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イベント会場運営会社が語る！会場下見で見るべきポイント

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イベント実施の準備に欠かせないのが会場下見ですよね。
今回は会場下見の際にチェックしておくべき項目をまとめました。

チェックすべき項目が膨大過ぎるので、ここではほんの一部のご紹介となります！


一番大切な心構え

まず、下見に行く際の心構えとして１点、大切な点です。

・写真、動画は撮りまくろう

これに尽きます。
下見中はよいかもしれませんが、後で整理している時に結構詳細を忘れてしまっているものです。特にイベント会場を複数見た際などはごちゃごちゃになりがち。
最悪、もう一回会場下見の予定を組まなければいけない場合もありますので、二度手間を防ぐ意味でも写真や動画は積極的に撮りましょう。もちろん、会場のスタッフに許可は取ってくださいね！

下見時に確認するポイント

■ 入り口～受付～会場までの導線

参加者が来場して、まず最初に行うのが受付ですよね。
できるだけわかりやすい位置に設置できるのがベストです。実際に来場者目線で会場に足を運び確認してみましょう。悩んだ時は会場のスタッフに『他の利用者さんはどこに受付置いてますか？』など聞いてみてもよいかもしれません。

誘導サインなども場合によっては設置を検討した方がよいので、そのあたりも会場スタッフに聞いてみましょう。


■ 搬入方法とルート

イベントには機材や資料など運びこまなければいけないものがたくさんあります。搬入口の使い勝手も会場によって様々なので、以下は確認して余計なタイムロスは防ぎましょう。

  • 搬入口は占有かどうか

  • 搬入エレベーターは占有かどうか

  • 搬入口の使用は事前申請は必要か

  • 荷物を事前に宅配で送ることはできるかどうか

などなど。
搬入口はイベント会場の裏側の面なのであまりホームページなどにも詳細の記載がない場合多いので下見に行った際に確認するようにしましょう。


■ 控室

控室の収容人数や室数はもちろんですが、ゲストを招くことも考え、関係者入口～控室までの動線は確認するようにしましょう。その導線が一般の人の目に触れるか触れないかも大切なポイントになりますので要チェックです。

  • 関係者入口～控室までの導線

  • 導線中に人目に触れる箇所はあるかどうか

  • イベントスタッフの控スペースの有無


■ ケータリング関連

意外と施設ごとによってルールが異なるケータリング関連については以下の２項目は最低限確認するようにしましょう。

  • お弁当の持込は可能かどうか

  • ケータリング業者は乗り込めるかどうか

施設によっては指定の業者以外出入禁止になっているところもありますので、下見に行った際確認してみましょう。


■ ゴミの処理方法

これも見落としがちですが、重要ポイントです。
『ゴミはお持ち帰りください』なのか『有料だけど会場で処理ができる』なのか『控室内のゴミ箱に入る分までは無料で処理できます』なのか、いろんなパターンが会場毎にあります。
事前に確認しておくと思わぬ費用発生を防げますので安心です。

　

■ インターネット設備関連

Wifiは飛んでいるか、何名程度まで繋げられるのか、有線LANの取り口はあるか？など、イベントの内容によって確認する内容はまちまちですが、これも下見に行った際に確認するようにしましょう。

  • Wifiは飛んでる？

  • Wifiは何名まで繋げられる？

  • 有線LANの取り口はある？

などなど。ネット環境について詳しく書いた記事もありますのでぜひご覧ください。


■ 機材周り

プロジェクターやスクリーンなどの映像機材、マイクなどの音響機材は最低限確認しておくようにしましょう。

  • 映像は実際どの程度のサイズで投影されるか

  • マイクは何本使用可能か

  • BGMを流すためには何を準備すれば良いか（CD or パソコン）

予め確認事項は纏めておくとスムーズかもしれません。


■ 備品関連

客席用の椅子や机の台数はもちろん、受付用の机などは借りることが出来るか確認しておきましょう。また、机のサイズなどもレイアウトを作るのに必要になるので、メジャーなど持参して確認しておくようにしましょう。


■ 駐車場

駐車場の有無と金額は確認しておきましょう。
複合ビルの中にあるイベント会場だと提携駐車場などがあり駐車料金が割引になったり無料になったりする会場もあります。何台まで無料、それ以上は有料といったようなルールが会場ごとにありますのでこれも事前確認必須です。

■ 喫煙所、トイレの位置・サイズ

休憩時間の時間の組み立て方に大きく関わってくるので要チェックです。
トイレが例えば個室５個の会場と10個の会場ではトイレ休憩の時間は10個の会場の方が短くて済みます。また、喫煙者が多いイベントの場合、喫煙所が狭いと来場者が近くにある建物の喫煙所まで行ってしまっていて休憩終了時間になっても戻らないなどのトラブルに繋がることもあります。


他にもまだまだ注意すべき点はあるのですが、書いているときりがなくなってしまうので、一旦この辺で締めさせていただきます。

最後にもう一つ大切なことがあります。


■  下見後はイベント会場から見積りをもらおう

下見時に色々見ることによってざっくりでも入館～退館までの時間や使用する備品、機材などが決まってくるかと思います。そのタイミングで一回概算でも大丈夫なので会場から見積書をもらうようにしましょう。会場費は予算内だったけど、延長費や機材費で予算オーバー、そのことに気が付かないまま進めてしまわないように気を付けましょう。


このブログでは、他にもイベント開催に役立つ情報やイベントの貴重な裏方事情だったり、マグネットスタジオ運営会場のイベント開催情報発信など、イベント好きの皆様にお楽しみいただける記事を引き続き掲載して参ります。

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