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サブスク管理de自動化作成

モーリー

これは「Lark Advent Calendar 2023」の21日目の記事です。
https://adventar.org/calendars/9351

前回はりえこ専務＠心を運ぶヒューマニティ経営さんの
地方中小企業のIT革新（道半ば）
という記事です！https://note.com/rieko0510/n/ne9f828fadb1b

Larkを自社に導入するまでの道のりについて書いていただいてました！
チーム利用でこそ真価を発揮するLarkなので、こう言った記事をみて1人でも多くLarkの利用検討される方が増えるといいですね！

簡単な自己紹介

DXの導入支援事業をおこなっております、モーリーと申します！

普段はNotionのコンサルティングや
LINE構築代行などを行っておりまして、
実はLarkのオフィシャルパートナーであったりもします！

（Larkの導入を導入されている方は是非ご相談ください！）
無料相談窓口はこちらのLINEから！

実はこの無料相談フォームもLarkで作られております。
すごく便利な自動化が裏で動いているのですが、そちらの解説はまた別の機会に、、、


Baseとは・・・？

LarkのBaseというツールは、

ただのデータベースのようにデータを管理するではなく、
なんと自動化(オートメーション)が自分で作れちゃうんです！

この自動化機能に沼り始めた方が続出している中で、

本日はこんな自動化おすすめだよ！という応用が効くような自動化について解説していきます！！

🙋{そもそも自動化ってどんなことができるの？！)

ありがとうございます。

ジャン！

自動化機能の設定画面

こんな感じの発動条件で、

こんな感じの操作を行うことができます！！

これがとっても便利でですね、、、、

チャットにレコードの情報を引用したメッセージを送ったり、

レコード内の情報を変更したり、

カレンダーの予定を作成したりできます！

さらには名刺や請求書から情報を抽出したり、API経由での操作を行うことも可能です。(これはちょっと上級者向けですが、、)

これを駆使するといろんなことが１アクション、いや、完全自動化できてしまうんですね、、、、！ もし定期的に確認が必要なら、良きタイミングでメッセージを送るように自動化を組んでおけば、基本的にもう手放しで運用ができるということになります！！

そんな夢のような自作ツールが簡単に作れてしまうなんて、

Lark,素敵すぎます！！

ということで早速サブスク管理でどのように自動化を活用したのか、

自動化部分をお見せしていきます！

サブスク一覧ギャラリービュー
支払日のカレンダービュー
サブスク管理テーブル
決済記録テーブル

このサブスク管理システムで実現できること

  • 更新日をフルオートで自動更新していってくれる

  • 更新日の度に毎月の支出を自動で記録してくれる

  • 金額が変動する支出(光熱費のようなイメージ)についても管理可能

  • ステータスを解約済みにするだけで解約日を自動で記録


更新日を最初に入力するだけで、

更新単位(月、年)のフィールドに応じて、次回更新日を自動更新していき、

月単位、年単位の自動更新時に決済履歴テーブルに新しく支払いレコードを登録します。

用意しているフィールドについて

下記のようなフィールドを用意しました。

各フィールドに補足も記載します。

  • 備考

  • 固定/変動

    • 毎月固定の金額かどうか

  • 月間/年間

    • 契約プランは月額か年間か

  • 金額

    • ここの金額を決済履歴に落とし込みます。

  • 契約状態

    • 現在も契約中かどうか？

  • 支払口座

  • 前)支払口座

  • クレカ支払い付け替え

  • AMEX登録日

  • 契約開始日

  • 次回更新日

    • 自動化を使ってここのフィールドを変更処理します。

  • 次回更新<関数>

    • 関数で「あと○日で更新」と表示しています。

  • 月額<関数>

    • 月間契約は月額を、年間契約の場合はここに1ヶ月分の金額を計算します。

  • 支払い月<関数>

    • 次回更新日が何月かを数字形式でとってきます。

  • 更新後日時<関数>

    • 更新期間によって次回更新日を計算します。

  • サービス解約日

    • 契約状態を解約済みに変更した日時を自動で記録します。

  • 添付ファイル

  • 次回請求額(毎月変動の場合)

このシートに搭載されている自動化について


契約日の自動更新＆決済記録

契約日の自動更新

更新日になると自動で[月額/年額]を参照して、

更新日を次回更新日に変更します。（次回更新日は関数で[契約期間：月間/年間]を元に1ヶ月後、または1年後を算出しています。）

同時に下記の決済記録のフローも行います。

決済記録

更新日になると自動で

決済履歴シートに

決済情報が記録されます。

サービスの解約処理について

サービスの契約状態を解約済みに変更すると

次回更新日→空白

サービス解約日→自動で解約日を入力

されます。

金額が変動する支出(光熱費のようなイメージ)について

電話代なども実は一緒に管理ができます！

というのも、 更新日の5日間位になったタイミングでLarkメッセージを送信する自動化を仕込んでおります。

受信したら開くメッセージから１クリックで直接ベースの編集画面へ飛ぶことができるので、

ストレスなく、[通知→編集]が簡単に行えます。

そして次回請求額(毎月変動費の場合)というフィールドに今月の請求額を入れると、金額フィールドにも自動転記してくれる仕組みになっております。

これがスマホからでも出来るのが最高ですよねぇ、、、

以上サブスク管理テンプレートの解説でした！

自動で毎月の支出を記録していってくれるので、家計簿などと連結してもかなり便利に使えそうですね！！

もし良ければ様々なDX・自動化事例についての発信をしておりますので、 フォロー、友だち追加をしてお得な情報をGETしてください！

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明日はしろさんの
「Larkを導入している素敵な企業にインタビューしてみた」
です！どんなお話が飛び出すのか、楽しみですね！

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