督促メール文の作り方

　以前に自分が貰った催促メールでのやりとり、とても優しい方法がいくつかあって参考にしたことがあったので、それをもとに書いてみます。
　棚上げ記事だなこれは、と思いつつ。笑

メールの返信を催促、の前に

　せっかく頑張って文章を作ってメールを送ったのに返信がない時に、前提として持つべきことが一つあります。
　送ったメールは、届いているのか/いないのか。届いていたとして読まれているのか/いないのか。
　そして、返信が自分側へ届いているのか/いないのか。

　考えられるケース分け。

①　届いていない（物理）
②　届いてはいる、＋未読の状態
③　届いている、＋既読ではある、が、返信に至っていない

④　届いて＋返信した、が、返信メールが自分へ届いていない

　①は、それまでやり取りをしたことがあればまずないです。初めての時には意外とある、弾かれるとか。②、③は、よくあることです。④も、あり得ないわけではない。

対処を考える

　返信がない場合、メールは届いていたけれど未読で置いてあった、返信を忘れていた・分かっていたけれどズルズル時間を消費して今に至る、というケースがわりと多いと思います。

　そこについて、メールを再送する側から、フォローを入れます。
　例えば、「キャリアメールは弾かれる仕様で届かない」「迷惑メールフォルダに入っていて気づかなかった」等、実際にあり得る事故（ケース①②）を心配して、というかたちの文章（後述のサンプルを参照）。
　これが②③を前提とした、大人の喧嘩の仕方、＜逃げ道を作ってあげる方法＞のひとつなんだと思います。

　実際には、返信できないほど忙しいだとか、返信できないほど体調が悪いだとか、色々と目に見えない事情が相手先に存在することもあります。なので、一方的に連絡をし一方的に返信を求めるのは、時に相手の負担になり、また事情を知らない以上何とも言えないけれど失礼に当たることだってあり得る、と心構えをしておくとよいでしょう。

　関連して。
　急ぎでの返信を催促する場合、諸事情を配慮してお願い事をするべきであるりますし、文章中に一方的に「至急」と書くのはまじ厳禁です。
　社会人的には、至急という一単語はとても重大で、「何を差し置いても最優先にせよ」という、命令並みに強い言葉になることがあります。
　なので、相手先にはその一言のあるだけで心象最悪、大変に気を悪くされること間違いなしですから、どれだけ急いでいたとしてもその一単語を使わない方がいいでしょう。気持ち的には使いたくても。笑
　その場合は、自分の側の理由を説明して、
「こちらの都合で申し訳ありませんが、何卒ご理解頂きたくお願い申し上げます」
とお願いするのがよいと思います。
（個人的に、そこまで無茶苦茶に急ぎなら、手っ取り早く電話、と思います、確実ですからねｗ）

（また、これは数少ないとは思いますが、知らないうちに信頼関係を損ねてしまっていて返信等を意図的にされないことだってありえますから、自分が思っている関係が相手先とイコールであるという思い込みは、最初に捨てる方がいいです、とにかく丁寧にお願い事をするのが道を開くコツ）

④については、もはやごめんなさいとしか言いようがないことになるはずなので、そこも線引きをして、自衛しておくのが吉。

文面のサンプル

　事情がどうであっても、これを全てクリアし、「この内容についてご返信下さい」と伝えたい。そんな時の優しい文章が、たとえば。

<冒頭挨拶文など>　

（いつくらい＝あえてぼかしておく）頃に、（内容）についてお知らせをするメールを（相手）様へ送らせていただきましたが、お手元に届いていますでしょうか。
ご返信を頂いていないようなので、念のためにもう一度送らせていただきます。

（内容の詳細を端的に正確に書く、あとで話が違う等、トラブルを防ぐため）

上記につきまして、できましたら（期日）までに、ぜひご返信を頂きたく存じます。
（期日に理由があればここへ端的に書く、事情を汲んでもらえることがあるので）
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せ頂けましたら幸いです。
また、万が一、行き違いになってしまっておりましたらご容赦下さい。

ご多忙中とは存じますが、なにとぞご返信のほどよろしくお願い申し上げます。

<記名>

　こういう文面で、相手のToDoリスト中での優先順位を上げさせる、というのはわりとテクニックかなと思うので、知っておくと便利かも。

本当は依頼メールに「～下さい」文末は避けるべきかと思うのですが、同じような結びが多いのが嫌だったので…そこはなるべくバランスとりながらで。

　そんなわけで、後で返信しますが、当日は行けるかどうかわかりません、行けたら行く。とメールに書く予定ですよろしく…すまーん

追加。お願い事の形式で相手に「させる」方法。

相手にそれとなく命令する魔法の言葉をご存知ですか？無意識に使ってると思いますが、答えは疑問系です。

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みたいな感じ。で、さらにもっともらしい理由をつけると完璧です。Twitterだと見落とす可能性が高いので…などです😌

— ミヤマ｜営業部にいるデザイナー (@mmmiyama_D) December 12, 2022