会社の資産管理はどのようにされていますか？
年度が替わり2024年度になって1か月弱が経ちますが、日々新たな事が多く毎日慌ただしく過ごしています。
先日メジャーリーグ、ドジャースの大谷翔平選手が、自分の銀行口座が他人にアクセスされ知らぬ間に勝手に送金されたと言うニュースがありました。
方法は明らかになっていませんが、本人が知らないうちに銀行口座から自分の財産が引き出されてしまうということが起きました。
一般的には、個人の方は自分の資産は自分で管理していると思います。
では、会社の資産はどのように誰が管理しているか考えた事はあるでしょうか？主に経理担当者が管理しているのではないでしょうか。
昨年、県内企業で従業員・役員が不正に預金を引き出し、億単位ものお金を私的に流用したとして業務上横領の罪で起訴された、というニュースがいくつもありました。ご存じの方も多いと思います。
不正や横領が起こる要因
大きくは2点あります。
当事者の意識の問題
不正や横領が起こりやすい環境の問題
の2点です。
当事者の意識の問題
経営者側が、ウチは関係ない、ウチは大丈夫と思っている事
担当者側で、不正や横領をしたのではなく、いまは少しの間借りているだけ、と言った自分に都合の良い解釈を行う事
があげられます。
不正や横領が起こりやすい環境
担当が自分一人で他人のチェックが入らない事
会社の資産が小さくて高価、すぐに移動できる等の物理的に容易に動かせる事
があげられます。
不正や横領の防止策
上記問題に対しての防止策として、弊社では日頃から不正や横領の事例を共有しています。お客様への注意喚起も促しています。
また、直近では弊社も確定申告業務が終わり、お客様から申告報酬をお支払い頂きますが、その際には現金回収を極力行わず、振込、口座引落にしてもらっています。未収の管理を第三者の目が入るようにするためです。
このようにして不正が起こらない環境を意識して構築しています。
成迫会計で行っている不正防止のその他の取り組み
担当者を定期的に変更する
→3年から5年程度で監査担当者を引継ぎをする一人に業務・権限を集中させない
→担当者だけでなく、上司や前担当者がお客様の事を気にかけている
日頃から従業員お互いがコミュニケーションを取り、会社はお金周りの業務を一人に任せず、他にも例えば従業員が高価なものを身につけるようになったり、遊興が多くなったりと違和感を覚えた時に、たとえ小さなことでも、なぜその事象が起きたのかを確認・検証するなどが実は大切なヒントになっています。
会社は理念や行いたい事業を継続していくために存在していますので、そのためには資産が必要です。
その大事な資産を誰がどう守って、発展成長していくために、内部のチェック機能や管理方法を今一度見直してみるのはいかがでしょうか。
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執筆担当
財務コンサルティング事業部 柳本雄斗