役所のSlackも公文書！？
最近行政機関でもSlackやTeamsなどのチャットツールの導入が進んでいます。
その中で論点となるのが「チャットの文章も公文書になるのか？」ということです。
チャットツールだと「お疲れ様でした」とか「ナイス！」みたいな声掛けをすることもあると思いますが、こういう文言も公文書扱いになるのかは興味深いところです。
実際にいくつかのメディアで記事として紹介されていました↓
1.TeamsやSlackのチャットも公文書になる？
記事の中の公文書管理委の認識に関する出典が下記の議事録になります。
実際に該当箇所と思われる点を引用してみましょう。
○松川企画官 ただいま日本マイクロソフト社から御説明があったチャットツールについ て、補足的に内閣府からも説明をさせていただきます。 資料２－２の１ページ目を御覧ください。 現在、14省庁で御紹介いただいたTeamsのようなチャットツールが導入されておりまし て、内閣府は来年１月からですが、各府省のシステム環境が、デジタル庁が進めておりま すGSSに切り替わりますと、さらに普及が進むと考えております。 どのようなものかは今し方御紹介があったとおりですが、業務上作成・取得し、組織的に用いるものとして、保有しているという公文書管理法上の行政文書の定義に当てはめますと、チャットツール上のメッセージ等も行政文書に当たる可能性があるのではないかと考えられます。
まず行政文書の定義は「業務上作成・取得し、組織的に用いるものとして保有している」とのことです。
なのでSlackやTeams等のチャットツールも要件に当てはまるという解釈のようです。
2.実際に公文書とする場合に情報公開請求がどうなるか問題について
仮にチャットを公文書とする場合情報公開請求についてどう運用するのかが気になるところです。
情報公開請求では公文書の開示を請求できますから理屈上はSlackやTeamsのチャットも開示請求できるということになります。
実際にチャット内容が開示されるのか検証していくと、実際の運用がどうなるのか確認できそうです。
3.Slackを導入した三重県で確認してみる
情報公開請求で重要なのが「担当部署の明確化」と「求める資料について具体的に指定する」ことです。ここを行わないと「担当部署にご連絡ください」とか「何の資料でしょうか？」と聞き返されてしまします。
そこで今回は下記の内容で問い合わせてみようと思います。
該当部署
三重県のデジタル推進局
→Slack導入の音頭を取った部署が三重県のデジタル推進局のため、こちらを担当部署としました。
求める資料
試行期間初日のslackでのチャット開示
→Slack導入の際に試行期間があったそうなので初日で行われたチャットについて確認してみます。
4.メールが公文書かも難しい問題
ちなみにメールが公文書かどうかも線引きが曖昧で国はあまり公文書として認識していない状況で、自治体は公文書として運用している傾向があるそうです。書類以外のメールやチャットが公文書なのかそうなのか今後も掘り下げてみたいテーマのひとつです。
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