ToDoリストが苦手な人向け：Googleカレンダーを使ったタスク管理術

この記事の要約
・ToDoリストの使用が苦手で、GoogleのToDoリストやTrelloなどのツールを試したが、結局使い続けることができなかった。
・タスクと予定が分かれているツールの使用に困難を感じ、すべてのタスクをGoogleカレンダーで管理する方法に切り替えた。
・Googleカレンダーでの問題点として、前日の取りこぼしたタスクの回収を忘れることがあったが、「終日」の予定にタスク管理用のメモを入れることで解決。
・タスクは時間帯ごとに分けて書き出す方式を採用し、特に未完了のタスクを「後回し」としてまとめる。
・仕事とプライベートの予定は分けて管理し、iPhoneのGoogleカレンダーアプリで仕事の予定、iPhoneの純正カレンダーアプリとMacBookのGoogleカレンダーでプライベートの予定を管理している。

GPT-4による要約

こんにちは、Martinです。私は仕事や日常の作業で、やるべきことが散らばってしまい、何から手をつければいいのかわからなくなることがよくあります。ToDoリスト自体が苦手なタイプで、GoogleのToDoリストやTrelloなどのツールを試してみたものの、結局自分には合わずに使うのをやめてしまいました。疲れてくるとあれこれ考えられなくなるので、もっとシンプルな方法が必要だと感じていました。Googleカレンダーの予定とタスク管理アプリの画面が分かれているだけで正直、厳しいと感じます。そこで、私はGoogleカレンダーですべてのタスクを管理することにしました。

Googleカレンダーでのタスク管理には、前日に取りこぼしたタスクを回収し忘れてしまうという問題がありました。この問題は、毎日その日の「終日」のところにタスク管理用のメモを予定として入れることで解決しました。自分は適当にコーヒーのマークをつけて、その中にタスクのメモを書いています。

タスクメモの中身ですが、具体的には、1日の予定を時間帯で区切って書き出します。特に、その日にできなかった取りこぼしたタスクなどを「後回し」としてまとめて書いておくのがポイントです。頭の中だけで覚えておくのは不安なので、すべてのやるべきことを見失わずに書いておけるのは安心感につながります。

また、その日の予定に合わせて、午前の作業、移動中、夕方のミーティング、夜などと区切って書くのがおすすめです。例えば、論文執筆のような重要な項目は、細かく分けて記載するのが効果的です。もちろん、その日の作業中に新しく思いついたタスクを追加したり、変更内容を書き出していく必要もあります。次の日になったら、前の日に書いた内容をコピー&ペーストして、終わった作業は消していきます。

これらのタスクは普通にGoogleカレンダーに時間別で入力すればいいのではないかと思うかもしれません。しかし、仕事のGoogleカレンダーに入っている予定の多くは他の人が入れたものなので、編集して使うのは少しやりづらいというのがあります。

ちなみに、仕事とプライベートの予定を間違えて入力しないように工夫もしています。仕事の予定はiPhoneのGoogleカレンダーアプリで、プライベートの予定はiPhoneの純正のカレンダーアプリと自分のMacBookのGoogleカレンダーから入力するようにしています。意外なことに、仕事とプライベートの予定を同じカレンダーで見なくても、特に問題はありませんでした。iPhoneのGoogleカレンダーアプリでは、両方の予定を同期しているので見て比較することはできますが、間違えてプライベートの予定を仕事の関係者に見える状態で公開するのを防ぐため、iPhoneのGoogleカレンダーでの入力は仕事の内容のみに限定しています。（ただ、iPhoneの純正カレンダーアプリは週表示が少し使いづらいので、これに関してはもっといい方法があるかもしれません）

このように、Googleカレンダーを使ってシンプルにタスクを管理することで、前よりも混乱せずに作業を進められるようになりました。TODOリストが苦手な人はぜひ試してみてください。

追記: Slackに「後で（ブックマーク）」にためているメッセージもすべてGoogleカレンダーに移動させることでさらに作業全体がすっきりしてだいぶタスク管理が楽になりました。現在はタスク系のメモはGoogleカレンダーだけに集まっています。

SlackのメッセージにはURLがあるので、それをGoogleカレンダーのメモ欄に概要メモと共に貼り付けておきます。Slackのブックマークには仕事のタスク以外の細々した情報もあるので、Googleカレンダーのメモの1番下の方に「その他・雑務」の項目を作って放り込んでいます。それらは仕事中に疲れたときなど、気分転換に読むことで処理しています。

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