【Lark】ビデオ会議で新人教育資料がラクに作れるようになった話

2023年12月4日 22:51

Larkのビデオ会議はとても便利な機能の一つですが、実は大人数の会議以外でも「ドキュメント作成」という場面でも便利に使うことができます。

私はノーコードツールを使った開発業務をしていて技術的な内容を他人、特に開発初心者の方に教えるためドキュメント作成する機会がよくあります。

この作業はなかなか労力がかかるのですが、「ビデオ会議で画面を操作しながら喋っている様子を録画する」という使い方をすることで、作業労力を1/3程度まで効率化することができました。

これまでのドキュメント作成方法

PCの操作を他の人にわかるようにドキュメント化するという作業は思ったよりも大変です。内容がわかりにくくてたくさん質問されるようでは元も子もないのでわかりやすくまとめる必要があります。これまでは以下のようにドキュメントを作成していました。

しかしこの方法はとても大変な上にドキュメントとしてもあまり効果的なものではありませんでした。

・スクショと文字入れの頻度が多すぎる
・間違えたらスクショからやり直し
・画像でわかりにくいところは別に補足の文章を書く
・結局わかりにくいからドキュメントを見ずに質問される

「画面共有して解説してるのをそのまま録画すればいいじゃん！」と思いついたのが今回紹介している方法でした。Larkにはビデオ録画機能の他にwikiといったドキュメントをきれいにまとめる機能があるので教育ドキュメント作成にはもってこいです。手順はとても簡単です。

ビデオ会議を開始してドキュメントにしたい内容を実演している様子をレコーディングします。画面共有やレコーディング開始はメニューバーからできます。

レコーディングを終えて会議を終了すると自動で録画データが作成され「Minutes」というところで確認できます。

レコーディングが完了したことはBotがチャットから自動で教えてくれるので確認し忘れが減ります。チャットで教えてくれるのもLarkならではの機能です！

録画データはこの画面でも確認できますがリンクをコピーすることでドキュメントに貼り付けることができます。共有の権限を適切に設定してリンクをコピーしましょう。

あとはLarkのドキュメントに録画データのURLを貼り付ければOKです。貼り付けたリンクは好きな形式で表示することができます。貼り付けた動画の下に補足したい内容を文章で書けば完成です。複数のドキュメントはwikiでまとめるとより整理された資料にすることができます。

この方法によりわかりやすいドキュメントをより効率的に作成することができました。
・スクショを撮って文字入れする必要がない
・細い説明や補足はしゃべってカバーできる
・操作を動画で見れるので教わる側がわかりやすい

ここまで聞くと「それって別のツールでも出来るんじゃないの？」と思う方もいるのではないでしょうか？正直、その通りだと思います笑
しかし他のツールを比較して以下でLarkが便利と感じています。

【機能同士がシームレスに連携できる】

「ドキュメント作成」「ビデオ会議」にそれぞれ独立したツールを用いると
連携が微妙になることがあります。例えばドキュメントを見たいのに権限がなくて見れない、そのためにいちいちメンバーを各ツールに招待しないといけないなんてことがあると面倒ですよね。

その点、Larkは同じサービスなので機能同士の連携がとてもやりやすいです。以下の画像はドキュメントにビデオ会議のURLを貼り付けた状態ですが、プレビューが表示され動画再生もその場ですることができ資料としてとてもきれいにまとめられます。

【痒い所に手が届く小さな便利機能が各所にある】

ビデオ会議に限らず、Larkには「うわ〜、考えられているなぁ」と思わず感心してしまう小さな便利ポイントがたくさんあります。少しマニアックですが、例えば以下の画像のように「期間のうち休日を除いた日数を表示する」という機能があります。

このような機能は自作しようとすると複雑になりなかなか大変になりがちなのですが、デフォルトで備わっているのみるとLarkが細かな点まで考慮されているサービスだということが感じられますね。

PC上の操作をドキュメント化するにあたって非効率さを感じている方はぜひ今回紹介した方法を試してみてください！

Larkは触ったばかりですが便利な機能がたくさんあり感動しています。私の会社ではまだLark導入にむけて準備をしている段階ですが、早く本格的に運用したいですね！

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