仕事整理整頓術：緊急重要マトリクス
こんにちは。オクシンです。
今回は仕事の優先順位を整理するタスク管理フレームワークの紹介です。マトリクスに当てはめる事で日々の仕事を客観的に見る事ができるので効率よく仕事を進める事ができるようになるといわれています。
緊急重要マトリクスとは？
仕事を４つのカテゴリーに分けて考えます。
①【緊急】緊急：高 重要：高
自分が動かないと大きな損失発生する仕事を指します。
②【価値】緊急：低 重要：高
自分の成長・キャリアップに繋がる可能性のある業務です。
③【錯覚】緊急：高 重要：低
自分にとって価値を生まないが他社に迷惑が掛かりやらなければならない仕事です。
④【無駄】緊急：低 重要：低
本当はやらなくても良い仕事、もしくは仕事ではなく単なる無駄な時間です。
チェックポイント
・緊急度は放置すると短期で重大な損害、問題が起こるかで判断できているか
・重要度は長期的に会社の事業や自分自身に影響が出るかで判断できているか
・錯覚→無駄へと移動する場合がある為注意を払えているか
・価値に当たる仕事に時間とバランスが取れているか
スティーブン・R・コヴィー著書である「７つの習慣」。そこに記載されている時間管理に関する有名なフレームワークの一つです。ビジネスマンの皆さんは、一度は読んだり、聞いたことがある書籍だと思います。
考える際の注意点
まず前提条件として共通認識をする必要があります。人それぞれ価値観は様々なため重要度、緊急度には誤差が生まれてしまうと考えます。事例を挙げながら「この場合は重要、緊急」といったように実際に過去の事象などを全体で話し合うことで、判断レベルを合わせると日々のタスク優先順位を効率化出来るのではないでしょうか。
ここを怠った場合、それぞれが全く異なる考えのもと動くのでこのマトリックスがうまく活用出来ないと考えます。
①【緊急】緊急：高 重要：高
日々この業務に忙殺され１週間が終わり、１カ月が終わり、気がついたら１年が終わってるという方も多いのではないでしょうか。私自身も気を付けていますが、ここはメンバーに協力を仰いだり、協力する事で出来るだけタスクを減らすように工夫していきます。
②【価値】緊急：低 重要：高
ここが最も重要です。なぜなら、ここを考えることで①を劇的に改善できる可能性があるためです。どうすれば緊急度を下げられるか、メンバーへの負荷を軽減出来るかを考えられるのがここなのです。上司だけでなくチーム全員がここを考える事で緊急度のタスクを減らすことが出来て次のフェーズの仕事が出来るようになります。
③【錯覚】緊急：高 重要：低
自分軸で考えた時にあまり意味のない領域ですが、第三者にとって緊急度が高い場合になります。アナタが対応した場合、相手は喜ぶでしょう。ただアナタはタスクを完了させたという結果と相手から褒められるという２点を得る事が出来ます。顧客との信頼関係を構築する上では必要なものだと考えます。
④【無駄】緊急：低 重要：低
これは説明は割愛します。必要がありませんね。一息休憩する際などはここで良いでしょう。
①で楽することを考え、②をやることを意識
④は論外なので帰って次の日に備えましょう。③を出来るだけ減らす、無くすことを意識しましょう。最も簡単なものは会議だと考えています。日本中で日々無意味な会議が開催されています。非効率だと感じながら出てる会議はありませんか？上司だけが意味があると思っている会議はありませんか？
そのような会議の特徴はこちらなります。無くすのが難しい場合もあります。またはコミュニケーションの一環だという見方もありますのであくまでも特徴ということで理解ください。
事例：無駄な会議に関しての考え方
・開始時間に全員揃っていない
・事前資料に目が通されていない
・資料読み上げ
・終了条件が決まっていない
・議論になっていない
・無駄に長い
・忖度を含んだ意見交換
・スマホばかり見てる人がいる
・寝てる人がいる
・決定が行われない
・何も決まらずに終わる
資料の読み上げは、会議出席者全員の時間を奪ってしまうことになります。人数が多ければ多いほど失うものも大きいことを理解した方が良いでしょう。仮に５分のどうでもいい資料の読み上げを１０名で行った場合、会社全体が失った時間は「５０分」です。これを１０人で、、、と考えていくと凄まじい時間になります。この事実を理解した上で会議への参加していきましょう。
時間は有限です。ただ、全ての時間を効率的に使うことも難しいと考えています。できるだけメリハリをつけて仕事に臨む姿勢を忘れないようにしたいという話。
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参考：株式会社エムフロ シーン別フレームワークより
株式会社エムフロ：https://www.mfro.net/
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