【備忘録】オンリーイベントを開催したときの話

2019年にオンリーイベントを開催したときの備忘録です。
覚えてる限りで書き出していきます。
思い出しながらなので順序はぐちゃぐちゃかもしれません…読みにくくてすみません。

この時はプチオンリーではなく、会場をお借りしたオンリーイベントになります。

告知するために準備したこと

①イベント用HPの作成

wixさんで、日程や場所など虫食いだらけのHPを作成しました。
入力フォームも作成しておいて、会場等が決まり次第、名前・住所・参加者数など聞きたいことをそこから送信していただきました。
又、サークル参加費や注意事項もまとめてここから発信出来たので使いやすかったです。

②Twitter告知アカウントの作成

告知用のアカウントを作成し、HPがあることを
発信しました。
ざっくり開催月を発信しつつ、サークル参加者数を把握する為にアンケート機能を使用しました。
その他にもサークル参加者の情報を拡散するなどに使用しました。

日程と会場決め

会場の規模と、借りられる日程との兼ね合いもあり、Twitterでのアンケート機能を使用した参加者数を参考にしました。
マイナージャンルでイベントそのものがほとんど無く、大体の方が「絶対行きます！」と仰ってくださったのでこの辺りはとても助かりました。
その節はありがとうございました。

会場の候補が決まると、問い合わせて見積もりを出していただき、サークル参加費の金額を確定しました。

・会場予約

サークル参加費が少しずつ集金されてきた頃に確定予約したかと思います。サークル参加費が割高にならないように足りない分は自己負担しました。
なのでサークル参加費を当てにして主催するのはあまりおすすめしません。

サークル参加締め切り後の動き

・サークルカットを配布し描いていただきました。
・告知ポスターイラストを有志の方に描いていただきました。

同時進行で用意したもの

・サークル参加者チケットの作成
・サークル参加者に郵送する為の封筒や印刷シール
・パンフレット作成(表紙裏表紙・目次・サークルカット・サークル配置図・注意事項等)の編集。パンフレットはサークルチケットと一緒に郵送しました。
・イベント当日に壁に貼る案内表示作成(飲食OK撮影NG、コスプレ更衣室案内等)
・ポスター印刷
・BGMリスト作成
・お金(当日一般参加者の会計用)
・再入場者への扱い(再入場証の用意等)
・スタッフジャンパー(個人的に用意したかっただけです…！)
・開場閉場用マイク台本

おわりに

…と、こんな感じだったと思います。
また思い出したら追加していきます。

オンリーイベントの主催は正直大変ですが、その分、仕事のことよりイベント準備のことしか覚えてないくらいめちゃくちゃ楽しいです。
又、イベントを作る側の気持ちを知る良い機会にもなりますし、これだけの人が自分と同じようにこのジャンルを好きな人が居るんだなと噛み締められる、とても素敵な時間にもなります。

たくさんのコンテンツがある中で、同じものを好きで、同じ時間を過ごせるのはイベントの醍醐味ですので、この記事を読んでやってみたいと少しでも思ってくださったのであれば、ぜひ挑戦してみてください。応援しています。