打ち合わせ資料の作り方

後輩が打ち合わせ資料を作っていた

年次処理を終えて、来年度に向けて
お客さんと振り返りの打ち合わせを行うべく
後輩が資料を作っていた。

なんとすべてが
お願いだった。

• 〇〇の日程を延ばしてほしい

• ✕✕の締切を早めてほしい

• △△をまとめてほしい

私「えっ、これ、お客さんにメリットあるの？」
後輩「いや〜メリットなんてないっすね〜」
私「そもそも打合せの目的って何？」
後輩「要望をただ伝えるだけっす！」

いやいやいや、まてまてまて！
お願い（要望）を言うのはいいんだけど、
お客さんにメリットもなく
完全にうちだけ目線の要望なんて
通るわけ無いだろ！！

しかも伝えるだけって行く意味なくね？！
というわけで、打ち合わせ資料レビューの
前の打ち合わせを実施しました。

私的打合せ資料のポイント

• 打合せの目的を考えよう（書こう）

• 伝えたい内容は具体的に簡潔に

• できれば図か表を入れよう

打ち合わせの目的を考えよう

なんのために打ち合わせを実施するのか、
相手に共通認識を持ってもらうことが重要です。
打ち合わせの冒頭または事前に伝えておきたいですね。

伝えたい内容は具体的にかつ簡潔に

だらだら書いても伝わりません。
簡潔に、具体的に書きましょう。
文章書きなれていないと抽象的な表現をしがちです。
ふわっと書くのではなく、具体的な話をしましょう。

できれば図か表を

これはよく言われることだと思いますが
文章で伝わらなそうであれば、
図・表は効果的です。
ただ、あまり情報が分散しないように気を付けましょう。

以上、私が気を付けていることでした。
当たり前のことだけど、これ意識するだけで
ぐっとよくなるはず。