お金をかけずにITスキルを上げる方法

こんにちは。50代世帯主サラリーウーマンです。今日は、20代～30代の方には「今さら？」と思われるかもしれませんが、団塊ジュニア以上の方なら興味をもってもらえるかもしれない話題です。

1年半前に、老舗の大手メーカーから社員数十人のNPOに転職して、仕事のやり方がガラッと変わりました。

元職場は、ワード・エクセル・パワーポイントを筆頭とするマイクロソフトのツールを導入しており、web会議ツールもTeamsが導入されていました。コロナ禍後、紙ベースの書類はかなり減ったものの、作成する書類はワードを使い、ワードファイルやPDFファイル添付で社内通達がなされ、部内やプロジェクトベースはTeamsやメール上のファイル添付でやり取りしていました。

前職で使っていたツール：microsoft 365(Word, Excel, Power point, Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive) , Zoom, スケジュール管理アプリ、SAP/HANA, Company web, その他部署別で導入している汎用システムetc

転職後は、下記のようなほとんど異なるツールが使われており、使い慣れたツールをリセットせねばなりませんでした。

現在のツール：Google workspace (Document, Sheet, Calendar, Slides, Forms, Gmail), Zoom, Chat work, freee, 労務管理の汎用システム, その他部署別に導入している汎用システム

物覚えが悪くなった50代の身では、切り替えに慣れるには半年かかりましたよ。

ツールだけでなく、当然ですが業務フローも全く違い、今の方が断然効率的です。なんつったって、グーグルワークスペースは、同期で共同編集が出来るんですもの。

例えば、太郎さん、花子さん、次郎さんの3人で会議をするとして、議事ログを太郎さんが聞き取りしながらワークスペース上のドキュメントで作成、それを次郎さんも、花子さんも同じドキュメントを同時に開きながら確認しつつ、その場で追加書き込みや修正を行い、会議終了時にはもう議事ログが完成しているという状態。

もちろん、非同期でもドキュメントのURLを送って共有出来るので、作成中も、完成後もプリントアウトする必要性はありません。

「保存」という観念もなく、自動で直前の操作が保存されて、過去の操作は「履歴」で全て残ります。「あれ、この行の文章、いつ、誰が変更したのかな？」と思ったら、履歴を見たら変更日時と変更者が一発で分かる。

最初、「保存」ボタンが見当たらなくて、戸惑ったなあ。。

（注：もしかするとマイクロソフトワードもOneDrive上で同時共同編集が出来るようになっているのかもしれないが、旧職場に在職中はそのような機能は使われていませんでした）

さらに、「社内通達」といったかしこまった方法などなく、スタッフ全員に知って欲しい内容は、全員アクセス権のあるグループチャットに文章を書いて発信するだけ。チャットグループは、部署ごとや要件ごとに複数存在しています。（必ず見て欲しい人にはメンションする）

社外とのやり取りも、ルーティーンでお世話になっている委託先は契約書で機密保持を取り交わした上でアクセス権を付与して、チャットワークやグーグルワークスペース上でやり取りしています。こうすれば、メールに書類を添付するよりも安全に情報交換できます。

これらはほんの一例で、転職後3ヶ月は、「こういう方法で出来るのか！」という発見に満ちていました。もちろん、全てが前職より優れたやり方だと思ってはいませんが、個人ベースでは新しいツールを覚えて、前職の時との作業効率の比較も出来て、スキルアップしたと感じます。

ただし、ITスキルアップのためなら、
①設立が長くて古い体質の職場　→　②設立10年程度の新しい職場という順に転職が良いです。
②→①の職場に転職の場合だと、「あれ？未だに紙とFAXメインで、CD-ROM使ってんの？？」（←行政あるある）とびっくりするくらい古いツールが使われているケースもあるかと（汗。

転職をすると、どんな職場にもある作業：例えば経費精算、報告書作成、会議の調整など、決まった流儀があります。（大会社だと、部門によって流儀が異なったりすることも）職場によりやり方が異なるため、転職すれば新しいやり方を習得することが出来ます。

新しいツールが出た時、１人で学んで覚えることも出来ますが、使い続けないと身につかないものです。歳を重ねていれば特にそう。さらに、１人だけで使い続けるのは非現実的で、他人と一緒になって使って活きる事が沢山あります。そうであれば、実務で使って慣れるのが一番。これは、語学の習得にも通じるのではないでしょうか？

1回転職したら2通りの方法、3回転職なら4通りの方法を経験し、事務作業のスキルアップが出来るよっていうお話でした！

#転職してよかったこと