信頼を得るためのチャットコミュニケーション　ー７つの心得ー

どうもｽｩﾊﾟｧもちねこｸﾘｴｲﾂﾄｩｱｰののなとです(・∀・)

世間のコロナ情勢は次第に落ち着きを見せつつある昨今ですが、リモートワークが続き顔を知らないメンバーとテキストベースでやりとりする環境に身を置いてる方も少なくないと思います。

UIデザイナーの業務内容はその大半が情報共有や認識のすり合わせといったコミュニケーションが主体なので、考えていることがちゃんと伝わらなければプロダクト開発に深刻な悪影響を及ぼします。入社早々リモートになったこともあり、チャットコミュニケーションの取り方にはかなり神経を使っていたので、誰かの参考になればいいなという気持ちでまとめてみようと思います。

僕が心がけていたのは下記の７点。詳細は下に書いていくので気になったところだけ読み進めていただければと思います。

１、即レスが基本。３分以内、できれば１分以内にレス
２、すぐ返せない時は「〜時までに」など期限を指定する
３、句読点のみの文章で構成しない。適宜絵文字を入れる
４、伝わりにくいものは画像or動画を添付
５、指示を明確に記載する
６、オンラインに移行するときはアジェンダをテキストで送っておく
７、「ありがとう」は多すぎるぐらいがちょうど良い

１、即レスが基本。３分以内、できれば１分以内にレス

自分宛にメンションが飛んできた時、飛ばして来た相手は何かしらの作業をしていることが多いと思います。つまり、自分が返信しないと相手は「今進めている作業」を一時中断する必要があるかもしれません。特に相手がエンジニアだった場合はUIについての確認が大半で、設計中か実装中であることが多いので飛んできたら速攻で返信します。

秒で回答が思い浮かばなければ「ちょっと待ってくださいね！」と今すぐ確認する旨を伝えます。相手の作業を止めないためにも自分宛のメンションにはすぐ反応する。見過ごしてさえいなければ基本的に１分以内で僕は返しています。世の中のあらゆるものが高速化する中でレスだけが遅くていい理由はどこにもないと思っている派。

２、すぐ返せない時は「〜時までに」など期限を指定する

メンションを飛ばしてきた相手にとって「今やっているタスクの完了予定が立てられない」ことはかなりストレスがかかることだと思います。なので、質問であれば「今日の夕方までには確認しますね！」や依頼であれば「いつまでに必要ですか？明日でもよければ明日中にやっておきます🙆‍♂️」と言った具合に投げたボールがいつ返ってくるかを相手が把握できるようなコミュニケーションを心がけています。

また期限に関してはできるだけ自分自身が意思決定してあげると会話におけるコミュニケーションコストが低く抑えられてよいのではないかと思います。特に何かしらのタスクを依頼された場合、相手は「これから依頼するタスクを処理するのにどのくらい時間がかかるか」を知っていることは稀です。例えば上述の

「いつまでに必要ですか？明日でもよければ明日中にやっておきます🙆‍♂️」  

という一文を例にあげると「いつまでに必要ですか？」としか言わなかった場合、相手は「逆にいつまでにできそうですか？」と返信してくることが大半です。このやりとりは相手側にすごく脳や精神的な負荷がかかるのではないかと考えています。この時相手は「できるだけ早く欲しいけど締め切りを直近にすると失礼だよな〜」ということを考えていると思うので、目安としての締め切りをこちらから提案することで相手側が余計な予測を立てなくて済むようにしています。

こんな感じに、期限を自分から言っておくと余計な調整手間も発生しないし相手も安心するのでオススメ。

３、句読点のみの文章で構成しない。適宜絵文字を入れる

Twitterのタイムラインなどでも議論されているところをちらほら見るのですが、文章が句読点とテキストだけで構成されていると怒っている感じがしてコミュニケーションが取りづらくなります。チャットこそ疑問が湧いたらすぐに聞けるような空気感を作っておかないと重要なことが確認できなかったり認識がずれたままプロジェクトが走るリスクが爆増してしまうのでプロダクトのクオリティが落ちかねません。かといってくだけすぎるのも問題で、はっちゃけすぎた文章だと「ふざけてるのか？」といらぬ反感を買うリスクが高まります。

以上の理由で僕は「！」「🙆‍♂️」「🙋‍♂️」を適宜織り交ぜることでいい具合にビジネスカジュアルな文章を書くようにしています。最近ではカジュアルコミュニケーションという言葉が出てきているようなので興味がある方はググっていただければ。

例えば上の画像の返信文を

すぐ入用ですか。
画像サイズの問題だと思うので
作ろうと思えばすぐできますが。

とすると、やりたくない様にも捕らえられかねないし少なくとも積極的に引き受けるニュアンスは持っていないように感じとれます。「。」か「🙆‍♂️」かの違いだけで大きく受け手の印象がかわるので、ちょっとした気遣いの積み重ねが信頼関係の構築に繋がっていると考えています。感情表現はスキルなので対面であろうがチャットであろうが意識・練習すれば表情が豊かになると思っている派。

４、伝わりにくいものは画像or動画を添付

これは半年ほど前にプライベートプロジェクトでエンジニアのRyoさんというエンジニアから教わったのですが「モックアップだけ見せられても前後関係がわからない」とのことだったのでそれ以来、UIの共有ではプロトタイプアニメーションを作成して動画共有をすることにしました。

また動画だけでなくテキストでもわかるようにUIの流れをざっくり説明しておきます。動画は再生時間がかかるのでそういう意味では「動画で全体把握、テキストで記憶想起してもらう」というような伝え方がいいのかなと思っていたりします。

画像も同様でUIの中のどこの話をしているのかはテキストだけでは伝わらないことも多いので、積極的にスクショをとってマーキングした画像を添付します。

エンジニアリングフェーズでPdM/UIフェーズでは詰め切れなかったところが出てくることもあるので、どこの話をしているかが可視化されているととってもありがたいと思います。

５、指示を明確に記載する**

これは主に相手がエンジニアだった場合ですが、UIの仕様について質問がきた時可能な限り明確に仕様についての指示を書くようにしています。  

UIの実装は工数との兼ね合いが常につきまとうのでAプランとBプランを出してできればよい方で、厳しければ折衷案でといった形で依頼を出します。大体テキストだけでは上手く伝わらないのでさくっとモックアップをつくって画像を添付します。

最上流仕様についてはPdMが判断すべきところもあるので、その場合はPdMをメンションで巻き込みつつUI的な観点での提案を出しておきます。よっぽど自分の認識が間違ってない限りは提案した形で進みます。最近はデザイナーとエンジニア間で仕様を決めてしまう事が多く間違っていたらPdMが入ってくるみたいな流れになっているのはここだけの話。

実装する上での詳細仕様についてはPdMよりもUIデザイナーの方が深くまで考えていることが多いのでその点も加味して、UIデザイナーで可能な限りコミュニケーションコストを巻き取ります。

６、オンラインに移行するときはアジェンダをテキストで送っておく

とはいえ、チャットだけでは仕様の認識統一が図れないシーンも多々起こるのが開発現場。ちょっとでも「これはテキストだと効率悪いな」と思った場合はオンラインに切り替えるようにしています。オンラインに移行した際、話が霧散しないよう事前に何を決めるのかのアジェンダを先に送ると良き。

リアルの会議でも似たような事が往々にして起きるんですがなんのために集まってるかが不明瞭だとあらぬ方向に会話が進んでいったりするので時間を無駄にしない予防線を張っておきます。

僕がエンジニアと仕様に関するMTGをする際は15分〜30分を目安にしています。それ以上かかる場合はそもそもデザイナーが持ち帰り検討し直すべきだと思っているのでエンジニアに余計な負担をかけないための心がけとも言えるかもしれません。MTGの時間も事前に共有しておくことでだらだら長引かないようにしておきます。

ちなみにこの時は20分ぐらいで終わりました。スマートな会議最高。

７、「ありがとう」は多すぎるぐらいがちょうど良い

どれだけ感情を伝えようとしても限界があるのがテキストコミュニケーションだと思います。なので、対面だと伝わる感謝の気持ちや表情はしっかりとテキストで示すべきかなと思っています。「ありがとう」は基本的にどういうシーンで何回言われても気持ちの良いものだと思うので積極的にばんばん使っていきましょう。

最後に

以上のことは僕が意識していることであって人に強制するようなことではないとも思っています。特にエンジニアはコーディングに集中していてメンションが飛んできたことにすら気づいていないことも多いので、仕事の仕方には人それぞれのペースがあることを念頭に置いておくとイライラしなくてよきかと思います。コミュニケーションの取り方も人によって適不適があるので上記のことはあくまでも参考に、ご自身にあったコミュニケーションの取り方を模索するのがよいのではないかと思います。長くなってしまいましたが最後までお読みいただきありがとうございます。では！