たった“３０分”その投資が２０倍の速さを生む。効率があがる爆速仕事術
「行動がすべて」
おはようございます。ゼロです。
今回は、生産性向上の秘訣。
アウトラインの話をしたいと思います。
作業に集中しようとしたら
頼みごとをされてタイムロス
いろいろ頼まれる「良い人のあなた」にオススメです。
※音声文字起こし
それでは、いってみよう。
■ 進捗管理とアウトライン
今回、久しぶりに爆速仕事術。
仕事のスピードアップの話です。
アウトラインとマイクロマネジメントの話をしたいと思います。
仕事が遅くなる理由。
ほとんどやり直しとわからなくて放置です。
そのため、上司がうまくマネジメントできると仕事の速さは劇的に早くできます。
上司の管理するポイント
やり直しを防ぐ
放置を防ぐ。放置したら進める。
まず、この放置。緊急でなくて重要なこと。をほっておくと緊急かつ重要になってしまい処理に時間をとられます。
緊急でなくて重要なこと。
ただ、その難易度が高い場合、すぐ答えがわからない、やり方がわからない。と放置してしまうことがあります。
誰に質問すればよいかわからない。
何を質問するかとわからない。
そのうちに、日々のルーティンワークや緊急案件が山ほど入ってきて忘れる。放置してしまう。
すると締切間近になり緊急になり、急いでやらないといけなくなる。
上司からすると
もっと早くいいなさいよ。
と言いたい状況です。
ただ、よくある話です。
この放置をうまくマネジメントする。
進捗を都度確認すると
今、調べてます。
進んでます。
と答える。
ただ、実際には進まず止まっている。
なぜ、進んでいます。
と答えたのか？
机の上で悩んでいる。
聞かずに独りで抱え込んでいる。
実際には進んでいなくても
そんな時間も進んでいるにカウントしていたようです。
これでは、進捗管理の意味がありません。
質問した時に進んでいないと言って欲しいものです。
ただ、ちゃんと言ってくれで報告するようになれば苦労はありません。
この状況を防ぐ仕組みを作りましょう。
■ アウトラインの作成
タスクや仕事ができた時にアウトラインを作る。アウトラインがわかりにくければ仕事の流れやチェックリストだと思ってください。
仕事が完成するまでに何をやらないといけないのかをチェックリストにする。
アウトラインの例
補助金申請の場合
①役所に確認する
締め切り、対象や金額、様式、提出方法など②資料の準備。
役割分担
書類を作成
他部署への依頼
③申請書の確認。
④専門家への相談。
⑤申請書提出
⑥発注納品
補助金もらう仕事はほとんどやっていません。ぱっと思いつきでアウトラインを考えましたが例として正しくなかった気がします。
まず、このアウトラインを作れば、それに沿ってマネジメントできようになります。
①は済んだか？
進捗はどこまでか？
②を実行できない理由はなにか？
など項目に沿って確認ができます。
このアウトラインがあると、資料作らないといけないと思ってなかった。他の人がやると思ってました。といった誤解や思い込みによる遅れも防げます。
また、誰が何をする。の役割分担がわかるためやり直しや重複も減ります。
②の資料準備であれば
それをさらに分解して資料準備のアウトラインをつくればスムーズです。
この資料は使えない。
全直しでおねがいします。
そんな無駄な時間がなくなります。
■ アウトラインの注意点
1人でやるとできません。
自分で仕事のチェックリストを作る。
それをチェックしてすすめる。
すぐにチェックしなくなります。
必ず人にチェックしてもらうようにしましょう。上司がチェックリストを作成しチェックする。これが1番わかりやすく、すすみやすいです。
ただ、それがない場合は、自分が作ったチェックリストを上司に渡して、進捗管理してくださいと頼みましょう。
人の力を借りて管理してもらう。
アウトラインを作成しマイクロマネジメントしてもらう。
仕事が劇的に早くなります。
放置時間がなくなり、一ヶ月後締切の仕事が次の日に上がる。20日の仕事が一日。
仕事スピード20倍になります,
一ヶ月後締切の仕事はギリギリまで放置していた。それが現実です。
アウトラインを作成しとりかかりを早めればすぐ片付きます。
このアウトラインの作成。
仕事を指示した上司が作って、これに沿って管理すると完璧です。ただ、今まで出会ったことはありません。
まずは、力をつけるためにも自分でアウトラインを作成しましょう。
それを上司に確認してもらい、認識や前提をあわせてスタートすると早い。
この最初に30分ほど、アウトラインを作る時間を作りましょう。
この30分が20倍の効果を生みます。
劇的に仕事が変わります。
アウトラインを作ろう。
ただ、このアウトラインでいいですか？
の相談は受けたことがありません。
アウトラインを作って仕事してる人
自分以外に見たこと無いです。
それが現実かもしれません。
やれば、劇的に変わります。
今日も素敵な一日になりますように
楽しんでいきましょう。
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