【リアタイ】卒園アルバムを作る2023①

忘れもしない4月。雨が降る日だった。
その日は息子の通う保育園の保護者会。
卒園年次の役員決めが行われることになっていた。。。。

そう、ビリビリとしあ緊張感が走る、いわばチキンレース

だれがやるの？卒園アルバム！担当決めチキチキレース！！！

えぇ、負けました。チキンレースに。
なかなか決まらなくて押し付け合いするのは嫌だし、
楽な会計（私は経理の人間です）やりたかったのに。。。。。
不思議な力が働いてアルバム係になりました。

一緒にやるメンバーもサクッと決まったので、先生からお礼を言われました。
「こんなに早く決まった年ないですよ、ありがとうございます！」
（まじか〜粘ればよかったかな・・・・）

このnoteは卒園アルバム制作を
【完全データ入稿】で走り切る（予定）noteです。

メンバー紹介

例年はアルバム係は6〜8人。
人数が多いと作業が進まないのを私は知っているので、
私を含め4人で制作することになりました。
■メンバー1：私（かわうそ）
暇な会社員。40％テレワーク。酒が好き。
■メンバー2：Tさん
忙しい会社員。広報をやっている。蒸留酒が好き。
■メンバー3：Aさん
忙しい会社員。お子さんが2人いる。過去のアルバム等生き字引き。
お酒はあんまり飲まないが宴席は好き。
■メンバー4：Kさん
忙しい教師（育休中）お子さんが2人いる。学校のことに詳しい（あたりまえ）宴席をご一緒したことがないのでお酒の情報はわからず。

前提条件
・園児15名の小さな園
・予算は潤沢ではない
・photoshop・Illustratorが使える人がいる

4・5月にやったこと

見積もりと見本誌を集めまくる

卒園アルバムとググるとそれはそれはたくさんの業者が出てきます。
その中から数社見積もりをとります。
相見積もりを取らないことには相場を知ることができない。
取ろう！見積もり。
クラスの中に兄弟・姉妹がいる方にヒヤリングして相場を掴みます。

ざっくりになりますがタイプは3つに分かれます。

■制作経験がなくても安心！【アプリ提供型】
自社開発のアプリケーションがあり、ブラウザ上でサクサクとアルバム制作ができます。
予算に余裕があるのであれば、デザイナーにぶん投げることの可能！
部数にもよりますが、15,000〜20,000円/部
上製本合紙製本

■やすさが売り！【完全データ入稿型】
デザイナーを介すこともなく、色校も文字校もないので、安いです。
選び方によっては300円程度でできてしまう。
上製本合紙製本　5,000〜20,000円/部
上製本PUR製本　3,000〜10,000円/部
並製本　300〜5,000円/部
※製本方法・紙の厚さ・部数・ページ数によって値段が異なります

■仕上がりに違い！写真プリント【フォトブック】
フォトブックをアルバムとして使います。
テンプレートに写真を入れるだけでは卒園アルバムっぽくないので、
デザインしたものをjpgで書き出して反映させることで
自由度がかなり上がります。
上製本合紙製本　3,000〜13,000円/部
並製本　500〜10,000円/部

会議をする

製本方法とかプリントについては普通知らないので
見本誌を見比べながら、どのようなクオリティにするのか会議をしました。
雑なアジェンダ貼っておきます。

アジェンダ
・製本の説明
・ページ構成について
・予算について
・写真素材について

会議の際、アルバムの見本誌だけではなく、好きな写真集や雑誌を持っていくとよかったと思いました。
（これからやる人は是非雑誌持って会議して！）
好みを言語化せずとも理解できるので重宝します。

タスクの洗い出し

1冊の本を作るのと変わらないので、やることは結構あります。
タスクを洗い出して、誰が何を担当するのか明確にしないと
入稿前に泣きながら作業することになります。
そんなのやだ！！！
↓洗い出したタスク

■制作進行
共有アカウント取得
全体スケジュール管理
保護者へメッセージ依頼-回収
先生へメッセージ依頼-回収
アルバム制作業者窓口担当
見積依頼
相見積検討

■写真管理
写真撮影
撮影許可申請
カメラマン手配
カメラマン当日指示
写真収集
写真選定
プリント写真スキャニング -返却
保護者へ個人ページ写真提供依頼-回収-返却

■制作
ページ構成考案
デザインラフ作成
入稿データ作成

■会計
予算案作成
全体会計
会計係との連携

■納品
納品方法検討
完成アルバム検品
アルバム完成品の梱包作業
卒園後の個別配送手配

担当決め

洗い出したタスクを元に担当決めをします。
仕事の忙しさや得意不得意を考慮した配置が好ましいです。
保育園なので、みんな仕事してるしね。
無理のない範囲ってのがほんと大事です。

共有アカウント作成

今回は全員が使い慣れているgoogleアカウントを取得。
クラウドストレージ15Gあるのでアルバム制作するには十分と判断。

構成案決め

掲載するイベントを確定させ、ページ構成を決めます。
これ決めないとページ数決まらないからね。

写真のセレクト依頼

我が園は外部の写真購入システムを利用しています。
イベントごとに指定した枚数を保護者に選んでもらい、
写真係で一括購入することとしました。
こんな方式で写真を集めて使いますよ〜という周知文の作成。
そして配布物の作成。
（クラスのグループLINEで周知しても、忘れてしまう可能性があるので紙面でも連絡をするという徹底ぶり）
狙った獲物は逃さない！！！

予算案作成

我が園では別途会計係がいるので、申請するための予算案を作成します。
仕事っぽいね！
仕事っぽくやった方がサクサク進みます。
いろいろなものを見てしまったが故、高いものを選びがちになってしまうアルバム係。
一度、クールダウンして制作に関わっていない方にヒヤリングをすることをおすすめします。
ただ、カツカツの予算だとイレギュラー対応できないので、
5〜10％膨らました予算案を作成します。
余裕大事
会計係に提出した見積もりの項目はこちら↓

アルバム制作費用
写真購入費用
DVD制作費用
テスト版出力費用
雑費

会計係に承認依頼

会計係に予算を承認してもらうべく予算案を提出。
一番お金がかかるのはアルバムの印刷なので、
写真購入費や雑費を事前支給してもらえないか相談。
（全部建て替えも嫌だし、細かく立替精算申請するのもだるいので現金小口を持つことに）

現金出納帳の作成

現金を預かるので、出納帳を作成
手書きはしたくないので、クラウドにファイルを。
これで明朗会計に。

総括

列挙するとかなりやったな。。。
とはいえ、制作自体はなんも始まっていないので、お昼休みとか子供が寝た後でどうにかなりました。

せっかちな性格なのでほぼ一人でここまでやりましたが
本来ならばメンバー全員でなごやかに決めた方が
軋轢は生まれないと思います。
多分他のメンバーに怖いって思われていると思う。
そう、私怖いんだよねw