改正電子帳簿保存法について勉強したので、アウトプットしてみた
改正電子帳簿保存法について軽く勉強したので、アウトプットします。何か間違っているところがあれば、コメント等でご指摘いただけますと幸いです。
※本記事は、素人がアウトプット用に書いた記事です。正確な情報を確認したい場合は、弁護士や公認会計士に相談しましょう。ざっくりと電子帳簿保存法について理解したいのであれば、Udemyの下記講座を受講することをおススメします。
電子帳簿保存法ってそもそも何？
電子帳簿保存法の第1条に趣旨が書いています。とりあえず読んでみましょう。
【第1条】
この法律は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法（昭和四十年法律第三十三号）、法人税法（昭和四十年法律第三十四号）その他の国税に関する法律の特例を定めるものとする。
「はぁ…！！何か書いとんねん！（#^ω^）」となりそうなので、分かりやすく説明します。
この法律は、法人税と所得税に関わる帳簿書類（※帳簿書類が何かは後述します）の保存を紙ではなく、電子データで対応しても良いですよーというものです。対象は個人事業主を含む全事業者です。電子データだと改竄のリスクが高いという理由から、電子データでの保存に関してはかなり高いハードルが課されています。2021年の改正では、電子データの保存の一部（電子取引）が義務化されたことに伴い、ニュースにもなっていました。
帳簿書類って何？
帳簿書類は、帳簿と書類に分けることができます。帳簿とは、仕訳帳や総勘定元帳などのように取引の内容を1つのデータにまとめたものになります。卑近な例を出しますと、家計簿の企業版だと思っていただくと良いでしょう。
書類とは、契約書・領収書などのように取引に際して作成・受領したものを指します。もっとも、賃借対照表や損益計算書なども「書類」に含まれるみたいなので、要注意です。詳細は、国税庁の「No. 5930 帳簿書類等の保存期間」をご覧ください。
帳簿書類って何で保存する必要があるん？
法人税や所得税は、基本的に企業が自主申告する必要があるからです。万が一、自主申告した内容に誤りがある場合、国税庁に一取引のデータも含めた帳簿書類（例：領収書など）を提示する必要があります。そのような自体に備えて、帳簿書類を提示する必要があります。先ほどの国税庁のサイトによりますと、7年間も保存する必要があるみたいです。
帳簿書類の保存方法ってどんなのがあるの？
電子帳簿保存法では、大きく分けて3種類あります。①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引の3つです。このうち、①が帳簿に関する話であり、②と③が書類に関する話であると考えると分かりやすいでしょう。順に説明していきます。
①電子帳簿等保存
帳簿（一定期間のお金の出入りをまとめた書類）をExcelや会計ソフトなどで扱えるよーという話です。皆さんも家計簿を付ける際には、Excelやスマホアプリを利用するんじゃないでしょうか？あれをイメージして頂くと分かりやすいと思います。（本稿では触れませんが、これが認められるにはいろんな要件をクリアする必要があります。）
②スキャナ保存
取引の証拠となる領収書が紙で出された場合の話です。紙の領収書を7年間も保存するのは、かなり面倒くさいし、火災などで紛失するリスクが高いですよね…。そこで、紙でもらった取引データもスキャナで保存して、PDFして良いですよーという感じになっています。（こちらも本稿では触れませんが、要件のハードルは結構厳しいです。）
③電子取引
取引の証拠となる領収書などの書類がPDFで送られてきた場合の話です。わざわざ取引先がPDFで送ってくれた書類を印刷して7年間も保存するのって面倒ですし、かえって改竄のリスクが増しそうですよね。
というわけで2021年の法律改正の結果、電子取引は電子データでの保管が義務になりました。この電子取引についても保存に関するルールが結構厳しいので、個人事業主や企業の方々はちゃんと把握して運用する必要があります。
電子取引の詳細を教えて！
それでは、以上の3つのうち、全事業者にとって対応必須といえる「電子取引」の詳細を見ていきましょう。
電子取引って何？
まずは、電子取引の定義や守備範囲を明らかにしていきます。国税庁によると、電子取引とは、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」ものを指します。具体例として以下の7点が示されています。
【電子取引の具体例】
①電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
②インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷(いわゆるハードコピー)を利用
③電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
④クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
⑤特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
⑥ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
⑦請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領
かなり守備範囲が広いですね…。例えば、従業員に交通費を支払う会社であれば、④の交通系ICカードによる支払データが該当します。B to C間でのクレジットカード決済やPayPayなどのQRコード決済も該当します。
これを見たらお分かりの通り、改正電子帳簿保存法への対応はほぼ全ての事業者に必須と言えます。電子取引の守備範囲が明確になったところで、次に電子取引の保存に関する要件（保存に関する具体的なルール）を確認してみましょう。
電子取引の保存ってどうやれば良いの？
電子取引の保存に関する要件は、真実性と可視性の2つが挙げられます。順に見ていきましょう。
①真実性
簡単に言えば、データの内容が改竄されないようなシステムにしてくださいねーという話です（まぁ、取り扱うデータが納税申告にも関わるものだから、自明ですよね！）。この真実性の要件を充たす基準として以下の4つが挙げられます。この4つのうちのどれか1つを充たしていたらOKです。
真実性の要件（どれか1つでも充たしていたらOK）
①タイムスタンプが付与されたデータを受け取る。
②受け取ったデータにタイムスタンプを付与する。
③データの受け取り・保存を、訂正・削除の履歴が残るシステムや、そもそも訂正・削除ができないシステムで行う。
④不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定を制定し、遵守する。
①と②で登場する「タイムスタンプ」とは、電子データの存在と改竄がされていないことを証明する技術です。そのタイムスタンプが取引先相手か自社のどちらかで利用していたらOKだという話です。ただし、導入にあたってものすごいコストがかかります。
③は、「タイムスタンプ」以外にも、データ内容の改竄ができないシステムだったら、それも使って良いよーという話です。（ですが、多くの事業者は、そんなものを開発するノウハウは無いでしょうし、外部委託するにも結構お金がかかると思います。）
一方で④は、社内で事務処理規定を定めて、それを従業員に守ってもらうだけなので、かなり低コストで導入することができます。ちなみに事務処理規定のひな型は、国税庁のこちらのサイトにあります。
②可視性
取引内容をコンピュータの中で扱うのは良いとして、その内容を人間が見れないとなっては意味が無いですよね！なので、可視性（ちゃんと人の目で確認できること）が要件に組み入れられています。
可読性の要件（基本的に全部充たす必要があります）
①モニター・操作説明書等の備え付け
②検索要件の充足
①は、ちゃんと内容を確認できるように、モニターと操作説明書を用意しろよー！という話です。（まぁ、当たり前ですよね…苦笑）②の検索要件は、原則として以下の要件を全て充たす必要があります。
検索要件（全て充たす必要があります）
・取引等の「日付・金額・相手方」で検索できる
・「日付・金額」について範囲を指定して検索できる
・「日付・金額・相手方」を組み合わせて検索できる
この要件を充たすには、電子データ保存用のシステムを別途用意する必要があるので、非常にコストがかかります。そこで、以下のような例外が認められています。
例外①：規則的なファイル名を付す方法
「日付_金額_取引先_備考」などのように。ファイル名をコンピュータ上に保存する方法も例外的に認められています。例えば、「20230214_110000_バレンタイン商事_請求書」であれば、2023年2月14日に11万円分の請求書がバレンタイン商事から来たのだとすぐに分かります。
例外②：表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
下記写真のように、日付・金額・取引先・備考が備わっている場合も、検索要件を充たしているという扱いになります。
例外③：売上高が1,000万円以下の事業者
売上高が1,000円以下の事業者の場合、検索要件を具備が不要になります。その代わりに、税務職員から領収書などの元データのダウンロードを求めた場合は、それに応じる必要があります。
最後に
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