#575 会議は…お好きですか？
2024.5.12.
余談。スマホに無駄時間を費やさない方法を発見した。「フルタイム勤務」だ。笑。
↑これが1月末ギガとの戦いを繰り広げている。5月は半分弱の今の時点で、
きっともっと自由時間があったとしても、環境作り次第で減らせるということですな。意思だけに任せるのは難しい…。
◇◇◇◇◇◇
新卒で入った広告会社では、新入社員研修を経て、各部署に配属された。そのとき、OJTリーダーという1人の先輩につくことになる。私がついたのはS先輩。1年後に私のいた営業チームは解散することになってしまい、S先輩とも違う部に。
S先輩は男気があり優しく、結構ビッグマウスというか…大きなことを言って勝機の少ないところに飛び込んでいくところを私は尊敬していた。結局私は3年半でその会社を退職してしまったのだが、その際にもエールを送ってくださった。
その後、S先輩も転職。転職先は何と、Amazon。30代で英語を使って仕事をしたいと話していたのだ。英会話教室は高くて入れないけれど、当時はまだ珍しかったカフェでチューターに教えてもらうシステムを利用して、英語力を高め、転職した。そういうところも、本当にすごい。
そこから数年、私は教員になっていたと思うのだが、懐かしいメンバーで飲みに行く機会があった。そこでS先輩が教えてくれた、「Amazonの会議について」の話がすごく印象的だった。
上の記事にもあるが、とにかく無駄を嫌うAmazon。会議がうまくいかない場合はファシリテーターの責任、というのが基本方針だそうだ。ファシリテーターとは、会議の進行役だ。
この会議のゴールはどこで、どんな流れで進め、どのくらい時間をかけるのか。意思決定をするのか、アイデア出しをするのか。事前に読んでから参加しなければならない資料がある場合はそれも提示しておく。
そういったことがきちんとできていない会議は一蹴されるらしい。
当時、これまで経験してきた会議との違いにとても驚いた記憶がある。これまで経験してきた会議とは、どんなものだったかと言えば…
★広告会社時代の会議
これは自分が新卒で入った会社&ほぼ経験値のない業界ということもあり、まず自分の意見を出すということが全然できなかった。特に、クライアントが同席する会議や、クリエイターを交えた会議。怖いんだもん〜。
且つ、企画やアイデア出しの会議の場合はめっちゃ長くなることもあった。意見がまとまらなかったりよいアイデアが出なかったり…。そんなとき、ペーペーの私は会議室の二酸化炭素濃度の上昇を感じたものだ。よいアイデアは出せないとしても、パッパラパーなやつとして「なんか疲れてきましたね！空気の入れ替えしましょうか！あ、お菓子でも食べます？」みたいなことを言うのが自分のできることなのではないかと考えたりしていた。結局ひよって1回もやらなかったけど。
★ブライダル会社時代の会議
こちらは確か月イチくらいで店舗全体の会議があったような。部門内での会議も月イチだったか？よく考えればシフト制の勤務だったので、平日は同じ部門の社員が全員勤務している日なんてなかったし、土日は朝から晩まで式対応をしているので会議の時間は取れない。普段の伝達には引き継ぎノートを使っていたような。
その月イチ部門内会議は、クロークの裏で和気あいあい行われていた。それぞれのポジションから連絡事項を伝え、くだらない雑談をして…みたいな。楽しかったけれど、あまりメリハリはなかったかな。あえてのそういう時間ということで！
★教員時代の会議
こちらはまた会議の多い業界である。平日では会議や出張のない放課後の方が珍しいくらい。
その日のことをさっと確認するための朝会(勤務していた学校では長期休業中しかないところばかりだった)、月イチの職員会議(子供を早く返して数時間やる学校も。魂抜かれちゃうよ！)、分掌ごとの会議、夕会(連絡事項や、子供の生活指導面で共有しておかなければならない情報など)…。
必要なものとそうでないものは一度精査が必要。管理職の皆様、教務担当の皆様、どうか…！
↑こちらはN=^_^=先生の実践。そして、今の勤務校にも職員会議はない！経験すると分かることはシンプルに「職員会議いらん」である。でもきっとこれには①システムと②きめ細かい管理職の両方が必要だと感じる。
加えて、あるといいなと感じたのは余裕ある放課後時間！例えば授業終了が15:15だとして、会議の設定時刻が15:30だと私的には結構しんどい…。とある学校では、授業終了が14:50、会議の設定時刻が15:20だという。それなら余裕をもって子供を帰せるし、バタバタせずに会議を迎えられそう。
放課後会議あるあるは、人が集まらなくて会議のスタートが遅れることだ。時間通りスタートすると、設定時間に終わらせることにも繋がりやすい。
★いろんな会議を経験して★
こういう時間の使い方って、その人の価値観が出るというか…「話の長い人」vs「さっと終わらせたい人」の衝突が起きがちよね。
学校だと学年部内でこれが食い違ってしんどいという話、今年度も聞いた〜。
食い違ったときに伝え合うも大事だけど、言いにくい部分もあるから、価値観合っている人と組めるとうれしいよね。
今は自分が会議のファシリテーターになる機会は少ないのだが、これまでの経験やS先輩の話を参考に、参加する側としてできることを考えるようにしている。
・時間通りに参加する
・議題はなんだったか確認しておく
・宿題があればやっておく(〆切ある系のものは全部週案に書く！)
・穏やかな心で臨む ※これは個人的に。会議も笑顔で楽しい雰囲気がいいと思う。
良い職場には、良い会議！
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