自分なりのGoogleカレンダーの使い方をまとめてみる
最近読んだ、テレビプロデューサー佐久間宣行さんの書籍『ずるい仕事術』に大変感銘を受けている者です。
佐久間さん本を読んだりラジオを聴いていると、佐久間さんはかなりGoogleカレンダーを活用していることが伺えます。『ずるい仕事術』の中でも、Googleカレンダーに触れている項が2箇所あります。
ただ、リモート会議が増えて打ち合わせの数そのものが増えたことで、振り返りにあてる時間がない状況も増えてきた。そういうときは、会議の後半で、整理も同時進行させてしまう。
僕は会議の終盤になると、Googleカレンダーのメモ欄にその日の要点と次の会議に達成すべきこと、次回までに自分がやっておくことを書き留めるようにしている。それだけでも会議の成果は全然違う。
こうやって「メモを見返す日（３日に１回）」と「ノートを整理する日（２週に１回）」「企画書に練り上げる日（月１回）」をルーティンにしていくと、強制的に企画を立てる習慣がつく。
僕は、これらの日をGoogleカレンダーに「繰り返し」で設定している。未来の自分に、強制的にその仕事を「させる」のだ。
ラジオや他のメディアでのお話も聞くと、どうやら佐久間さんは、TODOリストも備忘録もGoogleカレンダーひとつに集約させ、時間の効率化を図っているようです。
仕事の予定だけでなく、自分だけのルーティンも趣味の時間もGoogleカレンダーによってすべて管理することで、プライベートやインプットの時間を確保しているというところからも、「仕事できそー」という印象を受けます。
比べるのは烏滸(おこ)がましいですが、自分もGoogleカレンダーを愛用しています。ぼくのPCをチラッと覗かれた時に、「カレンダーが虹色ですね」「ミッチミチですね」とたまに言われるので、利用頻度は高い方ではないかと思います。試行錯誤の上で、個人的に気に入っているカレンダーの使い方もあったりします。
この記事では、他人との共有や他サービスとの連携などの便利な技術ついては触れず、自分ひとりの範囲で完結する自らの仕事効率化のために行うGoogleカレンダールールを文章化してまとめてみようと思います。
カレンダー、見栄えはこんな感じです
どうでしょうか？
とある週のぼくの予定ですが、これはGoogleカレンダーに熱心と言えそうでしょうか？
ぼくのカレンダーの使い方のテーマは『カレンダーの奴隷になる』です。Googleカレンダーは、ぼくにとってマネージャーのような存在。PC上で常に開いておいてこれだけをチェックし、書いてあるとおりこなせれば一切の不安はないと思える状態をキープしています。
Googleカレンダーを熱心に使う前は、Slackを確認し、LINEを確認し、手書きメモを確認し、あと他にもメモを残したところはなかったっけ？とタスクを探す時間に足を引っ張られていました。メモ先は限りなく少ない方が効率的であると体感しています。
自分のルール
1. 移動時間も予定にする
他の方のスケジュール帳を見せていただいて「意外としてないな」と思うのが移動時間の予定化です。出発の準備なども含めると片道でも約1〜2時間はかかるものなので、「移動は予定」と考えたほうがストレスが少なくなりました。
移動時間に限らず、30分以上時間をとりそうなものはとりあえず予定にしてしまうと気持ちがラクです。
2. ○○日おきのルーティンは、終日タスクに
「効率の良い筋トレ」や「毎日は取り組むのがきついルーティン」などは、○○日おきに取り組むということをしますが、日にちをあけると大体忘れて持続を失敗してしまいます。
また、お仕事で複数の案件に取り組み、それにも慣れてくると「案件Aはだいたい月火水に取り組むこと多いな」「案件Dは依頼が来ても即時取り組む必要がないから、週一で意識すれば問題なさそう」と案件の効率のいいリズムが見えてきて、それも予定として可視化できると、うまくいく率が体感上がります。
ぼくの場合、それらを「自分のルーティン(緑)」を作って、終日タスク(時間帯には入っていないタスク)として繰り返し設定で管理しています。
・その曜日取り組む案件は、カレンダー色そのままの緑
・○○日おきのルーティンは、深緑ラベル
・毎日のルーティンは、薄緑ラベル
そうすることで、予定を忘れるということも減ります。今日意識しなくていい予定も見えるのでスッキリした気分で仕事・予定に取り組むことができるようになります。
3. 毎日のルーティンは、その日に終日タスクから時間タスクに
毎日取り組むルーティンがどなたにもあると思います。お仕事関連なら「メールの確認」「デスクトップを整理」、プライベート系で言えば「料理をつくる」「本を読む」「長風呂する」などがあると思います。それらもまずは終日タスク化しています。
さらにおすすめしたいのが、1日の最初にPCを開いた瞬間に、毎日のルーティンを終日タスクから時間タスクに変更することです。個人的に思う毎日行うルーティンの特徴は、、、
1. 優先度が低くて取り組まないで終わってしまうことが多い(で、三日坊主になる)
2. 大方の場合短い時間で済むことのはずなのに、ダラダラ長くなる
3. 毎日取り組む時間を同じ時間帯にするのは、意外と困難なので続けにくい
だとぼくは思っています。
そこで、「読書はXXXのミーティングの後の30分」「ウォーキングは16:00にアラームが鳴ったら飛び出して1時間」と今日のどの時間帯なら、この優先度の低い予定をこなせるのかその日に考えると、とてもスッキリします。
4. 終わったものは消していく
ルーティンのカレンダーに入っている予定は、終わったら消していくと爽快です。これらの予定は、特に後から振り返りたい予定ではないので、1日のタスク消費率を見えるようにしています。
5. 無理せず、消したり動かしたりする
終わったものも消していきますが、今日は終わらなそうなもの、明日に回せるものは、ガンガン予定を消したり動かしたりして変えていきましょう。消す・動かせるがGoogleカレンダーの予定整理の醍醐味です。
例えば、「移動時間は、細かな状況で前後するので予定にしづらい」と考える方に会ったことがあります。気持ちはとても理解できます。ただ、だからこそ「移動は、動かす前提の予定」としておいたほうが、移動時間をうざいと思わないで済むとぼくは思います。
自分で立てた予定は、自分で変えることができます。「カレンダー予定がびっしり入っていると気が滅入る」という考えの方にもあったことがあります。それは、カレンダーに入っている予定は全部やらないといけないという気持ちからだと推察しますが、自分ので立てた予定に意地になる必要はないと考えます。
「自分の予定は別の色にする(ぼくの場合は緑のカレンダー)。その色のカレンダーはいくらでも変更できる、1日の中で何度も何度も変更するためにGoogleカレンダーを使っているんだ」と思いながら使っていくとだんだんGoogleカレンダーも馴染んできます。
さいごに
「こんな考え方、使い方じゃだめだよ」と思った方、是非カレンダーの使い方教えてください。みなさんからいろんな考えをもらって、さらにしっくりくるカレンダー術を極めたいと思っています。
あくまでも、自分の中の方法論を文章化する取り組みなので、部分的にでも共感してくれる方がいれば、嬉しいです。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？