59．社会人1年目が学ぶこと③

職業問わず、業界を問わず、
15年後にも役立つ普遍的なスキル
社会人1年目で学ぶ基礎的なレベルから
理解できるようになる

そんなことが学べる1冊に出会ったことはありますか？

みなさん、こんにちは！セミの鳴き声を聞くだけで汗が出てきてしまうShogoです！

今日は前回の記事の続きの第3章について書いていきたいと思います。

3章　コンサル流デスクワーク術

・文書作成の基本、議事録書きをマスターする
・最強パワーポイント資料作成術
・エクセル。パワーポイントは作成スピードが勝負
・最終成果物から逆算して作業プランを作る
・コンサル流検索式読書術
・仕事の速さを2倍速3倍速にする重点思考
・プロジェクト管理ツール、課題管理表

7つの観点からデスクワーク術が書かれている。デスクワーク術とあるだけあって見出しは少し堅苦しいですが気負いせずに読んでください！

今回も3つに絞って説明していく！

1．文書作成の基本、議事録書きをマスターする

文書作成のすべては議事録書きから始まると言っても過言ではない。新人はよく会議の議事録を任されることが多いので、しっかり読んでもらいたい。

そもそも議事録とは、発言の記録ではなく、後日の証拠となるよう、決定事項を簡潔に書くものである。

つまり、会議で決まったことを紙に証拠として残すのが議事録だ。

プラスα会議で決まらなかったこと、次までにやっておくべきことを書く必要がある。

＜議事録に必ず持ち込む項目＞

・日時
・場所
・参加者
・本日のアジェンダ

＜プラスα書くこと＞

・決まったこと
・決まらなかったこと
・確認が必要なこと
・次回に向けてのToDo

議事録は誰でも書くことができるからこそ、その人の能力が顕著に表れる。書く時のポイントとしては構造化して意見をまとめることである。

2．エクセル。パワーポイントは作成スピードが勝負

資料作成にかける時間を短縮することによって、考える時間を持つことができる。

ツールの操作スピードを上げることが
生産性の向上に直結

では、スピードアップするためには
どうすればよいのか？

それはショートカットキーを使うことだ！エクセル、パワーポイントの操作スピードを上げるには徹底してショートカットキーを覚えるしかない。

＜エクセルの場合＞

・セルの結合を使わない
・関数を覚える ex SUM、AVERAGE、VLOOKUP、IFなど
・早めに「ピポットテーブル」をマスターする

＜パワーポイントの場合＞

・図は使いまわしできる形態で描く
・図形コピーするには、シフトコントロールキーを押しながらよこにずらす
・図形の高さを揃える機能を覚える

少しずつ覚えては、実践していくことによって体に染みついていく。早いうちからショートカットキーを覚えれば、今後の作業する時間がみるみる減っていく。

新卒の学生はほとんど能力では差がないからこそ、作業スピードを上げて差別化してほしい

3．最終成果物から逆算して作業プランを作る

アウトプットドリブンという言葉を聞いたことがあるだろうか？

これは、仕事を始める時点で、すでに最終成果物、最終アウトプットの骨組みを作るというものである。そして、アウトプットから逆算して作業を進めていく。

骨組みを作っていくからこそ中身がまだないため、これを空パックという。

空パックのメリットは5つある。

①最終成果物がイメージできる
→ゴールや目的、何を作るのかがはっきりする
②そのために必要な作業を洗い出すことができる
→成果物から逆算して、何をしなくてはいけないかリストアップできる
③ワークプランができる
④それぞれの作業を切り出して、複数人に同時に依頼することができる
⑤うっかりがない

この思考法は行き詰った時に方向転換として使ってみるのもよい。

しかし、これは高度なテクニックなので練習が必要不可欠だ。どんなことでも最終アウトプットから逆算して考える癖をつけておく

4．まとめ

今日は、コンサルのデスクワーク術にて書いた。自分はまだ社会人として働いたことがないので、使える部分は少なかったが、大学の課題でもパワーポイントやエクセルを使うことがあるのでショートカットキーを覚えていきたい。

コンサルの仕事をする人は頭が良いというイメージがほとんどの人は持っていると思う。

しかし、彼らも私たちと同じ人間である。同じ時間を過ごしている。いかに効率よく作業を進めていくことができるのかを学んでいけばきっと私たちにもできるだろう。

このシリーズは明日で最後になります！

明日はプロフェッショナル・ビジネスマインドについて書いていきます。

本日も最後まで読んでくださりありがとうございました！

今日の格言

身近な当たり前の存在になっている人こそ自分にとってかけがえのない人