メールの基礎知識－ビジネスマナー
メールの基礎知識
(ビジネスメールの基礎知識)
文章に人柄が表れると言われています通り、
ビジネスメールの文面でも同じです。
メールを使った挨拶では、正しい宛名の書き方
と敬語の知識が求められます。
メールに「姿勢」と「心」の表れる
メール(≒ﾒｯｾｰｼﾞ)の受送信
※以下は、主にビジネスメールが対象
一般的に全く見ず知らずの人や
記憶のない人、思い当らない人
からのメールは開封せず破棄
する場合が殆んどです。
セキュリティ上でも特に意識して
気を付けなければなりません。
現在、国政を司る政治家の
※シビリアンコントロールや
(※=「文民統制」 政治が軍事
をコントロールする制度。)
政治家のコンプライアンス意識や
モラル・マナー不足などのキッカケ
で問題になっている公文書、或いは
メールや保管文書で何かと話題になり、
隠蔽されていたことが公になり、
明らかにされたにされて来たことでも
解る通りパワハラとも取れる発言、
或いは自分自身の身勝手な判断や
保身(忖度)など日本の社会は国政を
担い司る人達の中には、国民から
の信頼を欠く言動がありました。
こう言ったことは今の社会環境の
不備を表している現象ではないか？
とも思われます。
日本に古から伝わる礼儀作法の
「儀」(=リアル－具体的な礼法)、
日本人の心ともいえる「義」の
精神(=ﾊﾞｰﾁｬﾙ－抽象的な意味)の
自覚認識が薄れ因ると考えられます。
メールを使う上でこの
「儀と義」それぞれの意味を意識し、
そのマナーやルールも心得ておき、
日常生活に生かすと良いでしょう。
独りひとりが多くの人に支えられ
生きていられる社会人の礼儀として、
如何なる間柄であってもスルーや
｢Ｋ・Ｓ=既読スルー｣は極力避ける
ことが後々のためにも賢明でしょう。
不要な要件や案件に対してはキチンと
お断りするメールを入れることです。
相手に対し、ビジネス感覚として
相手を心ある人と捉えてスルーは
出来る限りしないほうが賢明です。
また、
相手の好意が読み取れる場合は、
受取った事実は伝える必要があります。
ビジネスや一般対人関係上での
メールの『受理』を表す
「戴く・受領・確認」「拝受・拝見」
の文言の語彙を知り理解して、
夫々を適切に使い分けましょう。
親しい人、大切な取引先や大切な人
年長者や教えを受ける相手などと言う
一般的なメールは客観性のある文章
と安心感を重んじた内容、レスポンス
は社会生活上で必要とされる信用、
信頼関係構築に必要不可欠です。
会話もメールにもキャッチボール
が必要であり、主観だけの一方通行
では生かされず役立ちません。
そこに相手への心の位置が現れます。
⦿大切な取引先や大切な人からのメール
貴方は、受取り確認(受理)のメールで、
受け取りを表すどんな文章を使いますか❓
これには、
「受け取りました」
「頂戴しました・戴きました」
「受領しました」
「拝受しました」
「拝見しました」
と様々な表現があります。
以下、メールを｢受け取る｣表現例です。
⦿シンプルなやり取りの場合
★「確かに受け取りました。」で充分。
★「メールを確かに戴きました。」
⦿何度もメールをやり取りする関係
堅苦しくならない表現の
｢受け取りました｣や｢戴きました｣。
初めてのメールにも使えます。
「戴く」は「貰う」の謙譲語
（遜った言葉）
「受領(受理)」は｢重要なものを受け取る｣
という意味があります。
☆「受領しました」をより丁寧に
表現した言葉が｢拝受しました｣。
確認したことを強調する場合は
｢拝見しました｣を使います。
▶「メールを拝受しました」
重要な取引先や目上の人に使う。
(注)
「拝」には、既に謙譲の意味がある為、
シンプルに「拝受しました」と表現。
二重敬語になるので
「拝受致しました」とは表現しない。
▶「メールを拝見しました」
「内容を確認した」ことを重んじた
「拝見しました」と言う表現。
普段の何気ないメールやメッセージの
やりとりでもこのような相手を承認、
認知＝認める活動の文言である
『受け取り』を表す言葉の
記載を忘れずに使うことです。
誰もが人として平等である
と言うことを確りと自覚認識
して取組むことが大切です。
特に、
立場が上の人ほど意識しましょう。
【宛名】
通常のビジョンメールの場合、
宛名は氏名の後に｢様｣を付けますが、
会社宛の場合や部署宛の場合は、
文の最後に御中を付けます。
また、役職や肩書きのある人に
手紙を出す時の宛名書きは、
「役職名 〇〇様」と書きます。
実例を挙げて説明しますと、
「様」は、
相手を問わず敬語として使用し、
「殿」は、
目下の人への宛名の後に付けます。
相手によっては失礼だと誤解して
受け取られることもあります。
お客様や取引先宛のメールの場合、
宛名に｢○○殿｣は用いません。
会社宛の場合やビジネスでの宛名の書き方
※宛名の書き方サンプル
Ａ.会社宛
◇先方の会社名の下に｢御中｣をつけます。
◇本来は、株式会社は(株)と省略せず、
下記のように株式会社が正式です。
「〇〇〇株式会社 御中」
Ｂ.担当≒所属部署宛
（部、課、係、担当者宛）
先方の部署名の下に「御中」をつけます
◇社名の下に部署名を書かずに、
社名のみを書いた後、
改行して部署名を書いても良い。
◇社名と部署名の両方に御中を
付けることは誤りです。
例－(正)
〇〇株式会社 営業部御中
例－(誤)
〇〇株式会社御中 営業部御中
▶肩書き・役職のある相手宛の場合
イ)先ずは会社名、部署名を書きます。
会社名と部署名は一行に収まらない
場合は改行しても構いません。
必要に応じて改行して下さい。
ロ)次に行を変えて、
役職→氏名→様の順に書きます。
先生、社長、
はそれだけで肩書きとなります。
例－(正) 社長 〇〇〇様
例－(誤) 〇〇〇 社長様
ハ)先生の場合は、「○○先生」と書きます。
教授、準教授などの場合は、肩書きを先に書きます。
例－(正)☆☆☆ 先生
例－(正)教授 ☆☆☆様
例－(誤) ☆☆☆ 先生様
ニ)担当者宛
先ず、会社名、部署名を書きます。
次に行を変え氏名→様の順に書く。
会社名と部署名は、
一行に収まらない場合には、
キリの良いところで改行する。
会社名＋御中と氏名＋様を重複し
使用しないようにすることです。
例－(正) 営業部 ○○○様
例－(誤) 営業部御中 ○○○様
例－(誤) ○○株式会社御中 ○○○様
✉メールで使われる敬語
１.敬語の基本用法
イ)相手や相手の会社、
相手の所有物、
相手の考えや行動は、
☘尊敬語を用いる。
ロ)自分や自社、自分の
所有物、自分の考えや行動は、
＜謙譲語＞を用いる。
ハ)基本的に丁寧語で文章を作る。
２.自分が所属する所と相手が所属する所の表現法。
・相手や相手の所有物を敬う
表現の時は、「貴・御」などを
つける場合が多く、自分や自分
の所有物を遜って使う表現の時は、
「小・拙・・弊」などの語を付けます。
※以下の◇印は、元になる言葉
→は、敬語に変換した例
◇相手先(あなた)の会社
→貴社・御社
◇(自分or自分達)うちの会社
→弊社・当社
◇言う
→申す・お伝え
◇来る
→(今風・スッキリ)おこしになる、
お見えになる、おいでになる
→(より敬いたい人に使う)
お越しいただく、いらっしゃる、
来給う
◇訪れる、訪問する
→伺う
◇会う
→お目にかかる、お会いする
◇もらう
→頂く
◇見る
→ご覧になる
→拝見する
◇聞く
→拝聴する
→伺う
◇問う、尋ねる
→伺う
◇欲しい
→頂きたい。頂戴したい。
◇あなたの会社を訪問したい
→貴社・御社に、伺いたい
(貴社・御社に、お伺いしたい)
◇うちの会社の〇〇が、
あなたに会いたいと言っている
→弊社(当社)の〇〇が、
貴殿にお目に掛かりたい
と申しております。
→弊社の〇〇が、あなたに
お会いしたいと申しております。
◇〇〇さんはいつ来ますか？
→〇〇さんは、
何時お越しになりますか？
→〇〇さんは、
いつお見えになりますか？
◇〇〇さんは、
いつこちらにおいでしょうか？
→〇〇さんは、
いつお越しになりますか？
◇返事をもらえますか？
orお返事を頂けますでしょうか？
→お返事を頂けますか？
お返事を頂戴出来ますか？
◇会いたいのですがorお会いしたいのですが
→お目にかかりたいのですが
◇資料を見てくれましたか？
資料をご覧頂けましたでしょうか？
→資料をご覧頂けましたか？
→資料を御覧下さいましたか？
◇×××してくれる
→×××をして頂ける、
×××をして下さる
◇あなたの会社の資料を読んだ、見た
→拝読する。貴社の資料を
拝見しました。拝読しました。
◇あなたの意見を聞いた
→伺った。拝聴しました。
→話を聞きたい
意見を尋ねたい
◇お話を聞きたい
→ご意見を伺いたい。
お話をお聞かせ下さい。
◇見積りが欲しい
→見積を頂きたい。
お見積を頂戴したい。
◇時間が欲しい
→お時間を頂きたい。
お時間を頂戴したい。
お時間をお作り頂きたい。
参考) 報連相
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