クラウド環境下でのファイル配布考ーGoogleサイトで作るグループウェア(115)ー
🙇🏻いつも、Googleサイトで作るグループウェアを見ていただき、ありがとうございます！
この記事を読んで欲しい方
企業DXや校務DXの進め方に悩んでいる方
クラウドアプリの導入に悩んでいる方
自分だけのGoogleサイトを作ってみたい方
①クラウド環境下でのファイル配布
これは、クラウド化されていない環境から、クラウド化された環境に入ってきた人のたとえ話です。（会社や学校内での話として聞いて下さい。クラウドはGoogleワークスペースです。）
まず、この人は、書類を配布をしようとすると、必ずといっていいほど、ワードやPDF等の書類をメールに添付して配布しようとします。
これは、メールに書類を添付して相手に送るという、デスクトップ的なやり方の典型です。
クラウド環境では、基本的に【クラウドに保存した書類のURLリンク】を、メールかチャットに書き込みます。ファイルの本体は添付しません。（クラウドドライブからの添付もURLリンクが張り付くだけです）
そもそも、クラウドというネット上の1か所にすべての書類が保存されている訳ですから、その【書類の場所を相手に教えればすむ】わけです。わざわざ書類の本体を添付して動かす必要はないのです。
ただし、配布前に配布する書類の共有設定を行う必要があります。（お作法としては書類の共有設定は、基本的に自分以外は閲覧者に設定します。）
もし、配布された書類に、受け取った側が書き込みたい場合には、自分用にコピーを作成してもらい、それに書き込んでもらいます。
さて、この２つの方法の何が違うのでしょうか？なぜ後者が良いのでしょうか？
②４つのメリット
まず、【書類の添付という行為が問題の起点】となります。
ご存知のように、同一のクラウド環境下で書類を保存しているのであれば、そもそも書類の本体を添付する必要がありません。
共有設定をきちんとして、URLリンクを相手に渡すだけです。
これには、４つのメリットがあります。
１つ目は、ネット上での容量の大きな書類のやり取りが無くなることです。これによりネットワークの混雑が極端に減ります。
なぜなら書類の容量よりURLリンクのほうがデータ量は格段に少ないからです。大容量のファイルのやり取りなら、なおさらです。
よくメールに大きな書類を添付して、相手が存在せずエラーが出たり、メールの保存容量が一杯で送信できないことがありますが、URLリンクを送るだけであれば、エラーが出ることはありません。
２つ目は、配布された書類が他に漏れるリスクが減ることです。
URLリンクのみ配布されるため、書類を見るだけの人は書類の本体はコピーされません。本体がコピーされなければ、それだけ情報漏洩のリスクが下がります。
クラウド環境の書類の共有設定では、URLリンクを送った後でもコピーや印刷をできなくすることも可能なのですが、書類の本体を添付で送ってしまうと、送った後で作成側が管理することは不可能です。
３つ目は、もし一度配布した書類を更新した場合でも、おなじURLリンクを開けてもらえば、更新された後の書類がすぐに見れます。
なんども修正した書類を添付し直したりする必要はないのです。更新しましたという連絡だけで済みます。
４つ目は、書類が添付されないため、受け取り側には書類の保存が不要で、受け取り側のクラウドの保存容量の増加や保存書類の管理の手間がなくなります。
③デメリット
デメリットは、外部とのやり取りでは、相変わらず書類の添付とメールでのやり取りになることで、内部と外部では頭の切り替えが必要なことと、クラウドでの書類の共有設定を学ばなければならないことです。
でも、会社内や学校内での情報のセキュリティーって大事ですよね？経営者や校長の皆さん！
④おわりに
いかがでしたでしょうか？このように、ファイルの配布１つ取ってみても、クラウド環境の使い方への理解が必要だと感じています。
書類を配って終わりではなく、これってクラウド環境では最適なのかな？、情報漏洩だいじょうぶかな？、受け取り側にいかに負担をかけないかな？という視点が必要になるのです。
そして、クラウド環境下でスムーズにシームレスに業務ができるよう、会社内や学校内でのルールを作り、新たな学びを受け入れることが大切だと思います。
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