『仕事の引継ぎ』何を準備したらよいのか:前半

皆様本日もお疲れ様です。

入社時、引き継ぎをしてもらいました。
私が入る部署の先輩はその月で退社の予定になっていたからです。

仕事を引き継いでもらうというのは、どこか寂しい部分があると思いました。
せっかく同じ部署で出会ったのに、
これから一緒に仕事ができないと思うと、
出会ったばかりでも残念な気持ちになります。

引き継ぎは、口頭が基本で、その都度資料やフォーマットをいただくという形で進めていました。
他の仕事もたくさんある中で時間を作って引き継ぎを進めてくださりました。

現在は、ある程度の流れなど理解できて仕事も進められていますが、
今後また他の人に引き継ぎする時のことを考えるきっかけになりました。

「仕事の引継ぎをすることになったが何を準備したらよいのか」
「1か月間の引継ぎ期間があるが何をしたらいいの？」
など、引継ぎをすることになってから戸惑うことになるとおもいます。

引継ぎをする際には何をいつ引き継ぐのかというスケジュールが必要になります。
引継ぎをする側とされる側双方が予定を合わせながらすり合わせていく必要があります。

仕事の引継ぎができないと、後任者に不安を与えることになります。
「前任者がいなくなった後わからないことがあったらどうしよう」
という不安はつきもので、
特に前任者が退職してしまう場合にはその不安は大きくなります。

そのため、退職後も確認や見直しができるよう、
引継ぎ内容はデータや紙体で保管しておくことが大切だと思います。

仕事の引継ぎマニュアルは、できるだけ丁寧に、誰が見てもわかるように記載する必要があります。

「これは簡単だから教えなくてもできそう！」
と飛ばしてしまった情報が実は重要だったなどということはよくあることです。

そのため誰がが見てもわかるシンプルな言葉で、
分かりにくいと思われる部分は写真なども付けて丁寧に説明を入れると良いと思います。
 
そして、こういった資料作りは
本当の取引などの重要な仕事のための練習にもなりそうだと思います。