Asanaの自動化で「めんどくさい」を解消
この記事はAsanaコミュニティ Advent Calendar 2023の投稿です。
最近はAsanaを中心にタスクの自動化をすることにハマってます。
自動化の意味と、Asanaのルール機能を中心に、設定した自動化の紹介をする内容です。
自動化で脳を効率的に働かせる
自動化することでタスク完了までの正確性とスピードが向上するメリットもありますが、そのメリットよりも自分の頭で覚える必要がなくなるので脳が疲れない。集中力を切らさずタスクを完了まですすめられることに価値があると思ってます。
あの作業ファイルはどこにあったっけ。あのタスクをするURLはどこにブックマークしてたっけ。マニュアルはあったっけ。などと探してる間に、チャットツールの通知やメールの未読が気になって、ちょっと見てみるつもりが気がつくと30分が経過してしまって元のタスクってなんだっけと。
これって人生で無駄な時間で、なんか疲れますよね。
人間の脳の回路は、一度に 2 つ以上のことができるようには配線されていないと言われてるように、複数タスク（マルチタスク）を実行しようとする弊害はいろいろ語られてます。
マルチタスクが可能であるというのは幻想です。1 つの作業からもう 1 つの作業へとすばやく切り替えることを繰り返しているだけであり、切り替えのたびに時間とエネルギーが余分に失われます。そのため、1 つの作業に集中するほうが、ほぼどんな場合でも確実に効率的なのです。1 つの作業に集中し、それが終わってから次へ移ることで、無駄な切り替えコストを払わずに済みます。
自動化することで、自分の勘と記憶に頼らずに作業できるだけでなく、脳を酷使せずに集中してタスクに取り組むことができるので自動化を使わない手はないです。仕事が物理的にも精神的にも楽になる気がしてハマってます。
めんどくさいを解消した自動化の仕組みを紹介
2023年に作成したAsanaを中心とした自動化の仕組みの紹介です。Asanaのルール機能を中心にAsana以外のクラウドツールとも連携して自動化させてます。
1.追加作業が発生した場合にカスタムフィールドを変更してコメントでリンク先を呼び出す
目的
たまに使う作業ファイル、別システムのリンクを覚えるのがめんどくさい。すぐ次の作業に移りたい。
設定方法
①カスタムフィールドに「追加作業」という項目を設定する
②追加作業の設定をトリガーに必要なリンクをコメントするようにルールを設定する
効果
次の作業のリンク先を探しにいくというめんどくさいを解消できます。
運用のコツ
カスタムフィールドに何を設定したかは覚える必要がありますが、使ってると覚えられます。
Googleのサービスはこれで必要なものを呼び出せます。
sheet.newで新規のGoogleSpreadsheet
doc.newで新規のGoogleDocument
cal.newで新規のGoogleCalendar
その他に設定しているものは、社内の別ワークフローシステムのURLや作業用ファイルがあるフォルダのリンクや、miroのボードを呼び出せるようにしてます。
2.集約プロジェクトを作り、別のプロジェクトにやってくるタスクを1プロジェクトで見ることで対応漏れ、設定変更漏れを防ぐ
目的
別部門からの各種依頼を10個くらいのプロジェクトと10個ぐらいのフォームぐらいに増えてくると、タスクの初期対応者の設定を忘れて担当者の休暇中に、タスクの遅延に気づけなかったり、気づくためにいろんなプロジェクトを見ることがめんどくさい。
設定方法
①集約プロジェクトを新規作成する
②Asanaのルールを使ってプロジェクトに追加された時をトリガーにアクションは①でつくった集約プロジェクトに追加する に設定する
③確認者は①の集約プロジェクトを確認するタスクをデイリーで設定する
効果
集約プロジェクトを見るだけで対応漏れ、設定変更漏れに気づけます。
運用のコツ
未対応をためすぎない。依頼が来たらすぐ終わらせないと集約プロジェクトにタスクが溢れて見る気がなくなります。
設定漏れを恐れない。漏れたらすぐ気づいて修正すればいいです。
3.期限超過したら「進捗共有をお願いします」とコメントが出てAsanaが勝手に聞いてくれる
目的
タスクが遅延してる時に「担当者にどうなってますか」って聞くのってめんどくさすぎてやりたくない。
設定方法
Asanaのルールでタスクの期限が過ぎたら「@PM名 進捗共有お願いします！」とルール設定するのみ
効果
進捗確認するというめんどくさい業務をAsanaが確実にやることで、言ったり言わなかったりする管理者より確実にAsanaは言ってくるので、Asanaに言われる前に確実にタスクを終わらせたくなる。
運用のコツ
タスク期日自体を遅く設定するようになると本末転倒。プロジェクトメンバーになんのための設定なのかと、進捗共有する目的に関して共通認識を築き続ける。
4.他部門からフォームで連絡をもらうが必要なタスクがコメントで吐き出される
目的
毎月のルーティン業務プロジェクトのタスクで、Asanaを使ってない他部署からフォームで完了連絡をもらうタスクを20個ぐらい作っていたら、毎月のプロジェクトのタスクとフォームから生成されるタスクの2つが生成されて2つのタスクを処理するのがめんどくさい。
設定方法
①フォームからタスクが作成された時にコメントで毎月のルーティン業務プロジェクトのタスクのリンクをコメントするようにルール設定する
②毎月のルーティン業務に、①のリンク先を毎月更新するタスクを作る
効果
フォームからの通知→フォームタスクの確認して完了→月次ルーティン業務の確認して完了 と毎月のルーティン業務の型が形成されて、タスクの完了忘れがなくなりすっきり。タスクのコメントのリンクはタスクが完了すると完了マーク✓が表示されるのも視認性がよくて好きです。
運用のコツ
フォームだけのタスクにすればいいじゃないかというのは、フォームを送る人の漏れに気づけなくなるので、毎月のルーティン業務プロジェクトに自分のタスクを入れて自分側でコントロールしやすくしてます。
5.Salesforceから必要なメール通知をGmailで自動転送してAsanaにタスクを作成することでSalesforceの承認作業もAsanaのタスクに集約する
目的
Salesforceからの承認依頼がメールかSalesforceの画面で確認するタスクがAsanaに集約されてなくて、内容の相談になるとAsanaに転記しないといけないのが本当にめんどくさい。
設定方法
①Gmailの自動転送設定の確認（制限があれば社内で確認）
②Asanaのプロジェクトを作成してメールからタスクを作るメールアドレスを取得する
③Gmailの必要なメールをプロジェクトに転送する設定をする
効果
Asanaにめんどくさいと思いながら転記することがなくなる
運用のコツ
Salesforceの承認依頼の種別に応じてプロジェクトを作って転送設定することで、承認依頼の種別に応じた作業者のアサインもAsanaで集約できて楽です。またZapierを使えば、メール通知設定なくともレコード更新に応じた確認タスクをAsanaに自動で作成できます。
6.Googleカレンダーに登録されたらZapierでAsanaのタスクにすることでマイタスクで統合してスケジュール把握できるようにする
目的
Asanaのマイタスクを見たりスケジューラーを見たり頭を切り替えたくない。
設定方法
①Zapierに登録する
②ZapierでGoogleCalendarの新規登録をトリガーにしてスケジュールタイトルをAsanaのタスク名に設定し、開始時間をタスクの期日にする。
③毎週の会議などGoogleCalendar側で繰り返し設定されたスケジュールはAsanaでタスクの繰り返し設定する。
効果
マイタスクをみるだけで会議スケジュールと自分のタスクが一覧化されてすっきりする
タスクが会議メモ用タスクにも使える
運用のコツ
スケジュールの日程が更新された場合にZapierで更新かけにいくことができない（たぶん）のでスケジュール変更を起こさない日常を過ごす。
週1の定例会議を繰り返し設定してると、祝日になるとずらさないといけないので、意味のない定例会議は早急になくす。
Zapierは100件まで無料で使えるので気軽に試せます。
まだまだ作った自動化（AsanaフォームからGoogleDriveに自動格納、）はあるので別の機会にどこかで発散します。
めんどくさがりだからこそ各種の自動化に取り組むことができたと思います。その自動化もノーコードで実現できるので、めんどくさがり屋の時代が来てると思ってます。
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