経営者なら極限まで事務員を減らせ

昔から営業している会社には、事務員が必要以上に多い会社が多い。
社員１０名に対して、事務員３名など。
業種によっては必要不可欠になるのかもしれないが、少なくとも改善できるのに放置している会社は多い。
今回は事務員の在り方について書き綴っていく。

かつてのOL

今なら分かる。
景気の良い時代は、OLが重要だったのだと思う。
少しの手間でも、肩代わりしてくる存在は最前線で活躍する人材の良い後方支援だ。

OLは、まるで一般社員の秘書のように立ち振る舞っているようにも見える。
ありとあらゆることを依頼されるOL。
きっと、難しい職種だと思う。

OLが社内の華となり、男性社員の士気を高めていたという側面も否定できないはずだ。
実際、今と比べて遥かに社内結婚が多かったと聞く。
男性社員にとっては、後方支援に加えて、福利厚生にもなる貴重な存在だと思う。

自分の身の回りのことは自分でやる

冷静に考えて欲しい。
ITシステムが発達した今、事務員に依頼するべきことは少ないはずだ。
むしろ、事務員に依頼することで、二度手間にすらなる。

もし、各担当者が自分の身の回りのことを自分で処理すれば、事務員の仕事は減る。
今まで、乱雑なメモ一つで事務員に甘えていたことは、各担当がパソコンを使って適切に処理する。
大した手間ではないはずだ。
しかし、これをやらない会社が多い。

事務員に情報を伝達し、処理方法を説明する。
それに掛かる時間より、自分で処理してしまった方が早いことは多々ある。
経理に関わるようなことでなければ、殆どのことは各担当者でも処理できるはずだ。
事務員に甘えてはいけない。

ITシステムによる効率化

まだFAXを使っている会社は多い。
しかも、自動で印刷され、事務員が誰宛なのかを調べてリレーする。
これは、本当に必要なのか？
デジタルデータの転送ではダメなのか？
そもそも、FAXを使わないように取引先に依頼するべきではないのか？

オフィスの電話だって、随分と無駄なものだ。
誰宛なのか分からない電話を取る事務員。
担当者へ繋ぐまで、相手を待たせることになる。
今時、個人のスマホで会社の電話を取る方法はいくらでもある。
かつてのNTTのように、電話番号を高額な値段で買う時代でもない。
今や、音声ガイダンスですら、少額で導入が可能だ。

経費の精算、消耗品の購入申請などの事務作業は真っ先にIT化。
必要なデータが共有化されてアクセスさえできれば、事務員を通す必要もない。
データを整理すれば、事務員が必死で書類探しをする必要もない。
オンラインで会議をすれば、お茶出しすら必要ない。

社内でメールを送り合うのも時代遅れだ。
時代はとっくにビジネス向けのメッセンジャーアプリに変わっている。
誰かを探して社内をウロウロと歩く必要もない。

インフラとルールを整備し、それを利用するための教育さえ終われば、事務員と顔を合わせることは滅多にないはず。
むしろ、いつも事務員と都度対面で相談している方が時代遅れだ。

事務員はリストラか、革命か

簡単に事務員を採用するのは止めた方が良い。
その前に、事務員が必要なくなる努力をするべきだ。

それでも事務処理能力が足らないのであれば、外注を検討する。
事務作業を代行してくれる外注先は意外と多い。
特定の作業に特化した業者に依頼すれば、社内で処理するよりスムーズになるかもしれない。

外注が難しければ、週３日程度の在宅アルバイトで事務処理担当を雇うのも良い。
在宅で活躍の場を求める優秀な女性はネット上にたくさんいる。

今いる事務員を簡単にリストラすることはできないだろう。
それなら、事務員を次のステージに送り込めば良い。
例えば、営業や広報を担当してもらう。
最初から上手く行くことはないと思うが、少しずつやっていく価値はある。

事務員が売上を上げることだってできる。
例えば、オンライン秘書として空いたリソースを他社に提供する。
パソコンで何かを教えるインストラクターを兼務するというのも面白い。

今後は、ITによる自動化、AI化によって、さらに事務処理の負担が減っていく。

事務員はリストラか、革命が必要だ。