202_教員の働き方を効率化する5つのポイント

こんにちは、シンパクト和です。教員の皆さん、こんなことを感じたことはありませんか？

・学校は営利企業と異なるためか、業務の効率化に取り組んでいない。
・組織として、年を経るごとに業務改善が進んでいく仕組みがない。

これらの課題を解決するために、以下のポイントを考察してみましょう。これは学校以外の職場でも当てはまることかもしれません。

１．業務マニュアル
現状：業務マニュアルがあったりなかったりし、探しにくい。
提案：業務マニュアルはTeamsのOneNoteに残すことを検討しましょう。

「暗黙知」を「形式知」に変える仕組みにしましょう。

２．タスク管理表（業務の見える化）
現状：年度初めの分担表だけでは粒度が荒すぎて自分の担当分で年間に行う業務がわからない。
提案：精度の高いタスク管理表を作成する。それとともに
「タスク管理表のタスク項目」、「業務フォルダ内フォルダ」、「OneNoteの業務マニュアル」の名称を同一にしましょう。

この１年間で自分は何をすべきなのか、事前に把握できるようにしましょう。

３．データの貯め方のフォーマット
業務フォルダの名称ルールとフォルダ・ファイル名の付け方を統一しましょう。「01_～」の形式か、「240422_～」の形式のどちらかを業務内容に応じて使用し、時系列で保存しましょう。
Excelデータの作成方法も共有し、分析できるデータの形で残す仕組みを整えましょう。

必要なデータを探す時間をなくしましょう。
データ形式でEXCELデータをためてピボットテーブル等などのEXCELの機能で見方を変えた分析をできるようにしましょう。

４．会議の考え方を職員で共有

５．Noteで公開できるものは、Noteで公開

印刷して配布する無駄を極力なくし、生徒が見たいデータの場所を確保しましょう。HPとNoteどちらが向いているかも検討しましょう。

昔先輩に言われました。「分掌のデータがごちゃごちゃしている。しかし割り当てられた先生は能力が高いので、その分かりづらいデータを見ながら、今年の実施案を作っている。」
 
この言葉は今でも公立高校学校の現状を表しています。ある意味、思考停止で仕事をしていることを示唆しています。

「その業務、時間のムダがあるのでは？」「ただ作業するのでなく、効率があがる仕組みは？」という論点を持つことが大切だと思います。
 
「今活用できる技術を積極的に活用し仕事を変えていく」、「仕組みを工夫することで業務が効率化する」
を意識して、少しずつ職場を変えていきたいです。

人生の限りある時間を大切に。シンパクト和でした。