怠惰なフリーランスが工数管理をしたくてNotionをいじり倒した話
どうも、すべての仕事を効率化したいフリーランスライターの黒木です。
気がつけば年の瀬ですね。みなさん、息をしていますか？私は死にそうです。
このnoteは #ライターアドベントカレンダー の記事として執筆しています。
前説
昨年、フリーランス向けのプロジェクト管理テンプレートを公開したところ、非常に多くの方に読んでいただけました。ありがとうございます…
今年は執筆の仕事よりも、広報PRのお仕事のボリュームが多くなった年でした。すると、上記のテンプレートだけでは管理ができないものが生じてきました。
それは、「稼働時間」です。
月額固定でお仕事をお受けするケースもありますが、中には時給計算で契約するパートナー企業もあり、そうなると月末に「あれっこの会社、結局何時間働いたっけ…」となるわけです。
タイムトラッキングで有名なツールだと「Toggle Track」があります。Googleカレンダーと連携できるインテグレーションも公式から出ているので、使っている方も多いのではないでしょうか。
私もはじめはToggleを使って計測しようとしていました。ですが、Toggleって、あくまで「タスク」や「予定」が起点となって、それにどれくらい時間を使っているかを可視化するものなので、ざっくりとした稼働時間を計測するのがなんだか馴染まなかったんですよね。（あくまで私の話です）
で、あれこれ考えていたときに、お仕事先のLayerXエンジニアブログでこの記事を読みまして。
そうだ！ボタンがある！
となったわけです。
そこから、Notionをこねくり回すこと数時間。複数企業、複数プロジェクトのざっくりとした稼働時間をボタンを押すだけで記録できるデータベースを作りました。
全体像
それが、これです。
計測ボタン
Notionのボタン機能を使っています。裏側は全部同じで、タグだけ分けています。
「スタート」ボタンで新規作成したページを「終了」ボタンでステータスと終了時間を編集する仕組みにしています。
これだけでも十分なのですが、昼休みや別の仕事で「中断」するステータスもあるよなあ、と思いそれ用のボタンも作ってみました。
基本、「終了」ボタンとほぼ同じ設定です。
「スタート」：in progress
「中断」：in progress→break
（再開するときはもう一度「スタート」：（2ページ目の）in progress）
「終了」：（再開時に追加されたページ）in progress→done
記録用データベース
ボタンの右側には、稼働時間を一覧できるデータベースを表示させています。
プロジェクトごとのタブ
一覧だと、ちょっと分かりづらかったので、プロジェクトや企業ごとにタブを分けてみています。
1日の最後が「done」または「break」で終わっていれば、きちんと計測が締まっているという概念です。（中断して戻ってこないこともあるので）
プロジェクトタブは、開始日時でグルーピングし、フィルターで当月のデータのみが表示されるように設定しています。
稼働時間の計算
「終了（または中断）」時間と「開始時間」の差分で稼働時間を計算しています。
で、関数式で出した数字は「数値」としてNotionが認識してくれず、合計の値が出せないため、もう一度ここに関数を噛ませています。
これで、数値プロパティが選択できるようになりました！
はいっ！これで、毎日ざっくりどれくらい稼働したかを計算してくれます。
つい、ボタンを押し忘れてしまう…そんなときは
「よーし、ちょっと15分お昼寝しちゃおうかな！」
そういうときはほぼ必ず、お昼寝への欲望が何にも勝ってしまうわたくし。ソファにゴロンして、ふと気がつくのです。
「あ、やべ。中断ボタン押すの忘れた」
そういうことが重なると、だんだん計測が面倒になるのが人間の（私の）性。そういうときは、スマホを頼りましょう。
ちなみにその下のデータベースは大元のものです（トップはリンクドビュー表示）
同期ブロックを使用し、トップページと同じボタンを表示させています。スマホのNotionウィジェットで、このページをホーム画面に常駐させておけば、うっかりボタンを押し忘れても事なきを得ます。
それでも押し忘れちゃったときには、手動で日時の入力もできるので記憶が鮮明なうちに入力しましょう。
最後に
実はしばらくNotionを触り倒すことから離れていて、久しぶりに試行錯誤したのですが、やっぱり楽しいですね。自分の考えたことが（ほぼそのまま）実現する気持ちよさたるや。
日々、いろんな便利なツールが生まれているので、このボタンちゃんもいつまで使い続けるかは不明ですが、しばらくは自作のシステムで稼働時間を計測してみようと思います。
というわけで、今回もテンプレートを置いておきます。年内（2023年）いっぱいは無料で配布しますので、ぜひ複製して自分なりのカスタマイズを楽しんでいただけると嬉しいです🎄
追記）2024年になったので、テンプレートを有料にしました。可愛い可愛いわんこたちのおやつへの投げ銭と思っていただけますと幸いです🍪
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