【仕事】タスク管理～期限を守ることは信頼を得ること～
おはようございます、森です。
本日はタスク管理に関して。
みなさんはどのようにタスクを管理されていますでしょうか。
日に日にタスクが増えて手が回らない、という状況に陥っている方もいらっしゃるかもしれません。
この記事ではあくまでも私自身がやってる方法をご紹介しているだけなので、皆様にあったものを取り入れてみてください。
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タスク管理とは？
まず、タスク管理とは何かについて。
仕事のできる人はタスク管理ができます。
これには例外がありません。
逆にタスク管理できていない人はどんなに優秀でも一緒に仕事がしづらい。
決めたことを守れない人、期日を守れない人はどうしても信頼を失いがちです。
現状把握してからがスタートライン
タスク管理の具体的な方法に入る前に、大前提、自分のタスクを認識する必要があります。
自分が何をすべきなのか、それを把握していない人が多い印象です。
当たり前のように聞こえますが、自分がボールを持っている案件、進捗を追うべき案件に関して適切に把握する必要があります。
自分が関わっているものの中でも、その立ち位置によって以下に分けられます。
その進捗の責任者であるもの="成果の責任"があるもの
いちメンバーとして貢献が求められているもの="貢献の責任"があるもの
理想としては全て関与するものに対しては"成果の責任"を自分自身が取ることですが、人間の労力や時間は有限。
まずは前者を徹底的に管理しうるようになって初めて後者の立場においても”成果の責任"を取るようになれば十分だと考えます。
現状把握が苦手な人はどうしたらいいのか？
現状把握が苦手に感じる人は頭の中が整理できていないか、物事を後回しにしている人です。
"成功者はメモ魔"ともいわれますが、何かを聞いたときにその場でやるかすぐメモをしてタスク化する。
"その場で"というのがとても重要。
1つ1つをその場で解決していくことで、常に頭の中はシンプルに保たれます。
メモについては別記事で記していますので併せてご参照ください。
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タスクが多すぎて手が回らない！と思っている人も、紙に書き出してみたら案外やること少なかった、なんてこともよくあります。
現状が把握出来ていないから、無限にやることがあるように感じたり、複雑に物事を考えたりしてしまいます。
既に頭の中がぐちゃぐちゃだって方は1度考えていることを全てアウトプットしてみても良いのではないでしょうか。
その後は全てその場で処理していくだけです。
一覧化した後は、優先順位をつける
実際に仕事に取り掛かる際、複数の仕事を並行してこなしていくことが多いです。
その時に大事になるのが"優先順位"。
なんとなく優先順位をつけてしまいがちですが、明確な指標をもって定めるのが個人的にはおすすめです。
一般的には【重要度】と【緊急度】が用いられることが多いです。
重要かつ緊急のもの
緊急だけど重要ではないもの
重要だけど緊急ではないもの
緊急でも重要でもないもの
一覧化したものをこの4分類に分けるだけです。
例えば、多くの方が関わっている案件は最優先で対応すべきですし、重要案件として1番といえます。
期限は先延ばしに出来ないものだけど、総合的にみて影響力の小さいものに関しては2番にあたります。
いつかはやらなければならないしやるべきだけど、直近に期限がないものについては3番。
先延ばしにしても何も悪影響が及ばないものは緊急でも重要でもなく4番にあたります。
これを判断するために、明確な"期日"が必要です。
なので、他の方にタスクをご依頼するときにはこちらから期日を切ってご依頼することが大事。
期日が切られていないタスクは必然的に3番or4番に分類します。
優先順位が明確になったら、スケジューリングするのみ
優先順位を付けたあとは、カレンダーにそれを埋め込むだけです。
カレンダーを見れば、自分の可処分時間がわかります。
XXという仕事に対して、自分の可処分時間が1週間のうち20時間だとしたら、
その20時間をどのタスクにどれくらい割くか、そしてどの順番で取り組むのかを決めるだけ。
この時に大事なのは、それぞれのタスクの工数を適切に把握すること。
漠然と、このタスクはこの日にやる！と言っている方が時々いらっしゃいますが、
その日の可処分時間は2時間しかないにも関わらず、完了までの想定工数が5時間の場合、その日にそのタスクを完了させることは実質不可能です。
なんとなく作業時間を設けて2時間それに取り掛かる、というスタンスでは進捗率が低いです。
この時間内にここまで終わらせる、と決めて取り掛かるので仕事が効率的に進みます。
なので、工数はどのくらいなのか、現状の自分のスキルや他者が関与する場合はそのことにも鑑みながら、工数推定能力を磨いていくことも大事です。
工数がわかり、期日が決まればカレンダーは既に決まっているも同然です。
パズルのようにあてはめて、あとはそれ通りに実践したら理論上すべてのタスクが完了しているはずです。
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それでもタスクが処理しきれないときは？
上記を実施してもなおタスクを処理しきれていない時、それは大概以下の理由しかありません。
現状を正しく把握できていない（網羅的に一覧化しえていない）
優先順位の付け方に伸び代がある（何が重要で緊急かの感覚にズレがある）
期日の切り方がギリギリすぎる
工数の想定に伸び代がある
カレンダーの組み方が非現実的
1.現状を正しく把握できていない（網羅的に一覧化しえていない）
これに関しては経験から学ぶしかありません。
網羅的に物事を把握する能力、Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive(MECE)というワードもありますが、いろいろなフレームワークが考えられているくらいに奥が深いです。
MECE的思考に関してはまた別途記しますので、詳しくは下記HP等ご参照ください。
完璧なMECEまでいかずとも、物事を網羅的に考える癖は付けたほうが良いと思います。
自分が抜け落としがちなポイントを把握したり、自分なりの軸で物事をさらえるようになるのは仕事を進めていくうえでとても大事です。
2.優先順位の付け方に伸び代がある（何が重要で緊急かの感覚にズレがある）
これに関しても経験値が大事な世界です。
最終的な目的、目標に対して、そのタスクがどれくらい重要で緊急なのか。
そのタスクがある目的に対してクリティカルパスの場合、最優先で取り組む必要があります。
それを判断するには実際に成果を出している人に聞くのが最も早いし、ある程度の成果を創りあげた経験がないとわからないいことが多いです。
全ての仕事は、目的・目標・戦略・戦術・計画に落とし込むことができ、そこからタスクが発生している。
この一貫性をどれだけ意識しながら1つのタスクを出来るかが大事です。
こちらも深いのでまた別途記します。
3.期日の切り方がギリギリすぎる
期日は余裕持って定めることをお勧めします。
この余裕をもつ、というのは期日を後ろ倒しにする、ということではありません。
例えば5日後が最終デッドラインだとしたとき、5日後でタスクを考えていると万が一の時にタスク期限切れになります。
そのため、最低でも4日後に設定します。
また、他者にタスクを依頼する場合、4日後に設定すると万が一その方が忘れていた時どうにもならなくなってしまう可能性があります。
そこで、最悪自分自身が全てを巻き取れる期限、例えば2日後にしてそれまでにその方が対応しえなかった場合は残りの2-3日で自分が対応しうるように設定します。
この期日の設定の仕方も緊急度に直結しますのでとても大事です。
4.工数の想定に伸び代がある
こちらはいかにタスクを理解しているかと自分のスキルを正しく把握しているかです。
タスクの意図・目的を正しく理解していたら、何をやればそのタスクを完了させられるかが明確。
なので工数を想定しやすいです。
タスク完了までのステップ、イメージがその人の頭の中にあるか否かで仕事のスピードは変わります。
これは上記の目的・目標・戦略・戦術・計画の一直線を常に意識出来ているかにも関わります。
仕事の前提がその仕事のクオリティを決める。
工数想定が苦手な場合はそこが弱いかもしれないので、正しく理解している方とタスクの前提をすり合わせることおすすめです。
それさえ出来れば、自分自身が思っているスピードで仕事が出来ていれば問題は生じないはずです。
自分自身のことを過小評価や過大評価していないか、フラットに自分を見つめなおす機会を設けても良いかもしれません。
5.カレンダーの組み方が非現実的
最後にこちら。
カレンダーの組み方は当たり前ですが無理のない範囲内で行う必要があります。
例えば、理想は朝活して毎日5時から仕事して、、といったことが挙げられます。
が、前日寝る時間が日付を超すくらいになることがわかっているのに朝5時からを可処分時間と考えている時点で非現実的なスケジュールです。
また、スケジュール上ノンストップで仕事をしているカレンダーも見受けられますが、案外お水を飲んだりお手洗いに行ったり、ちょっとした家事をしたり電話1本対応したり、など日常には様々な事象が発生します。
この時間をいかに想定して捻出出来ているか。
それがカレンダー通りに遂行するためには大事です。
"バッファ"を適切に見積ろう、というのは新卒で入社した会社でもずっと言ってきていただいたことでした。
長期的な目線で、自分自身と相談した時に最大値のパフォーマンスを発揮しうるカレンダーにすること、そしてバッファを設けることがおすすめです。
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本記事では、"タスク管理"の具体的なツールではなく、その前提部分を記載しました。
管理ツールをコロコロ変えて今度こそタスク管理を頑張ろう！とされる方いらっしゃいますが、ツール自体はどれでもいいと考えてます。
現代の技術が発達しすぎて、どのアプリも素敵な機能ばかりだし、gmailの各種機能使えば十分すぎます。
大事なのは、どういう思考回路でタスクを管理するか。
少しでも皆様のお役に立てたら幸いです。
私自身もよりタスク管理能力を上げて仕事の基準を引き上げます。
皆様素敵な1日をお過ごしください。
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