信頼される採用オペレーション担当者が使い分けている3つの意思決定「相談」「自己判断」「提案」

以前から採用オペレーションについての記事を書いてきました。採用がうまく行っていた時、そこには優れたオペレーションのプロがいました。そこで採用オペレーションのスキル習得に役立つ記事として参考にしていただき、明日からのお仕事を前向きに取り組んでいただければありがたいと思っています。

さて今回は、採用オペレーション担当者が日々使い分けている判断軸を取り上げていきます。

採用オペレーションのプロは、適時適格な判断ができる

採用オペレーション業務のひとつひとつは、決して難易度の高いものではありません。PC操作がひと通りできる・一般事務の経験がある・Officeの基礎レベルと業務系のWEBアプリの経験がある、これらが揃っていれば未経験でもキャッチアップしやすい業務です。

ただしオペレーションができれば採用が成功するというわけではありません。採用活動を成功に導くには、適時適格なオペレーションができることが求められます。優れたオペレーションのプロとはこのような能力を持つ人のことを指しております。具体的には適時適格な対応をするために、上司の指示を仰ぐこと・自分の判断で進めることが使い分けられる人です。

自分で決断しすぎてもいけないし、指示待ちばかりしてもいけない

ところで、指示を仰ぐという言葉を使ってきましたが、これはビジネスパーソンとして適切なのでしょうか？ビジネス書等を読むと「指示待ち人間になるな」とか「自ら考えて行動できる人になれ」なんて書かれているのを頻繁に見かけますよね」。

しかしこのような論調は正しく理解をする必要があります。指示を受けて対応すること自体が決して悪いことではありませんし、指示を受けずに進めると失敗することの方が多いのです。

採用業務だけに限った話ではありませんが、業務リーダーにはいろいろなタイプの人がいます。任せようとする人・自分で細かく決めたい人・・・、もう少し言うとその時の状況によっても異なるでしょう。リーダーが抱える業務や意思決定事項には、自分で決めるべきこと・任せてもよいことは常に混在しています。こういうことをきちんと区別して対応できるのがオペレーションのプロです。

だからといって指示を常に待っていたり仰いでばかりいると、イチイチ指示をしないと動けない人になってしまい、リーダーへの負担がかかってしまいます。忙しいリーダーの下でスムーズに仕事が進んでいく状況を作るためにも、上司の指示を仰ぐこと・自分の判断で進めることを使い分ける必要があります。次の項目にてその使い分け術について述べていきます。

使い分け術を磨くべき3つの判断軸

①相談：これどうすればよいですか？　（上席者の指示を仰ぐ）

相手に対応方針の指示を仰ぐ言い方です。
まだリーダーとの関係性ができていない時はこれを使うのが無難です。相手の、このような質問を重ねていく必要があります。そして、相手が任せてもいいこと。自分で決めたいことの線引きなどを決めていきます。

この時大切なのは、なぜこの対応方針にしたのか、理由を確認することです。理由を聞くことは自身の採用オペレーションスキルの向上につながります。また、会社のカルチャー・リーダーの考え・性格を理解するきっかけになります。そしてこのような確認を重ねることで、常に指示を受けなければ何も進まないという状況を少なくしていく必要があります。

②自己判断：この件は、このやり方で対応済です（自己判断で進める）

自分の判断で対応し、リーダーに報告をする言い方です。これは業務を理解し自分の判断で進めても大丈夫、という時にだけ使う方法です。細かい指示が必要な時や、先が見えないがとりあえず進めてみようとする時には、あまり使えない方法です。

しかし一緒に仕事をする期間を重ねながら、自己判断で進められる領域を少しずつ増やす努力は必要です。自己判断で進められる領域が広がれば仕事のスピードが上がりますし、リーダーの負担も少なくなります。それが採用業務全体のパフォーマンス向上につながっていくことになります。
そのためには、①の最後に記載したとおりのコミュニケーションを重ねていくことで、任せてもらえる領域を増やす必要があります。

③提案：この方法で進めてみてはいかがでしょうか？（相手に提案）

一番取り入れていくべきなのはこちらの提案です。周辺環境を理解し仕事を重ねていくにつれて、指示を受けるだけでなく自分も提案する方法を考えていきましょう。
中には提案を好まない人もいます。したがって、提案の頻度や言い方には注意を払います。ですができるだけ提案をしてその反応を聞くようにしましょう。そのようにすることで相手が何を考えているかがわかるようになり、相手の判断軸がわかるようになります。相手の判断軸を理解することで、提案の質が高まっていき歩調の合った提案ができるようになります。

使い分けの経験値をつけて、採用オペレーションを上手にできるようになろう

採用オペレーションが上手く行っている企業には、適時適格に対応できる採用担当者がいます。適時適格な対応をするために、上司の指示を仰ぐこと・自分の判断で進めることの分別をつける能力を持ち、その時の状況に合わせて最適な対応を行うことができます。そして適時適格に上司や関係者を巻き込み対応しています。

参考にしていただければ幸いです。ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

採用オペレーションが上手く行っている企業には、適時適格に対応できる採用担当者がいる。優れた採用担当者は発生した事象を踏まえ、①指示を受けるべきこと②自分で判断すべきこと③判断材料を提供し指示を仰ぐこと
を使い分けている。そして適時適格に上司や関係者を巻き込み対応している。

— のびー @ IT企業CHRO (@nobby_nyyr) October 22, 2023