リモートワーク時代のSlackとの付き合い方：集中力を維持するための工夫とフローチャート
この記事の要約
・リモートワークでSlackが職場のような存在に。
・通知による集中力の低下対策としてフローチャートを作成。
・早朝の集中作業とステータス機能で通知管理を最適化。
・必要な時には通知をオフにし、集中を維持。
・確認が必要なメッセージにはブックマークとカレンダーで返信時間を設定。
・返信ストレスを軽減するためにChatGPTで文章の下書きを作成。
こんにちは、Martinです。リモートワークが当たり前になった今、Slackをはじめとするコミュニケーションツールは、まるで職場の空間のようになっています。チームメンバーとのやり取りもそこで行われることが多く、情報共有や相談、雑談なども含めて、1日中通知が途切れることがありません。メッセージを受け取ったらすぐに返信したいと思うのは自然な感覚ですが、常にSlackに縛られてしまっては、集中して作業を進めることが難しくなってしまいます。どうもこの対処が自分は苦手なようで、かなり作業効率が落ちる原因になっているようです。そこで、さすがにこれへの対処法を何か考えなければと思い、私なりにSlackとの付き合い方をフローチャートで整理してみました。
フローチャートの内容は以下のようになっています。
まず、通知が来てから対処する方法よりも、通知を回避する方法を取ります。具体的には、通知がほとんど来ない早朝に作業を行います。特に集中力が必要な作業は、この時間帯に割り当てるのが効果的です。
チームメンバーが出社してくる時間帯になると、自然と通知の量も増えてきます。そのため、現在の作業内容や進捗状況に応じて、適切なスタンスを使い分けるようにしています。
Slackには、自分の状態を示す「ステータス」機能があります。会議中、休憩中、作業中など、その時々の状況をステータスに設定しておくと、チームメンバーにも自分の状態が伝わりやすくなります。ステータスは自分の名前の右端に表示されるので、やり取りしている人はすぐに気づくことができます。
例えば、会議中はその場の会話に集中する必要があるため、「会議中」のステータスを設定します。アイデアが浮かんで、勢いを生かして進めたい作業があるときも同様に、「作業中」などのステータスを設定し、場合によっては通知を切っておくことで、集中力を維持しやすくなります。（実際に通知を切ることはほとんどありませんが）
※Googleカレンダーと連携させて自動的に変えることもできるっぽい
一方、Slackで受け取ったメッセージの内容を確認したものの、すぐに返信できないこともあります。そのような場合は、「確認します」のスタンプを押して相手に見ていることを伝えてから、後からそのメッセージをすぐに見つけられるように「ブックマーク（後で）」に追加しておくと便利です。
ブックマークと同時にGoogleカレンダーに確認と返信の時間を確保しておくのも良い方法です。なお、後で（ブックマーク）」機能を使う際は注意が必要です。油断していると、大量のメッセージが溜まってしまいます。特に返信の必要がなく、後から探しやすくするためだけにブックマークしているメッセージは、「後で」の中にある「アーカイブ」に移動させておくことをおすすめします。こうすることで、「後で」のリストがスッキリと整理され、必要なメッセージを見つけやすくなります。
また、返信のスピードを上げて、それに伴うストレスを減らすことも重要だと感じています。私の場合、気を使うメッセージは、つい文章を推敲しすぎて時間を取られがちです。言葉選びや推敲に時間を取られるというケースは、多くの人に共通するのではないでしょうか。特に、日本語の微妙なニュアンスに悩むことがあります。そこで頼りになるのが、ChatGPTなどのAIツールです。
まずは時間をかけずに、自分で作成したプロンプトをChatGPTなどのAIに投げ、下書きを作成してもらうことをよくやります。このとき、文章のクオリティが多少下がることは承知の上で、「とにかくAIに添削してもらう」ことを優先します。（プログラミングで言えば、とりあえず雑に書いたコードを実行してエラーを出力してもらい、デバッグするようなイメージです。）適切で丁寧な言葉が思い浮かばないときに特に効果が発揮されるようです。こうすることで、多くの場合、最終的には文章のクオリティが下がるどころかむしろ向上し、送信までの時間も短縮できます。なお、可能であればChatGPTのGPT-4よりもClaude 3 Opusを使うことをおすすめします。
おわりに
ここまでの内容は、現段階でのざっくりとした対処法なので、実際のより複雑な状況に対応するために、より詳細なマニュアルのようなものを作成していく必要がありそうです。
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