見出し画像

人を巻き込まなければ業務は可視化されたとは言わない【kintoneではじめた広報業務改善の記録 vol.01】

葉子｜プロジェクトがコミュニティになれば仕事はもっと面白くなる♪

こんにちは！　デジタルとアナログの間で楽しく仕事をしていたい、加藤葉子です。退職によってkintoneとともに担当していた広報戦略を離れることになったため、kintoneではじめた広報業務改善の記録を残しています。

＊kintoneではじめた広報業務改善の記録＊
2022年夏、ひょんなことから広報戦略を担当することになりました。 1年後、全社に導入されたkintoneがひとり広報ととても相性が良いことがわかり、kintoneで広報業務の業務改善をはじめることにしました。2024年3月末で退職するまでの約8ヶ月の記録を綴ります。

2024年4月

さて前回、広報業務のブラックボックス化を防ぐためにTeamsのPlannerで作ったタスクボードを社内公開した、という話をしました（↓）。

このタスクボードはkintone導入後も公開し続けていましたが、ほとんど誰も見ていない様子だったのでしばらくして公開どころか、使用するのもやめました。今回は、kintoneを導入してから学んだ《人を巻き込まなければ業務は可視化されたとは言わない》という話をしたいと思います。


1.ツールの公開＝業務の可視化ではない。

kintoneと初めて出会ったとき、kintoneは社内コミュニケーションや業務の可視化にとって万能のツールのように聞かされていました。そんな万能ツールを使って広報業務で最初に作ったアプリが『広報カレンダー』です。このことを書いたかつての所属先のnoteには“アプリを開かない限り気づいてはもらえないためスペースのお知らせ欄でアナウンスさせることにした”と記しましたが、しばらくして、お知らせ欄に載せても気に留めてもらえないことが分かってきました。つまり、機能を使って公開させただけでは業務を可視化できたとは言えないということが分かったのです。

＊退職した所属先で担当した記事です（↓）。

2.メンションして、強引に巻き込んじゃう。

その後に作ったアプリが『社員のつぶやき』です。これについては件のnoteで“社員同士のコミュニケーションにも一役かっている”と記していますが、実は『広報カレンダー』での経験を踏まえて、レコードが追加されるたびに、コメントに一言添えて関係者にメンションすることで強引に巻き込むよう暗躍していました。kintoneが万能ツールになるためには、対面でのお節介な声がけのような地味な行為が欠かせないのかもしれません。

“おもに当社公式X（エックス）用の投稿ネタを集めるために作ったアプリが「社員のつぶやき」です。つぶやき投稿のときに社内限定公開の選択もできるので、社員同士のコミュニケーションにも一役かっています。”

3.「メールで通知」をお願いされたら、人を巻き込めていないことを疑おう。

kintoneに慣れるにつれて、広報業務に関するさまざまな作業やファイルをアプリでまとめるようになりました。その結果、最初は自分が使いやすいように作っていたアプリも、関係者から「こうしてほしい。」という要望を受けるようになります。そのなかでも、私の心をざわつかせたのが「レコードが追加されたりコメントが付いたら『通知』されるようにしてほしい」でした。非エンジニアにとって設定作業のハードルが高かったゆえ、2日に1回でもkintone画面を開いていれば気がつける程度の要望にストレスを感じるようになりました。その結果、冷静に考えて分かったことは、画面すら開いてもらえてなかったんだ…ということ。つまり、関係者をまったく巻き込めていなかったんだということでした。それ以来、『通知』を求められたら機能追加の前に人を巻き込めていないことを疑い、状況を確認するようになりました。

まとめ

以上が《人を巻き込まなければ業務は可視化されたとは言わない》というお話でした。先日、kintoneパートナーのギボンズさんから「新年度になると管理アプリがひとつ増える」というお話を聞きました。業務を管理し可視化させる試みとしてkintoneを導入する企業は多いと思いますが、アプリを作っただけでは可視化どころか業務を改善したことにはならないということですね。

ご報告　2024年4月から、広報DXとkintoneの経験を活かして、フリーランスとしてデジタルコミュニティマネジメントの仕事をはじめました。Xでぼちぼち呟いてまいります♪

補足1

kintoneではじめた広報業務改善については、所属先の公式noteでも記しています。実際に作成したアプリのことに触れていますので、ご興味ある方はぜひ！

補足2

加藤葉子の「広報のシゴト（過去）」についての自己紹介はこちらです。