広報DXはじめの一歩。kintoneと出会うまで 【kintoneではじめた広報業務改善の記録 vol.00】
こんにちは！ デジタルとアナログの間で楽しく仕事をしていたい、加藤葉子です。先日、退職届を提出。あと1か月でkintoneとともに広報戦略を離れることが決定しました。今日から少しづつkintoneではじめた広報業務改善の記録を残していきたいと思います。
＊kintoneではじめた広報業務改善の記録＊
2022年夏、ひょんなことから広報戦略を担当することになりました。 1年後、全社に導入されたkintoneがひとり広報ととても相性が良いことがわかり、kintoneで広報業務の業務改善をはじめることにしました。2024年3月末で退職するまでの約8ヶ月の記録を綴ります。
さて、記念すべき最初の記事には、kintoneと出会う以前のことを書いておこうと思います。kintoneがなかったときから広報業務改善ははじまっていたからです。この頃は、Teamsでタスク管理と業務連絡、Canvaで各種ドキュメントを作成していました。このときに意識的にやっていたことがあるので、3つのポイントに絞って以下に記します。
1.タスクボードを作り社内公開する。
TeamsのPlannerというアプリを使ってタスクボードを作りました。ボードは、カンバンやスクラムを参考に5つ「待機中」「準備完了」「進行中」「完了」「中止」作成、途中で1つ「ルーティン」追加しました。これは、実施していく過程で各ボードには割り当てしづらいタスクがあることに気づいたためです。また、Plannerの仕様ではタスクに期限を設定したり関係者がステータスを移動させることが可能ですが、あえて週1のミーティングで全員の合意を得てステータスを移動させる方法を取りました（これについては2.で解説します）。こうして作成したタスクボードは、業務のブラックボックス化を防ぐために社内公開することにしましたが、タスクを見ただけでは得るものは少なく、実際に閲覧者はほとんどいなかったように思います。ただ、公開するという姿勢はとても大事だと思いました。
2.週1回×30分の関係者ミーティングをやる。
週1回オンラインで、管理職や作業担当者を集めて最低30分のミーティングを行いました。メンバーに急用が入ったときは欠席にせず、全員が集まれる時間帯を選んでリスケ。必ず週1回は話し合いの場を持てるように努めました。このミーティングで最初に行っていたのが、タスクボードの確認です。関係者間では常時Teamsでやり取りをしていたため、ミーティング時点までのタスクのほとんどは確認が済んでいました。ではなぜ、時間を作ってまで再確認をしたのか？ 例えば「SNSで●件投稿し●件のインプレッションを獲得した」という報告は文書で十分ですが、緊急性が低ければ読み飛ばされ記憶に留める人はまずいないでしょう。それだけ平常時の広報業務というのは単純作業の繰り返しで、他業務に忙殺されやすい立場にあります。分かりきったことでもあえて声に出すことで、地道な作業の積み重ねである広報業務について関係者の理解を得やすくなりました。
3.決まったことはビジュアル化する。
関係者間で決定した事柄は、細かいことでもCanvaでドキュメントを作成して公開しました。オンラインドキュメントが増えてくると、文章のみの議事録では誰かの記憶に残ることは期待できません。それを補ってくれるのがCanvaです。インパクトのある視覚要素を用いて、なるべく1ページに収まるようにしました。このとき大切なのは、作成に時間をかけないこと。文章で伝えようとすると、書くことが得意な人でも一度は読み返して考える作業は避けられません。間接部門である広報は、無理無駄を軽減し効率的かつ効果的な動きが求められます。また、このドキュメントの目的はいかに相手の記憶に残せるか。Canvaの利点を最大限に活かして簡潔な言葉とビジュアルで直感的に伝えるよう努めました。以下のドキュメントは、初期の頃に広報戦略の目的を話し合ったときに作成したものになります。
補足1
kintoneではじめた広報業務改善については、所属先の公式noteでも記しています。実際に作成したアプリのことに触れていますので、ご興味ある方はぜひ！
補足2
加藤葉子の「広報のシゴト」についての自己紹介はこちらです。