お役所のエクセル　公務員・自治体職員のためのExcelを用いた作表と集計の手引き　by エクセル係長

「データからイノベーションは生まれないけれど、現状把握は大事」 中間管理職/自治体・中…

お役所のエクセル　公務員・自治体職員のためのExcelを用いた作表と集計の手引き　by エクセル係長

「データからイノベーションは生まれないけれど、現状把握は大事」 中間管理職/自治体・中央省庁勤務経験者/中小企業診断士（自主取得）実務に即したノウハウや改善点を。難しい関数より、入力する人・見る人への気遣いと正確さ、わかりやすさ, 簡単さ。【まとめ】だけで分かれば理想。
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［3/25更新］お役所のエクセル　目次

noteはデータベース機能が弱いので、目次を作ってみました。 ＊全ての記事をリンクしているわけではないこと、ご了承ください。 ＊以下の記事が「絶対正しい」というつもりはありません。 あくまで経験的に「これが（今のところ）一番いいんじゃないの？」です。「もっといい方法あるよ」というものがありましたら、ぜひ、ご教示ください。 マガジン Excel御法度、または　やってはいけないエクセル　 ・マガジン（記事一覧） ・エクセル御法度、やってはいけない一覧 ・セル内で改行しては

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    • [Excel]数値を文字列にする計算式（Word差込印刷時にカンマを表示させる用）

      【まとめ】 数値をWordに差し込む際、３桁区切りの「 , 」（カンマ）を入れるには、 =TXET(数値セル,"#,###"） として、数値を文字列にしておく 【説明】 前記事「数値形式の日付を文字列にする計算式（Wordへの差込印刷用）」では、数値形式の日付をWordに差し込むと表示がおかしくなってしまうものの対処法をお示ししました。 Wordに差し込むと、数値のカンマが出てこない 表示が思うように出ないのは、数値(金額など）も同じです。 この表をWordに差し込み

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      • [Excel]数値形式の日付を文字列にする計算式（Wordへの差込印刷用）

        【まとめ】 ・数値形式の日付を文字列にする計算式 =TEXT(日付のセル,"ggge年m月d日") 　＊2024/4/1なら「令和6年4月1日」と表示される。 ・Wordで差込印刷する場合は、文字列に変換しておかないと、意図しないに表示になってしまう。 【説明】 エクセルでは、日付は数値として入力するのが基本です。 文字列として入力してはいけません。 それは無駄な作業です。 今日の日付なら　Ctrl + ; の一瞬で済むのに、R6/4/1　なんて入れていたら非効率です。 (

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        • [Excel]今月の日付けを素早く入れる方法

          【まとめ】 ①Ctrl ＋ ；　で今日の日付を入れ ②Backキーで今日の日付を消し、 ③入れたい日付を入力し、 ④Enter 【説明】 小ネタです（でも、意外と効率化かと。）。 今日の日付は、Ctrl + ； のショートカットを使えば一瞬で入力できます。 ただし今日以外の日付を入れる場合は多々あります（むしろ、それが大半）。 特に、同じ月の今日以外の日。昨日とか明日とか、来週とか月末日とか。 そんなとき、いちいち　月→ / or .(ピリオド）→ 日 と入れるのは結構

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        マガジン

        • 実際の自治体データで集計をしてみる
          15本
        • そのショートカットで、指、つりませんか？
          8本
        • Excelのコピーを極める
          4本
        • Excel御法度、または　やってはいけないエクセル
          9本
        • メールも会話もわかりやすさと丁寧さ（はみ出しマガジン）
          2本
        • 分かりやすさは伝わりやすさ
          1本

        記事

          noteを２か月間ほぼ放置していたら、アクセスが増えていた（雑記）

          転勤＆単身赴任の影響で、すっかり更新が滞ってしまっています。 不慣れな事務を担当することもあって残業も。 早くリズムを作って、またアップしていきたいところです。 ２か月ほど放置に近い状態でしたが、逆に、アクセス数は増えました。 あくまで私として、ですが。 以前は１日100件位（週計から逆算）だったのが、ここのところ1日300件位。 ただし、その割に「スキ」＆「フォロー」が増えないのは、note利用者以外の方が多いのかと思います。 noteは更新しないとアクセスが得られな

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          noteを２か月間ほぼ放置していたら、アクセスが増えていた（雑記）

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          [Excel]基本のキ　マウスを使わずセルを移動する①

          前回の更新から１か月以上も空いていしまいました。 春から転勤＆単身赴任となり、パソコンを打つ環境がなかなか整わずにおりました。 まだ本調子ではありませんが、ぼちぼち続けていきますので、お付き合いください。 少人数の「シマ」の係長となり、自分でも細かい事務もやるようになりました。 エクセルでの入力機会も増えましたので、これを機に、基本的なことをおさらいしたいと思っています。 まずは、セルの移動から。 セルの入力はキーボードでやるのが基本です。 【まとめ】セル移動の基本の

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          [Excel]基本のキ　マウスを使わずセルを移動する①

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          ［Excel］データ集計をどう行うか？ 実際の自治体データをもとに考える⑭ SUMIFS関数で出した数を検算する

          前の記事「実際の自治体データをもとに考える⑬ SUMIFS関数を使い回す(相対参照と絶対参照）」で、「営業の種類」の「旅館・ホテル」以外の「簡易宿舎」「下宿」についても「総客数」と「総定員」を、SUMIFS関数を使って出しました。 こんな感じです。グレーのところが、前回追加した集計です。 今回はグレーの部分、つまり、「簡易宿所」「下宿」の「総客室数」「総定員」が、ちゃんと計算されているかを検証（検算）してみます。 ファイルはこちら。 読んでるだけだと「わかった気」で終わっ

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          ［Excel］ショートカット 「画面の拡大（縮小）」Ctrl ＋ マウスホイール↑（↓）

          お役所のエクセル　基本のショートカットシリーズ 【まとめ】 画面の拡大　Ctrl ＋ マウスノホイール↑（向こう側に回す） 画面の縮小　Ctrl ＋ マウスノホイール↓（手前に回す） 【説明】 時々、眉間（みけん）に皺を寄せ、小さなディスプレイに吸い込まれそうなぐらいの前傾で画面を覗き込んでいるスタッフを見かけます。 何を見ているんだろう、と思うと、細か～いエクセル表・・・。 「拡大すれば？」というと「え？」という反応。 まさか拡大できるって知らないわけじゃ・・・、と思っ

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          [Excel]データ集計をどう行うか？ 実際の自治体データをもとに考える⑮ COUNTIFS関数で、数値が入っているデータだけの件数を数える。

          前の記事「実際の自治体データをもとに考える⑭ SUMIFS関数で出した数を検算する」で、データによっては「総客室数」と「総定員」に空欄があることが分かりました。 そのため、「総客室数」と「総定員」それぞれについて、集計元となるデータの数を出す必要があります。 空欄があるデータの数は集計分母から抜く、ということです。 前回は、その数値を入れる欄を作り、こんな感じになりました。 ファイルはこちらです。実際にファイルを弄りながらの方が理解が進むと思います。特に今回は、少しやや

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          [Excel]データ集計をどう行うか？ 実際の自治体データをもとに考える⑮ COUNTIFS関数で、数値が入っているデータだけの件数を数える。

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          ［Excel］表の縦横の項目を常に表示する　ウィンドウ枠の固定のショートカット　Alt → W → F → F

          【まとめ】 表の縦横の項目を常に表示するショートカット（ウィンドウ枠の固定） Alt → W （表示） → F（ウィンドウ枠の固定）→ F（ウィンドウ枠の固定） ＊解除も同じ 【説明】 実例でも使わせてもらっている茨城県の旅館業の許可データ。 茨城県ホームページ　「旅館業」　ページ下部の「７．旅館業法に基づく許可施設一覧」にある　旅館業法に基づく許可施設　 こういう大きな表は、下や横にスクロールしていくと項目が見えなくなってしまいます。 最初は、表頭（ヘッダー）の項

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          マウスはトラックボールに限る！

          マウスはトラックボールタイプに限る、というのが持論です。 しかも、親指でコロコロするタイプ。 好みがあるので、あくまで私の場合ですが。 私の入力環境。 マウスはこちら。ロジクールのもの。 手を載せるだけで、自然にフィット。 最近は、時短ばやりというか、「ショートカット至上主義」というか、「脱マウス」なんて言葉をよく聞きます。 確かに、キーボードから手を離さずに操作できるに越したことはありません。 私もノートパソコンの頃は、タッチパッド派で、マウスは使っていませんでし

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          コピーの必須ショートカット　値のみ貼り付けは、 Ctrl+Alt＋V→V より Alt→E→S→V がおすすめ？

          「Excelのコピーを極める」の記事一覧はこちら（まだ少ないですが） コピーの中でも「値のみ貼り付け」はよく使うかと思います。 普通のコピペ（Ctrl+C → Ctrl＋V or Enter)では計算式まで張り付いてしまうので、エラーになる場合があります。 計算式はコピーせず、結果の値だけをコピーするには、以下のショートカットを使います。 結果の値だけをコピーするショートカット Ctrl+Alt＋V→V または Alt→E→S→V 上の方が一般的でしょう。 （＋は同時

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          コピーの必須ショートカット　値のみ貼り付けは、 Ctrl+Alt＋V→V より Alt→E→S→V がおすすめ？

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          ［note］URLを張り付けると、Edgeならタイトルが入るのに、ChromeではURLしか張り付かない？（祝日雑記）

          Microsoft のブラウザーEdgeで、noteの公開済み記事のURLをコピーして、作成中のnote記事に貼り付けると、URLそのものではなく、リンク付きのタイトルが張り付きます。 例えば・・・「目次」のURLをコピーして・・・ そのまま、noteに張り付けると・・・ ［3/17更新］お役所のエクセル　目次｜お役所のエクセル　公務員・自治体職員のためのExcelを用いた作表と集計の手引き　by エクセル係長 (note.com) こんな感じで張り付きます。 流石にこ

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          ［note］URLを張り付けると、Edgeならタイトルが入るのに、ChromeではURLしか張り付かない？（祝日雑記）

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          ［Excel］エクセル御法度 REPT関数で棒グラフをつくってはいけない

          Instagramのリール（動画）で「REPT関数を使ってグラフを表示する」というものを、一時期、結構な回数見かけました（違うアカウント）。 中には「オブジェクトで棒グラフは作らない！　REPT関数を使う！」なんてものもありましたが、「オブジェクトで棒グラフを作る人なんていないよ」と思わず呟いてしまいました。 というわけで、インスタを真（ま）に受けないで、という意味も込めての記事です（インスタは、インパクト重視なので、それはそれでアリですし、役立つ情報も色々あります。）。

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          ［Excel］エクセル御法度 REPT関数で棒グラフをつくってはいけない

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          ［メール］「致します」より「いたします」と書く人の方が、仕事ができるのいか？

          すみません、今回もExcelではないのですが、気になって・・・。 前記事で「「返信不要」いうメールが失礼というのなら、こうすればいい」と書きましたが、やはり、元ネタはYahoo!ニュースの上に方にも（一瞬？）出てました。 元ネタがテレビだけに、他局が追随するかは微妙ですけど（最近のテレビはネット記事を追っかけて「話題になっている」とネタにしている気がします。節操ないというか。）。 その「不要不急」ネタの前に、見かけて気にかかっていたら、今日は上の方にも（一瞬）出ていたの

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          ［メール］「返信不要」いうメールが失礼というのなら、こうすればいい

          Yahoo!ニュースで、こんな記事を見かけました。 「メールで「返信不要です」失礼？賛否両論…“タイパ重視”若者は歓迎か「優しさかな」」 元は、テレビ朝日のニュース（リンク先はYouTube)です。 概要は 社会人の先輩のメールを見習った学生が、教授へのメールに「返信不要です」と書いたら、「返信するか否かは受け手が決めることなので失礼」との反応があり、これを巡って、賛否の声が上がっている、というもの。 本当に話題になっているの？ この記事を見て、まず思ったのは「こんな

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