台風10号にともなうオフラインイベントの対応について
現在非常に強い台風10号が日本列島を襲っています。
現在(木曜日)には九州にとどまり全国各地に甚大な影響が出ています。
また、木曜日の夜のこの段階で、
各種交通機関からの発表から、既に欠席のご連絡を頂戴しましたサークル様もおられます。
一応現時点(木曜日)での、
今週日曜日(9月1日)のオフラインイベント対応について書いていきたいと思います。
イベントが全面的に中止になる条件
まず、
イベント自体中止となり、サークル参加者および一般参加の方も会場にぜったいに行ってはならない時の条件を書きます。
＜⇩⇩イベントが開催中止になる条件⇩⇩＞
当日の朝の、都内…特に秋葉原を通る電車によって決めるものとします。
当日の朝(午前中)の時点で、
・山手線(やまのてせん)
・京浜東北線(けいひんとうほくせん)
・総武線(そうぶせん)
この３本の秋葉原を通る電車が
大雨や強風によって終日運転を見合わせ、まったく動いていない時は
お近くに住む参加者であっても、地下鉄・タクシーを使わない限り、物理的にも秋葉原には辿り着けません。
とても危険な状況であり、イベント開催自体を取りやめたいと思います。
一応主催者は様子を見るためにも、
朝早く当日の会場へ向かう予定でいますが、
中止の時は、イベントアカウントからも中止のアナウンスをいたしますので、よろしくお願いいたします。
→アナウンスが出たら、都内にお住まいのサークルの方々であっても、一般参加の方であっても会場に向かうのをやめてください。
中止にならなかった時
逆に山手線＆京浜東北線が、遅延や、本数を減らしてなんとか運行している時は、イベントは中止にせず、一応やっているという状態であるとします。
(これもアナウンスします)
安全を考慮し、遠方からお越しの方は決して無理をしないでください。
行きはよくても、終わったあと帰れない…
（新幹線に乗れたはいいけど、車内閉じ込め数時間…などなど）という状況も十分考えられます。
各種交通機関の情報から帰りの道を考慮しつつ、
ご自身の安全を最優先として、
欠席の場合は、何時でも構いませんので、
当日、主催者の方にダイレクトメッセージやリプライでご連絡ください。
払い戻しについて
荒天による欠席の場合、参加費の払い戻しを行います。
すでに欠席のご連絡をしたサークル様でも、
主催者の持ついずれかのアカウントへ、口座番号、お名前をダイレクトメールにてお送りください。後日振込みにて返金いたします。
よろしくお願いいたします。
当日のイベントがあった場合の会場変更について
今回一応会場側で、もし９月1日がダメだった場合、翌週の9月8日の日曜日も、もう一週だけ
会場を確保してくださることになりました。
その代わり、9月１日の会場自体が上の階へお引越しになります！！
３階の会議室ではなく、
同じ間取りの４階に変更になります！！！！！
当日お越しの方はご注意ください。
⇒４階に変更になる代わりに、
9月1日～８日にわたって、一週間、部屋を確保してもらえる形です。
３階の会場には「４階へ変更になりました」との案内板があるとのことです。
開始時刻と終了時刻
当日、会場でも電車の遅延等から開始時刻を遅らせる可能性が十分あります。
また、状況次第では早めに終わらせる場合もあります。ご了承ください。
企画についても、いくつか残して、いくつか取りやめる可能性もあります。
何卒ご了承ください。
搬入について
現在物流にも大幅な遅延の影響が出ています。
会場へ直接荷物の搬入を考えている方は、当日届かない恐れがあります。
また、会場が３階会議室から４階会議室へ変更になりました。
（もし、既に会場へ荷物を送ってしまった方は主催者までご連絡ください。）
また、会場へ搬入を手配されたい方はお手数ですが、
荷物の遅延を考慮した上で、場所の変更をお願いします。
予備日9月8日(日)について
9月８日は予備日として急遽確保しました。
事前に、全ての参加者に、台風のためもし翌週、9月８日に延期になった場合どうなるか？とアンケート取らせていただき、
ほとんどのサークル様は８日は予定が空いていない(１日限りのご参加)、
一般参加の方々からは仮に８日になっても、どちらでも大丈夫と回答された方が多くおられました。
会議室をもう１日借りる事となると、
確かに大きな出費ではあるのですが、今回のイベントを欠席する方で前々から大変楽しみにされている方の中には、８日だったら行ける、とおっしゃる方もおられ、
他にも、もともと他のイベントと日にちが被っていたために無理だと思っていたが、８日だったら今度は出てみたい！というサークル様もおられたので、
この際、どんなに人数が少なくとも、やりたい！という想いに呼応し、
8日も同じ場所でエクストライベントとして行おうと思っています。
そのかわり、開催時間は大幅に短縮し、11時開場の、正午スタート、
16時終了(退室)といたします。
なお、両日出なければならない訳ではなく、
あくまでも８日は日程が空いている方のみご出席いただくものになります。
また、１日に出られた方はどなたも無料でご参加いただけます。
元々８日は、Webイベント（黄昏刻に龍ぞ棲む５）の開催日でもあったので、今回は秋葉原の会議室から、リアルタイムでその場にいるメンバーと連携しながら、
何か一緒に新しい形をお送りしていく予定です！
（なお、現在オンラインイベントの方は参加者を募集いたしております。
ご興味ありましたらどうぞよろしくお願い致します！🙇）
Webイベントページ(ピクリエ※)⇩⇩
さいごに
話が先まで行ってしまいましたが、
１日の開催は当日になってみないとわかりません…。
今、まさにご準備されている方々もおられると思います。
皆様とお会いできることを祈りながら、
台風の情報は引き続き注視していきたいと思います。
また、現時点で甚大な被害に遭われている方々に心からお見舞い申し上げます。
ひとまず、現時点でこちらから提示できる情報を書き込ませていただきました。また何かありましたら書き込みを増やしていきます。
また、何かありましたら、ダイレクトメールの方へお寄せください。
当日まで、どうぞよろしくお願いいたします。
黄昏刻に龍ぞ棲む秋葉原編主催もぎ拝