイミングは
絶対に報告のタイミングで指導をしない事。
それをやると、結局何を指導されているのか分からなくなる。
そして一番問題なのは、報告をする＝怒られると思い、報告出来ない環境が出来上がってしまう。

だから、指導をするタイミングは別で時間を取り【この前の、〇〇の報告なんだけど】と話を切り出し、今から報告のタイミングと報告のやり方について指導するんだという事を部下にしっかりと理解させた上で報告の指導を行う。

自分の中で〇〇に関しては何を置いてもその場で指導する、〇〇に関してはまとめて指導する。人前で指導を行うケースでは個人を指導する事が無い様に気をつける。

〇〇に関してはその日のうちに、〇〇に関しては後日、〇〇に関しては２回目以降など自分のマニュアルが出来ていると、感情的にならないメリットにも繋がる。

どの様な指導を行うのか
という点に置いては、基本的に報連相の際には指導は行わない事が仕事の最適化だと思う。
なので、必要な指導というのは、報連相に焦点を当てるのでは無く、仕事のやり方の指導を行う事を指している。

そのやり方だとこうなるから、こういう風にやったら良い。

ここが間違っているから、この様に直して欲しい。

そんな考えがあるのか。
だったらそれで一回やったら良い。

忘れていたのなら、どれをいつまでにやる様に再度指示を出す。

仕事の熟練度に関して、上司のあなたより部下が出来ないのは当たり前の事である。
だから、やり方を指導することは大切なことだ。

しかし、報告の内容に関して指導するのであれば、それは指示した仕事とは関係の無い事なので、報告連絡相談の指導の時間は別で設けて欲しい。

その報告の仕方は、良い悪い。
報告はこの様に改善してという話しは、指示を行った業務とは関係ないので、効率が悪くなってしまうし、上司、部下どちらの精神衛生にも良くない。

③連絡が機能していない
部下がよく “すいません、忘れてました” という悩みを持ってる方は特にこの傾向にある。

前日に仕事を振って、朝のミーティングで確認して、夕方の引き継ぎでこのセリフが出る場合は、昼食の際に “あれ、どうなった？” と聞けばそうはならないし、細かく部下の動きを見てれば忘れているかどうか気付くはず。

どのタイミングで報告が欲しいのか一度考えてみて欲しい。
そのタイミングで報告が無いのであれば、そのタイミングで聞けば良いだけの事だ。

部下の能力に左右されない。

自分が居ない時間帯に任せているのであれば、そもそもどうしてそのタイミングでその業務をする様に指示を出したのか？
自分が楽をする為？
そうであればそれだけの能力がその部下にあるのか？
無いのであれば、それを補うのが上司の仕事だと割り切って欲しい。

そうすれば部下の能力に左右されない。

戦国の時代、その者が死ぬと分かっていてもその指示を出すのが軍師の責務だ。
それで生き残る為には死なない能力が必要になってくる。

そうやって軍は強くなる。
部下の能力を理解して指示を出す事が求められる。
そして、その能力には報告能力も求められる。
報告の能力が低いのであれば、指示の内容と進捗を、その部下と同じ目線で把握しておく必要があり、確認作業を増やすしか無い。
今日出来ない事が明日出来るのだったら良いが、そうでは無いので把握と管理の能力を磨く必要があるのだ。

一番悪いサイクル（無意味なサイクル）は
仕事を指示する▶︎

あいつはいつもどうせ忘れていると思う▶︎

結局忘れていた▶︎

どうしていつもいつも忘れるのかと指導する▶︎

そのサイクルが続く▶︎

部下は怒られて報告出来なくなる▶︎

どうして報告しない？と指導する▶︎

ここで部下に勘違いが生じる

報告していないから指導をされているから、報告を改めれば良いのだが、仕事が出来てないから怒られていると錯覚して、どうにか仕事を上手くやろうとする。

そうなると次の負の循環に陥る
指示された業務の内容を自分で理解する▶︎

やってみる▶︎

ミスが生じた際にそれを上手く隠そうとする▶︎

ミスがない様に確認を何度もやる様になる▶︎

結果仕事が遅くなる▶︎

仕事は一つでは無いので、他の指示された業務が出来なくなる▶︎

報告をまとめる時間が取れない▶︎

報告しなくなる▶︎

そして、なぜ報告しないのかと指導される。

あえて指導と書いてはいるが、結局の所怒り過ぎなのだ。
納得出来ずに怒られるから仕事が楽しくなくなり、嫌になり辞めて行く。

今すぐ出来ない事が、人が出来る様になる事は難しい。

特に移動が多い法人ではそんな事をやってる暇が有れば営業面にエネルギーを注がなければならない。

当然指導も必要だが、ある程度で部下の能力は把握出来るだろう。
その上で出来ない事をいつまでも指導するよりも、店舗として機能性を重視した方が確実に利益は上がり稼働も上がる。

報告が下手な部下でもSNSには強いかもしれない。

接客が苦手な部下でも、備品の管理は完璧かもしれない。

何をやらせてもミスが多い部下でも、本当はメンタルをケアして上げれば、誰よりも優秀かもしれない。

管理者なのであれば何が必要なのか、どうすれば良いのか最適化を目指して欲しい。

もしかしたら、その人には辞めて貰った方が会社としてプラスとなるという考えもあるだろう。

それも人件費という観点からは当然ありえる。

報連相が出来ない部下がいる場合
どのアプローチを行うかは、店舗と部下と自身の業務を一度見直して、相手に寄り添う形で検討すれば3日もあれば解決出来ると私は考えてる。

具体的な症例に関して
悩んでいる状況があればいつでもDMで相談頂ければと思います。
約20年間の実績があります。
約500人の部下の指導実績があるので、参考程度にはなると思います。

もちろん無償で受けます。

社員もアルバイトもお客様も
みんなが明日も行きたいと思える職場になれば幸いです。